本站原创当我们用WPSOffice编辑重要文件时,最糟糕的事莫过于自己辛辛苦苦编辑的文稿内容因断电、软件冲突或某种莫名其妙的原因而丢失.虽然WPS系统本身有文档错误恢复机制,但你要知道那不是万能的,万一的事情还是会发生.如果充分利用WPS系统自动备份机制,再配合用户个性备份设置,外加云盘账户、多地备份等方法,则可以最大限度地确保将编辑文件的损失降低到最低程度.
自动恢复外加个性备份
WPSOffice系统自带了一个文件安全机制,那就是如果WPSOffice程序遇到异常情况需要退出的时候,系统将对正在使用的文件进行分析以查找错误,如果可能的话,将在下次启动WPS时恢复其中的信息.
遇到错误后,重新启动WPSOffice程序,将自动弹出“备份管理”任务窗口,其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件（图1）.
此时,我们可以通过文件名称、备份时间等信息找到合适的备份文件进行恢复.恢复完毕之后,可以选择手工逐个删除或者全部删除备份文件.
如果没有弹出此窗口,可以点击WPS左上角的“WPS文字”按钮,在下拉菜单中选择“备份管理”.或者也可以使用快捷键Ctrl+F1调出任务窗格,在下拉选项中选择“备份管理”查看（图2）.
不少人因为知道WPSOffice具有这种自动恢复的机制,因此便十分放心地将文件故障恢复的重任全部委托给了WPSOffice系统本身.殊不知,这种信任是相当危险的,要知道,WPSOffice这种机制不是万能的.如果你仅依靠这套机制来保证你的文件安全,很可能会遭受到意想不到的损失.在实践中发现,某些情况下,靠系统自带的故障恢复机制根本无法恢复任何信息.明明是刚刚输入的一些内容,在文档自动恢复后却是一个空文档.
因此,为了防止上面所说的意外发生（如在突然断电或软件冲突造成的数据丢失）,我们可以采用进一步保护文件的手段,那就是启用用户自定义的“定时备份”功能,定期自动保存正在使用的文件的临时备份文件.
通过“WPS文字按钮→选项”进入WPSOffice选项设置窗口.在“选项”窗口的“常规与保存”选项卡中,将“定时备份,时间间隔”设置为更短的时间（默认设置为每10分钟保存一次）,与此同时选中“第一次保存时生成备份文件”（图3）.具体情况可根据自己录入文字或编辑的速度来定,比如录入慢的用户每分钟本来就打不了几个字,所以时间可以设长一点（如10分钟）,而录入速度运指如飞的高级用户,在10分钟时间内就能输入1000多字甚至更多,若期间未自动保存而遭受意外,则这1000字就白白录入了,这时可以将时间设得短一点（如3分钟甚至1分钟）,这样可以起到最大限度的保护作用.若你的机器配置比较古老或低档,运行缓慢,则不要将时间设得太短,否则频繁存盘的动作会使机器变得很卡,影响你的录入或编辑工作的顺利进行.
在打开“定时备份”的情况下,如果WPSOffice程序非正常退出,重新启动之后同样会在“备份管理”任务窗口中列出程序非正常退出之前已保存的所有临时备份文件.此时,你就有更多的余地来选择合适的备份文件进行恢复.
网络云盘实现远程备份
如果以上内容保全措施还不足以让你放心,那么还有附加的好方法可以给你的WPS文档再上一层保险.
首先可以利用云盘来为文档写一份“保险”.WPS用户或金山快盘用户都有自己的账户,你可以安装一个金山快盘的本地客户端,安装的过程中会让你选择生成一个本地同步盘,一定要选择此项.这样,以后在编辑WPS文档时,新建的文档或修改的文档都要保存在这个本地的金山网盘文件夹中,只要客户端在线,你编辑的内容除了本地留存有备份之外,在金山网盘属于你的怎么写作器空间中,也有了这个文档的备份.如此一来,你的文档损坏丢失的可能性就更小了一些（图4）.
若对拥有一个网盘备份还不放心,比如担心某日该网盘怎么写作器忽然“罢工停运”或关闭歇业,自己又急于取出其中的数据该怎么办?这时,不妨未雨绸缪,给云盘也上一个“双保险”.你可以这样做,在金山快盘之外,另行安装一种具有自动备份任意指定文件夹的网盘（例如百度云、360云盘、华为网盘等都具有这样的功能）.然后可以将金山快盘的本地同步文件夹,作为你选择的备用网盘的一个自动备份文件夹,进行监控和备份（图5）.这样,每当金山快盘同步文件夹中有新的版本文件生成时,第三方的这个网盘就会自动将其备份到用户的相应网络空间中,从而给你的WPS文档上双份的保险.
通过以上几种文件备份方法的综合运用,足以防止文件内容的丢失,将文件编辑时因意外而造成的损失降到最低.但文件放在网盘上要注意安全问题,可以利用网盘本身提供的加密和保险箱来保证安全.这是另一个话题,本刊曾有讲述,本文不再详述.