基于工作流技术的办公自动化OA系统的设计

摘 要时下,各行业建立了自己的办公网络,开发研究相应办公软件,以实现灵活、快速、高效办公.本文通过对高校OA系统结构进行分析,提出基于工作流管理的高校OA系统,并分析系统的设计及实现.

关 键 词工作流技术；办公自动化；OA系统

中图分类号TP39文献标识码A文章编号1674-6708（2012）79-0209-02

网络通信技术的飞速发展,传统办公自动化系统已经不能适应现公需求,于是出现了支持集成性、开放性工作流管理,面向群体协同工作的办公自动化系统.

它将现实生活中的业务转换成为计算机化形式,完成工作流的管理及执行,支持处理任务过程中的优化及重构设计,能够灵活的支持协同工作.利用工作流技术设计、实现高校的OA系统,可以实现高校信息电子化管理及高速流转.

1高校OA系统结构分析

高校的OA系统结构设计由6个模块组成（如表1所示）,因为每一个Domino应用都是以其数据库作为基础,Domino数据库可以称为一个容器,包含了设计元素、逻辑关系及应用数据等,所以可以将每一个模块都看作是一个数据库.

2基于工作流管理的高校系统

2.1流转型业务

1）公文管理.定义公文流程或进行公文的收发、、归档等处理过程的定义；

2）签报管理.包括自定流程及签报样式,处理日常办公时各单位非正规文件流转事宜；

3）会议管理.制定、审批会议计划,预定会议资源并发送会议通知,落实会议安排,将会议纪要实时发布；

4）档案管理.归档处理各种重要信息,提供检索、借阅的方便、有效途径.

2.2事务处理型业务

1）电子信息窗.整理、统计、分析各种原始数据,形成可以辅助决策的信息,实现方便快捷发布通知、公告,线上办公讨论等；

2）系统管理.对整个OA系统实现用户、配置、数据库、权限及性能的管理和系统维护等功能；

3）个人工作台.包括与个人密切相关的内容,如通讯录、日程安排、邮件的管理、链接热门站点等.

2.3OA工作流管理环境

它是OA系统的模型核心部分,将办公环境问题进行集中解决.功能的实现参照WfMS模型.由5个部分组成：流程建模工具、工作流引擎、工作流相关数据、组织/角色模型及工作项目列表.

2.4网络平台

是OA系统环境的基础构成设施,由网络通信技术和计算机、及其相关硬件设备组成.

3高校OA系统的设计及实现

基于邮件、共享数据库及邮件、数据库相结合三种模式是工作流自动化实现的三种模式,即“推”技术、“拉”技术、“群件模式”[2].此项系统以Notes/Lotusdomino产品为开发平台,结合“推”、“拉”技术,具备先进的B/S结构[3],将对象形式通过文档数据库进行半结构化、非结构化数据存储,通过“客户-怎么写作器-数据库”形式协同运行.此项高校OA系统的工作流技术软件工具针对性、开放性强,具有跨平台性和易维护性,并且支持的数据存储格式较为丰富.

高校OA系统网络应用更加突出安全设计,实现了办公环境信息化、办公流程自动化.是以电子邮件为核心,将信息处理、信息查询、公文处理、文件管理、办公事务等工作通过网络和相应的软件集成在一起,构成一个现代化的办公环境.高校运作具有特殊性,必须确保网络的安全运行.增加角色管理功能,每个角色代表一类权限类型,用户通过角色获取对模块的访问权限.信息流通性是高校OA系统最重要的内容,即电子邮件系统和公文流转系统,简化公文流转系统,在内部邮件系统中添加word、等格式的附件这一功能可实现公文流转,简化系统,增强可操作性.本文着重分析“公文管理”模块的设计.它是高校办公自动化OA系统的核心部分,一般分为发文管理和收文管理两个子模块.发文、收文业务相关状态及操作如表2、3所示.

4结论

本文中的系统设计利用Notes/Lotusdomino产品为开发平台,结合“推”、“拉”技术,系统采用B/S结构,通过高速线路向Inter发布,高校可利用学校自有Web应用模式进行系统建设,实现所有的移动办公用户或异地分支机构直接通过Inter与系统进行连接完成业务操作的功能.此项系统的研究对实现高校办公自动化意义重大.