本站原创摘 要文章主要从“文档排版”、“文档打印”等方面叙述了Word在办公应用中的各种技巧使用,对办公应用人员起到了一定的指导作用,有助于提高电脑办公的质量和效率.
关 键 词Word；文档排版；文档打印；实用技巧
中图分类号：TP399文献标识码：A文章编号：1671—7597（2013）032-100-01
文字处理软件Word作为办公使用的主要排版软件因简单易学、快速直观、版面变化丰富灵活等优点而广受欢迎.与此同时,Word也具备强大的文档打印功能.在此,笔者想将长期从事文印工作中对Word的使用心得体会与大家进行交流.
1文档排版技巧
1）排版时防止背题.背题是指文章标题（或表题等）出现在一页的末尾.解决方法是：右击页末的标题或表题,从弹出的快捷菜单中选择“段落”,在“段落”对话框中的“换行与分页”选项卡中勾选“与下段同页”并点击“确定”.标题或表题就与下面的文字或表格处于同一页面了.操作时只要对背题标题逐个点击进行处理即可解决这一排版问题.同样,这一方法也可以用来解决排版时防止图片与图题分离这一现象,操作时注意,要在图片所在的段落调出“段落”对话框时光标停留在接着图片的位置.
2）消除页面首行孤行.页面首行是一行单独文字的现象称之为首行孤行.排版时遇到这种情况,可以通过勾选“段落”对话框中“孤行控制”复选框选中进行调整,从而使这一行文字所在的段全部处于孤行所在的页,但这也往往造成上一页面尾空现象.较好的解决办法是增加孤行前一个页面的行数以达到消除孤行的现象.具体操作步骤为：首先选取孤行前一页整页文字；执行“文件”菜单中页面设置命令,在弹出的页面设置对话框中“文档网格”选项卡框中增加一行,并在“应用于”中选择“所选文字”一项；最后单击确定按钮就可以了.
3）处理同一文档中横排和竖排版面.在排版中,一个文档中同时出现横排和竖排页面的情况很常见.处理这种问题可以利用word提供的分节功能.具体步骤如下：①将光标置于需要竖排页面的前一页尾部；②执行“插入”菜单中的分隔符命令；③在“分节符类型”框中选择“下一页”,此时文档中出现一个新的页面和分节符（该分节符同时也是分页符）；④将光标移到新的页面后执行“文件”菜单中的“页面设置”命令,选择“文档网格”选项卡并设置“文字排列”选项为竖排,并单击“确定”按钮.如果在竖排页面之后还有横排的页面,这时候应该再把页面切换回来,只要在步骤④中把页面重新改为横排就可以了.
4）避免文档跑版.一个编排好的版面在其他机器上或者使用其他Word版本打开时,会出现原来在一页上的内容现在分到两个页面上去的情况,即跑版现象.文档跑版问题令人头痛,一个版面出现错动,后面所有的版面都要变动.文档跑版基本是由于两台机器Word的设置不同造成的,这些设置大多出现在“选项”对话框的“视图”选项卡中.要使Word文档在两台机器上显示的版面一致必须注意保证“视图”选项栏中所有设置都完全一样.
2文档打印技巧
1）在文档编辑或排版前首先要进行页面设置,因为页面设置决定了页边距和正文的关系、纸张的大小和版式及文字方向、页面布局、页眉页脚等.由于平时在页面设置中碰到的问题不多,很多用户事先进行页面设置的习惯没有养成,一般几乎是若没有特殊要求就采取默认格式.但也会遇到有的用户对文档已经排版完毕,再打印前进行页面设置的情况,结果导致排版好的文档变了样,还得重新排版,事倍功半.因为页面设置将对整篇文档产生影响,所以要先进行页面设置后排版、打印.
2）选择性打印部分文档.①连贯页码的打印,这种情况要在打印框的“页码范围”内输入相关页数,如“7-13”或“1-2”.②打印页码既有连续页,但也存在页码间断现象,可用逗号进行分隔,如“6-8,15-18”.③打印有间隔的多页数时,可以选用逗号间隔的相关页码,如“2,4,6,9”.④打印某节内容,可使用“S节号”的格式,如“S3”表示第三节；如果是不连续的节,也用逗号间隔,如：“S2,S6”.⑤打印某一节内中某页,可输入“P页码S节号”,如“P2S3”.
3）倒页码打印.有时文档打印时会出现先打印出来的页面放在后打印出来的页码下面的情况,这就会令一整篇文档打印完后,第一页在最下面,最后面一页在最上面的情况,这时如果用人工重新排序整理所有的打印页,不但繁琐且比较会发生弄错的可能.这种情况是打印机本身造成的,解决此类问题,同样也可以用打印来完成,我们可以利用Word逆页序打印功能.具体方法如下：打开“文件”菜单中的“打印”对话框,点击“选项”按钮,在随即弹出的对话框中选中“逆页序打印”选项,单击“确定”就可以了.
4）缩放打印.在WORD中,当编排完一篇文档,刚好超出一页数行,而设置好的页面版式又不便调整,寥寥几行“占据”一页显得不美观,可以灵活地使用WORD的“缩小字体填充”功能.方法是：选择“打印预览”,在“打印预览”工具栏中点击“缩小字体填充”图标,超出整页的几行就被“安排”了,而且原来的段落不变.如果仅仅是想查看打印的版面情况,为了节省纸张,我们也可以巧妙地利用缩放打印功能实现在一张纸上打印多页文件的内容,主要的设置在“打印”对话框中,在“缩放”框内,选择“每页的版数”,单击“确定”打印即可.
5）取消打印文档附加信息或图片.有时在打印一篇文档时会伴随打印出域代码等附加信息.要取消这些不需要的信息可以在文档打印前执行“工具”菜单中的“选项”命令,在“选项”对话框的“打印”选项卡中设置取消选择“打印文档的附加信息”的相关内容.
3总结
在实际的文印工作中,在使用Word处理文档的过程中遇到的问题举不胜举,笔者在此也仅仅做了浅显的论述与大家共同讨论.实践出真知,只有善于积累经验,不断学习,才能熟能生巧,逐渐精通Word文字处理软件.