本站原创摘 要伴随近年来计算机技术的突飞猛进,给人们的工作生活带来了极大的便捷,同时计算机信息技术在企事业单位日常办公中的运用,也催化了传统办公模式的改革,越来越多的企事业单位开始将办公自动化,作为企业管理发展的重要辅助工具,使得办公逐步向着智能化、信息化、自动化发展,当前企事业单位办公信息的智能处理、传输、管理便是一良好的见证.本案就计算机自动化办公技术运用展开研究,并针对办公自动化的优势做出了系统的分析综述.
关 键 词计算机；办公自动化；技术运用；分析研究
中图分类号TP39文献标识码A文章编号1674-6708（2012）81-0223-02
传统办公数据的处理工作,存在着信息总量大、技术处理困难及结构模糊等特点.而办公自动化技术正是基于这一特点,依据先进的办公设备及计算机技术,结合办公人员的操作水平进行配合使用,以此达到对办公资源的整体收集整理,实现将数据图像及音频文字等集中于同一个系统内,做出信息目标的综合处理实现,在提升办公工作质量效率的同时,辅助于企业单位的科学决策,以此在市场化经济发展中获得良性的市场收益.
1计算机技术在办公自动化中的研究应用分析
伴随着信息时代的来临,计算机技术对于办公的模式及理念产生了相应的影响,从而也逐步加速了办公室无纸化办公及数字化办公形式的发展,特别是办公系统及局域网的建立,愈发促使了各企事业单位的改革进程.
就当前企事业单位的办公而言,均实现了对各类通知、文件及传达传递的网络化处理.由内部网络来代替传统文本形式的通信交流,不但具备着简便、快速、多元化功能共存的优势,同时也能够自根本降低企业的各类办公费用投资.计算机技术即依托了这一优势,令工作人员借助网络,处理各类办公文件,实现了对各科室之间工作的交流安排,如对各科室及培训材料、通知、计划安排等文件信息,做出归拢集纳,通过电子化的加工、传递、储存完成信息的上传下达及资源共享.且计算机环境下的办公自动化,以其强大的数据库功能,能够满足各工作人员随时随地查阅浏览文件,辅助决策,有效地避免了传统办公模式中资料查阅的繁琐流程.由此可见办公自动化中,加强对信息技术的建构运用,存在着重要的作用意义.
2计算机技术在自动化办公中的的具体运用分析
2.1运用计算机信息技术,提升办公工作的有效性
办公自动化,能够有效对企事业单位在日常办公中,存在的相关处理比较繁琐问题进行解决,大大的节省了人力物力资源,方便了企业单位的工作管理,同时也对传统的文本纸张办公形式提出了相应的挑战.档案管理作为企事业单位的重要发展依据,以文本的形式进行管理存档,不仅存在着潜在的保管危险性,同时也出现调档存档环节的繁琐,且效率相应低下.
因此在当前加诸计算机技术的运用,持续构建内部办公网络,能够方便企事业单位领导进行文件的查阅,并及时全面的了解企业所存在的问题,以有效做出科学的决策进行问题的解决.另外通过计算机系统能够自动对各类文件进行处理,及时做出编号归档,便于在企业内各部门间的传达,充分发挥文件的时效性.以此可以看出通过内部办公网略构建,无论是领导阶层还是员工阶层,均可以借助计算机网络对办公室工作的开展进行全面把握,及时开展监督管理,从而调动各部门间的工作效能,促使企业办公的透明化.通过计算机技术对文字进行处理,能够减轻办公人员的文字录入校对困难,实现将文件的版式设计及制作一次成型,避免了传统办公中多方人员共同协作的繁琐工序,更能借助于计算机技术实现对上级或合作单位信息资料的原版拷贝,避免了重复劳动的出现,且能有效杜绝再次录入时产生的错误.
2.2依据计算机技术,实现信息资源文件的共享
依据计算机技术来构建内部网络系统,不仅可以减少办公室人力资源成本的浪费,同时也为办公室内部信息资源的共享,提供了较大的便利,能够进一步实现在人财物力方面的最优化配置.计算机网络系统内存在的各类信息资料,在允许的范围内,均能够向局域网内的计算机用户开放,达到轻松取阅的目的.例如需要进行一份高质量的文件打印时,既能够通过网络打印机,由工作人员将另一端口地高端激光打印机调节成网络打印机,继而通过资源共享库查阅相关的资料文件,继而将所需打印的资料文件传送至网络打印机既能完成打印工作.
2.3依据计算机网络技术,实现便捷化的信息检索
在当前社会,信息更新尤为快速,因此对于信息化办公的要求也相应加强,只有全面符合市场动态及生产管理要求的信息,才能够为企业领导提供正确决策的依据,通过企业计算机系统内部网络与外部网络的联网,能够促使办公人员对信息的检索查阅方面,更为快捷方便,从而摆脱地域空间的障碍隔阂,便于随时随地的完成对需求资料的调查取阅.通过构建本部门单位的信息资源库,将办公区域的期刊及图书报刊与文件资料等数据资源录入计算机系统,能够大大的延长资源的使用寿命,且能够促使资源的管理趋于规范化与系统化,信息库资源中包含了多类信息资源,诸如文字及声音、图片与带排版语言的大样本文件,对于这些文件的保存仅仅依靠传统的档案管理形式,无法做到全面的整理保存,且在后期的调查取阅中也会增加相应的困难.因此这便体现出了计算机网络系统的优势,通过计算机系统平台的构建,依据检索系统所提供的多功能检索工具及方法,诸如逻辑运算及位置运算和智能运算与区域运算等检索方法,能够满足工作人员不同形式目的的检索需求,同时还能够查询已存档及尘封许久的旧文件资料.信息库文件资源的长久保存,也有效的保障了企业单位信息资源,随着时代的发展更加完善丰富.
3结论
总而言之计算机技术在当前发展中,能够快速为企业提供准确的具有价值的信息管理依据,可以高效的收集、整理、存储大量全面的信息资源,大大提升企业办公的质量效率,就企业办公系统动态做出全面掌握,为企业的发展提供精准的信息.因此在当前加诸于办公自动化信息设备的运用,存在着现实的发展意义.