高校外事接待

摘 要随着高等学校迈向国际化趋势日益扩大,高校外事接待工作变得尤为重要.本文主要从高校外事接待应坚持的原则、外事接待的三大阶段、外事接待中的涉外礼仪以及如何提高外事接待的质量四方面来探讨当代高校外事接待的内涵,旨在国际交流中树立良好的高校形象,实现高校外事工作的科学有序的发展.

关 键 词高校外事接待涉外礼仪

中图分类号：G640文献标识码：A

高等院校的外事工作是学校对外交流的重要枢纽,也是使学校置身于国际化办学氛围的重要内推力.千头万绪的外事工作包含诸多方面,其中的外事接待扮演着举足轻重的角色.外事接待质量的好坏直接决定了高校对外交流的深度与广度.高校外事接待工作应该在遵守各项法规制度的基础上,规范有序、合理合情、灵活有效地开展,并充分体现出高校特色.①

1外事接待应坚持的原则

1.1举止文明

外事接待需坚持“举止文明”的原则.狭义上,外事人员举手投足所代表的是个人与学校形象,广义上,其所代表的是国家形象.外事接待中,个人形象指个人的精神面貌与生活态度,举止文明体现了个人饱满的精神状态与积极向上的生活理念.学校形象指高校自身的文化定位,举止文明体现了一所高校具有讲文明、树新风的浓郁氛围.国家形象指中华民历来以久的待客之道,举止文明体现了中国“有朋自远方来,不亦乐乎”的悠远传统.

1.2准备充足

外事接待需坚持“准备充足”的原则.正所谓“人无远虑,必有近忧”,外事接待的准备工作尤为重要,其主要包含以下几个方面：第一,制定接待计划.外事人员需提前对整场接待拟定详细计划.第二,制定应急预案,对外事接待中可能出现的突发状况做好心理预设,预先拟定解决方案.第三,做好接待辅助工作.接待辅助工作主要有制定欢迎标语、预订食宿地点、安排人员与车辆等.此三方面的准备直接决定了外事接待的质量.

1.3遵守礼仪

外事接待需坚持“遵守礼仪”的原则.古语云：“仓廪实而知礼节,衣食足而知荣辱.”随着我国改革开放步伐的跨进式发展,高校对外交流的层次与规模也在寻求突破式的扩展,中华民族素来是礼仪之邦,外事人员接待外宾时,要始终贯彻以礼待客的主旨.不仅要充分尊重外宾的特殊风俗习惯,而且还要坚持“主随客便”的原则.即在我方条件允许的前提下,应尽量照顾、体谅来访的外方人士,并且努力满足对方合乎情理的正当要求,从而真正令对方产生“宾至如归”之感.②

1.4不卑不亢

外事接待需坚持“不卑不亢”的原则.不卑不亢包含两层涵义,一方面,需要努力做到“不卑”.在对外交往中,要以自尊、自重、自爱和自信为基础,表现得堂堂正正、坦诚乐观、豁达开朗、从容不迫、落落大方.③双方院校的合作交流是建立在“互惠、互利、平等”的基础上,外事人员不应以仰视的姿态来接待外国外宾,外事接待中主宾双方是平等的.另一方面,需要努力做到“不亢”,与外国人打交道时,务必在坚持开拓进取的同时,虚心学习其他国家先进的科学技术、管理经验和有益的文化,积极吸取、借鉴世界文明的一切成果,博采天下之长,弥补己方之短.④

1.5从容应急

外事接待需坚持“从容应急”的原则.“从容”是指人的举止行动舒缓而不急迫,在事物发生变化时,能沉着、镇定、泰然自若以对,正所谓“处事从容日月长”.外事接待中较容易出现突发状况,例如,安排的车辆由于交通拥堵不能准时前往指定地点接待外宾,此时外事人员应理智沉着地分析状况,采取应急措施.如车辆能在数十分钟内到达,则应向领导请示,可否放慢谈话或是参观的节奏,以保证车辆的按时抵达.如车辆不能在较短时间内到达,那么应向领导请示,可临时调派就近的车辆前来接待外宾,同时向外宾解释原因,表达歉意,请外宾耐心等候.

2外事接待的三大阶段

2.1前期准备工作

外事接待的前期准备工作,使得接待工作的具体环节有章可循.主要包括以下几点：

接待计划的拟定：接待计划一般又称接待预案,它指的是接待方对于外宾的接待工作所进行的具体规划与安排.在正常情况下,制定接待计划不仅应当力求周详,而且应当强调接待计划的具体化、规范化,并应使之成文.⑤拟定完接待计划后,需报上级批准,并且及时通过电邮或其他方式告知外宾.

应急预案的制定：应急预案主要针对外事接待中出现的突发状况而制定的相关计划.外事人员应考虑各种可能出现的情况,并拟定应急方案.

相关知识的储备：外事人员应预先了解来访外宾的身份,包括国籍、性别、所在院校、职位、头衔等.古语云：“十里不同风,百里不同俗”,不同国家的人具有不同的风俗习惯,应提前对来访人员国家的礼仪有所了解,以保证接待工作的有序进行.

具体事务的安排：（1）车辆安排：根据来访外宾的人数以及行李的多少决定用何种车型的车辆；（2）宾馆预订：最好预订离接待地点较近,以及具有外宾接待资质的宾馆；（3）用餐地点预订：选择具有当地特色、环境优雅、较安静的地方用餐；（4）欢迎标语的安排：欢迎标语一般以中英双语呈现,横幅或是展牌的摆放位置应遵循“醒目、便于拍照留念”的原则；（5）礼物的准备：应根据来访外宾的性别、喜好及国籍提前准备好相关礼物；（6）人员分工：确定好接待陪同人员与翻译人员等；（7）出席领导的通知：预先安排好出席会谈的本校领导及相关人员,告知时间地点等.

2.2执行接待工作

（1）迎宾.根据实际情况,确定是否需要安排专人迎宾.如需要,应安排外事人员准时前往指定地点迎接外宾.根据实际情况,外事人员可主动将纸质的接待计划交给外宾,向其简单叙述接待安排,并对我方高校以及所在城市做简要介绍.

（2）会谈及相关活动.会谈中要注意座位的安排,遵循“以右为尊”的原则,主人居左,主宾居右.双方其他人员,均以职务高低为序,分别在左右两侧就座,翻译人员安排在主人和主宾的后面,如图1：⑥外事接待中,除了会谈,其他相关活动还会以讲座、座谈会等形式出现.

（3）拍照.第一,如果是合影,那么一般由主人居中,按礼宾次序,仍然坚持以右为尊的原则,主客双方间隔排列.第二,拍照人员应注意把欢迎标语收入镜头,为后期的新闻稿做好配图工作.第三,在取景上,尽可能避开通俗的“握手、合影、坐沙发”三部曲,应有孜孜以求的精神,耐心等待最佳拍摄时机,捕捉外宾的每个神情,呈现出有人物情感的外事新闻照片.

（4）参观.参观时应安排解说人员、翻译人员等陪同,并且外事人员也应对所参观地点的详情做到了然于胸,以便随时能够回答外宾在参观时所提出的疑问.如参观地有电梯,一般而言,进电梯时,我方人员应第一个进入电梯,站在楼层按钮旁边,为外宾摁下楼层；出电梯时,我方人员应最后一个出电梯,用手轻挡电梯门,避免出现外宾正要出电梯,而电梯门已关闭的尴尬状况.

（5）宴请.可采取“客随主便”的策略.同时,注意安排好座次.现在,中国的大型餐桌多位圆形,主陪坐在面对门的位置,以便招待到来的客人.主陪的对面是副主陪的位置,负责帮助主陪招待客人.主陪的左右两边分别是第二客人和第一客人的位置.副主陪左右两边分别是第四客人和第三客人的位置.⑦

（6）互赠礼物.在礼品的挑选上要突出礼品的纪念性和民族性,赠送礼品时需重视礼品的包装.在接受受赠礼品时,应面带微笑起立,并双手接过礼品,并与对方握手言谢.根据不同国家的风俗,决定是否当场打开礼物以表感谢.

（7）安排住宿.当天活动结束后,需送外宾至宾馆入住.抵达宾馆后,可先向怎么写作人员索取房卡,让外宾先行入住,我方外事人员拿着外宾的护照登记,登记后再把护照还给外宾,并询问外宾对房间是否满意.

（8）送别.一般情况下,应由我方邀请单位负责人或其正式代表出面给客人送行,包括话别、送行、告别等具体程序.若宾主双方关系较为熟稔,亦可根据实际情况给外宾送行,不必太拘泥于普通的送别程序.

2.3后续总结工作

送别外宾后,后续总结工作也尤为重要.主要包括以下几个方面：（1）写信/邮件.当外宾赠送了较为贵重的礼品给我方,需在外事接待结束后的一周内发邮件或写信向对方正式致谢.（2）撰写新闻.一般而言,重要外事接待活动的新闻报道计划应向外事外宣部门报批,必要时可通知新闻单位到场.报道稿可由接待方提供,亦可由接待方负责审定.⑧对于高校外事接待而言,撰写新闻稿件时应注意以下几点：突出细节,避免笼统,揣摩读者心理,选择新颖的报道角度.（3）总结/归档.外事接待后,坚持外事无小事的宗旨,对此次接待做出反思与总结,避免下次出现同样的错误.并将会谈记录相关材料收录归档.

3外事接待的具体涉外礼仪

3.1衣

高校外事接待中,外事人员良好合体的衣着与打扮直接代表着对外宾的好感与尊重,总体而言,衣着打扮应坚持符合身份、区分场合与遵守规范的原则.公务场合里,外事人员的衣着应为制服、西装、套裙等.而休闲装、时装、家居服等都不事宜出现在公众场合.针对女性外事人员,依照国际惯例,其应进行简单淡妆,以表示对外宾的尊重,但切忌浓妆艳抹.

3.2食

高校外事接待中,宴请是主宾联络感情的必不可少环节.选择菜肴主要以外宾爱吃与不爱吃、能吃与不能吃为准绳,所谓爱吃与不爱吃,可根据个人口味禁忌来选择菜肴,例如,有人喜清淡,有人喜咸辣.所谓能吃与不能吃,可根据外宾的国籍、宗教信仰等信息来选择菜肴,例如,美国人不喜吃鲤鱼与螃蟹,伊斯兰教人禁食猪肉等.

3.3住

高校外事接待中,根据我方的经费预算情况,预订的宾馆应具有外宾接待资质,且口碑较好、配套设施齐全、交通便利.总体而言,住宿安排上应注意以下几点：对于欧美国家的外宾来说,宾馆切记避免13这个楼层；尽量不安排同性别的外宾共居一室,在很多国家,只有同性恋者才与同性别的成年人住在一起；若外宾超过一人,应尽量安排在同一楼层或相近楼层居住,便于其集体活动.

3.4行

高校外事接待中,一般而言,所安排的车辆是双排五座轿车.如配有专门司机人员,常规来说,座次级别从高到低排列应是后排右座、后排中座、后排左座、前排右座.如我方代表驾车,一般来说,座次级别从高到低排列应是前排右座、后排右座、后排中座、后排左座.基本上,仍然沿袭了“以右为尊”的原则.

4如何提升外事接待的质量

4.1加强高校涉外人员外事礼仪的培养

高校外事接待中,外事人员必须时刻遵守涉外礼仪.现有部分高校外事人员并不是专门从事外事工作,礼仪知识储备不足,使得主宾双方在跨文化交际中出现问题,引起不必要的误会,因此需加强对涉外人员外事礼仪的培养.主要是提高外事人员的礼仪知识储备与自身的文化素养,认真学习世界各国的风俗习惯,熟记涉外礼仪中约定俗成的基本原则与国际惯例,提高高校外事接待的质量,促进高校国际合作与交流的开展.

4.2统筹学校各部门力量

高校外事接待不仅需要外事部门的整体运作,还需要高校其他部门的配合.随着我国高校规模的不断扩大,高校外事接待面临着多级协调、分级负责的局面,尤其需要学生管理、后勤保卫、教学管理等部门的协助,以确保每次外事接待的有序进行.

4.3建设高素质的外事接待队伍

一次高质量的外事接待依赖于高素质的外事接待队伍.所有外事接待人员都应遵循外事无小事的宗旨.通过外事培训,加强业务知识、文化素养的训练,不仅定期开展部门内的外事研讨活动,还要开展与兄弟高校的外事交流会议,互相借鉴经验,形成思想觉悟高、业务水平以及协调能力强的高素质外事接待队伍.

注释

①洪海星.高校外事接待工作研究[J].黑龙江教育（高校研究与评估）,2012（10）：76.

②金正昆.接待礼仪[M].北京：中国人民大学出版社,2010：160.

③④金正昆.涉外礼仪[M].北京：中国人民大学出版社,2007：13.

⑤⑧周国宝,张慎霞.外事管理实务[M].广州：华南理工大学出版社,2005：212.

⑥关小燕.礼仪规范行为的学问[M].北京：清华大学出版社,2008：264-266.

⑦高艳艳.外事中餐礼仪中的主客体文化策略的运用[J].科技信息,2009（18）：469.