本站原创社会保险业务档案,是社会保险经办工作的历史记载,是参保单位和个人权益的真实记录,是确定参保人员享受社会保险待遇的重要依据.做好社会保险档案管理工作,对于加快推进建立覆盖城乡居民的社会保障体系,保证社会保险制度健康运行,真正实现为参保人员“记录一生、怎么写作一生”的目标,具有十分重要的意义.
加强和规范社会保险业务档案管理,是推进社会保险经办机构“三化”建设的重要内容,也是提升经办能力和管理水平的有效途径.近年来,我们以社会保险经办怎么写作标准化建设为契机,着眼长远,把社会保险业务档案管理列入标准化建设的重要内容,提出以档案管理为抓手,推进标准化建设的目标.通过工作,我们深切地体会到,档案的规范、统一、完整、安全是经办怎么写作标准化建设的一项重要内容.档案管理推动了标准化建设,提升了经办怎么写作水平,提高了广大参保对象对经办怎么写作的满意度,促进了经办工作全面、协调、可持续发展.
一、目前现状
企业社会保险业务档案管理是随着国家社会保险档案管理政策的出台而不断规范和完善的,自行业统筹移交地方管理以来,在地方政府没有新政策规定的前提下,企业社会保险业务档案基本是按险种及其业务的关联性的分类保管,实质上是一种自成体系而又较为传统的管理模式.近两年,地方政府对社会保险业务档案管理有了新的分类要求和标准,主要包括社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类和社会保险稽核监管类共九大类,并且有了具体的标准和项目明细.目前,企业已按照新的政策规定逐步规范和完善社会保险业务档案管理.
二、存在问题
(一)信息化程度不高
我们目前的档案管理工作还只是纸质档案组卷和归档,按照档案管理办法中对社保电子文档建立工作的要求,运用扫描、数码拍摄等技术对档案进行数字化处理程度有待加强,在了解利用需求,开发利用档案信息资源,没有科学的可行方法,信息化管理程度不够,达不到两者的规范统一,利用效果不够全面.
(二)早期档案归档缺乏具体标准依据
为方便工作查阅需要,在政府社会保险业务档案管理办法出台之前,我们按险种及其业务的关联性,分别对各岗位形成的社会保险业务材料进行了自行装订与整理,因缺乏具体的标准依据,整理的材料与现行的材料归档要求有一些出入,主要表现在归档材料整理方面,如排列顺序不一致、缺少案卷目录、备考表及顺序编号等,对确保档案的证实性、完整性以及按要求存档影响较大,在整理过程中是否仅编制备考表或复制相关资料进行必要的补充,使其较为符合规范和相关标准.
(三)整理与管理缺乏长期性
社会保险业务档案整理是对其业务运行过程中,将某一类或某一时段形成的基础资料进行整理和分类的具体化,而社会保险业务档案管理则是需要不断的规范和完善,是一项长期的基础管理工作.二者既有联系又有区别,但二者在实际工作中程度不同的影响了档案管理工作.具体来说,一是重视不够,工作中习惯将业务重点放在社会保险基金的收缴、上解、支付与发放,对形成的业务材料收集,材料内容、手续完备方面不够重视,顾及不多,导致材料收集不及时,手续不齐全,不符合归档要求,造成人力、物力上的重复工作,影响工作效率.二是档案管理水平有待提高,由于是首次开展社会保险业务档案的整理归档工作,我们虽然抽调人员参加地方政府组织的培训,但在实际整理操作过程中还是出现了一些具体的问题,造成处理方法欠周全等,这就需要进一步提高管理水平.三是对于形成时间久远的材料,缺乏统一的标准和制度.由于企业归档材料是从社会保险业务一开始就已经形成,年代久远,材料不规范、整理困难.我们按要求在整理好规定年限内资料的基础上,需要有针对性的制定措施,将这一部分资料尽量靠近新的标准和整理规则,使之达到标准,归档入库.
三、解决方法
（一）加大宣传力度,积极营造贯彻社会保险档案管理办法和业务材料归档整理规则的良好氛围.要抓住有利的时机,加大对社会保险业务档案工作的宣传力度,组织有关人员认真学习社会保险业务档案工作的标准化,规范化的有关要求,统一使用业务材料归档整理规则所规定的档案卷盒、卷皮和目录表格.
（二）因地制宜,促进社会保险业务档案工作的有序发展.要对以前年度形成暂未按新标准整理的社保业务材料彻底清理,分别不同情况做出妥善处理.一是对达到国家规定保管期限的社会保险业务档案,在确认无遗留问题后,统一登记造册,按规定程序审批销毁.二是对列为永久和保管期限较长的重要社会保险业务材料,逐年抽出,统一按照社会保险业务材料归档整理规则认真整理归档；但要达到管理有序、便于查阅的要求.三是原形成的材料与社会保险业务材料归档整理规则所规定的范围、种类、名称等不一致,清理时可不再进行必要的补充或变动,但应逐步与新的规定并轨.
（三）研究问题,确保社会保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展,企业社会保险经办业务开展的历史各异、业务材料的种类和管理现状复杂,加之社会保险事业的不断发展,企业在贯彻执行社会保险档案管理办法和业务材料档案整理规则时,要注意结合企业实际,认真研究新问题、新情况,不断总结经验,并及时向上级反映,以使企业的社会保险档案工作沿着规范化、标准化的轨道健康发展,可持续的发展.
总而言之,企业应该在国家和地方政府的政策指导下,逐步完善社会保险业务档案管理制度,真正作到为参保单位员工“记录一生,怎么写作一生”.