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【摘 要】本文首先介绍电力工程档案的重要性,分析现阶段电力工程档案管理中存在的主要问题,讨论提高电力工程档案管理的几点建议.

【关 键 词】电力;工程档案、信息化;档案管理

一、电力工程档案的重要性

电力工程档案的形成贯穿整个电力工程建设过程,从施工准备、正式施工、竣工验收到交付使用,为了让电力工程建设更加规范有序,保证所承担的工程质量能达到规范规定的标准和合同要求,所形成的存在于各种介质中的各种形式的文件,在形式上,它可以是文字、图表、图纸、声像等不同媒体.在内容上,它包括工程管理资料、工程质量控制资料、工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录、工程验收资料.其重要性主要体现在:

1、电力工程档案是工程的质量证明文件.电力工程档案详细记录整个工程实施的始末,工程是否按设计要求施工,是否满足规范的要求,是否按照国家法律法规要求合法实施都能在其中得到详细体现.工程管理资料包括了工程开工报审、施工组织设计、技术交底、施工日志、预验收工程记录、现场质量管理检查记录、工程竣工施工总结、工程质量保修书及竣工图.以上资料从宏观上对工程实施的合法性、科学性、规范性、真实性等予以证明,是质量证明的基础文件工程质量控制资料反映了检验批从原材料到最终验收各施工工序的操作依据,检查情况及保证质量所必须的管理制度.它包括设计补充文件、材料合格证及(检)试验报告、施工试验记录、施工记录和其他质量证明文件.对其完整性的检查,实际是对过程控制的确认,只是检验批乃至分项、分部、单位工程合格的前提,是整个技术资料的核心.工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录,是施工结果在使用功能和安全功能方面的检验检查,目的是确保建筑物的安全和使用功能.

工程验收资料包括:单位工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、分项工程质量验收记录及各检验批质量验收记录.它最直接地说明了工程各部分已按设计和规范实施完成,并且验收合格,是整个资料的主要内容.

2、电力工程档案是鉴定各方责任的依据.按照“验评分离、强化验收、完善手段、过程控制”的指导思想,加强了对工程质量的过程控制,完善了验收程序和组织,明确工程质量验收均应在评定的基础上验收,由监理(建设)单位组织施工单位等工程技术人员验收,强调验收应形成完整的工程技术资料,并经监理(建设)、施工单位等验收人员签字认可,也是事后追究质量责任的依据.电力工程档案资料详细、准确地记录着各施工部位设计、施工内容、材料选用及验收状态、责任人等信息,这些直接为质量事故分析认定提供第一手资料和证据.

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3、电力工程档案为工程合理使用、后续扩建、改建、维修提供依据.工程竣工后使用期间荷载的控制,各系统的功能信息通过施工技术资料传达给用户,使用户做到心中有数,以保证建筑物合理使用.建设工程的一个特点便是具有延续性,一个建设项目由于各种因素制约往往分成多个阶段实施,也可能由于情况变化而进行改建,所有工程建成后必须维修.施工技术资料可以提供工程各安全功能状况、工程的耐力及荷载取值、管线走向、构件位置、结构组成、隐蔽内容等各项需要的信息,便于制定科学合理的改扩建和维修方案,减少不必要的隐患和浪费.

4、电力工程档案是电力企业提高管理水平和技术水平的重要技术支持资料.电力工程档案直接反映工程实际,也就反映了企业的管理能力和技术能力.通过对工程档案的不断分析,持续发现工程建设中的管理控制漏洞和技术改进环节,为进一步提高电力企业的工程建设管理水平和技术创新能力.

二、现阶段电力工程档案管理中存在的主要问题

以笔者多年电力档案管理的经验来看,现阶段电力工程档案管理主要存在如下问题:

(1)各级人员对工程档案重要性的认识不足

不少工程项目建设与施工单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象,尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄.有的认为工程档案是单位档案主管部门的事,与己无关;有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题,没有必要搞得太复杂;还有的甚至把档案作为“私人财产”,不愿移交归档.显而易见,认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因.

(2)工程档案管理责任制落实不力

电力工程档案缺乏有效的管理制度,部门责任未明确,造成“推诿扯皮”的现象.工程档案往往全部由档案室人员一抓到底,没有落实专人具体负责,即使有也只是兼职.档案网络没有延伸到各个具体工程,未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络.档案主管部门下现场少,对下监督指导不够.制度缺少、管理失职,是造成工程档案不到位的主要原因.另外,有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核,又无硬性的奖惩措施,档案工作质量好差无关紧要,不会影响评先评优和工资奖金.因此,听之任之,没有把档案工作纳入议事日程,更不把档案工作当回事,这就造成了工程档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的现象.考核激励措施的缺失,是造成工程档案管理不到位的关键原因.

(3)档案管理人员对工程管理业务不熟悉

工程档案收集归档工作专业性、技术性很强,一般档案人员缺乏技术知识,难以搞好工程档案工作;而工程建设单位档案人员往往一人兼任多职,没有过多的精力和时间投入档案工作,疲于应付日常事务,更谈不上对工程管理业务的学习.档案管理只满足于“不丢失、装进袋子、锁进柜子、你查我调”的状况.档案人员素质不高,是造成工程档案不到位的根本原因.

(4)工作量加大而各类工作人员匮乏

基层供电企业每年都有大量的工程建设与改造项目,而随着企业定编、定员工作的推进,各环节的人力资源都在优化减少.设计人员不足影响设计质量,极易造成准确性偏差;施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求;建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档.三、提高电力工程档案管理的几点建议

1、建立健全工程档案收集工作制度,将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去.每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求.同时,积极采取多项控制措施和手段,严格手续,做到接收材料有登记,查阅、借阅档案有登记,保证档案的完整、准确和系统.

2、推行档案信息化管理,提高工程档案管理水平.电力工程档案形成范围广、时间长、档案资料介质多,这对档案管理提出了新的要求.信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益.加强工程档案信息化建设,选用适合电力工程档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应档案信息化要求的管理体制,提高工程信息交换及共享水平.数据质量是计算机管理系统成败的关键,要严把数据关,保证所输入的数据是全面和准确的,否则难以保证系统的正常运行.因此必须建立数据审核制度,在数据输入之前对数据进行审核,在数据输入之后进行认真校对.笔者所在单位已推广应用OAK工程档案管理软件,该软件是OAK科技档案管理的一个辅助程序,主要用于科技档案原始数据的录入上报和接收工作.该软件为单机版软件,安装在各参建单位的微机上,由参建单位对竣工资料进行归档整理,然后生成上报数据.档案管理部门收到参建单位上报的数据后,可以用本程序进行接收汇总,并将竣工资料导入OAK的科技档案数据库中.全部电子目录和电子文档全息信息均采用工程档案管理软件录入,实现工程档案电子化移交,有效提高工程档案管理水平.

3、加强对各部门、各单位档案管理人员的培训,不断提高其业务水平.随着电力工程档案工作的领域拓宽,档案服务的范围扩大,档案工作的手段多样化,这就要求必须加强档案人员的业务培训力度,不断提

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