本站原创1研究生秘书其工作性质剖析
首先,研究生秘书是研究生教育的分管院长的参谋和助手.分管领导对本院研究生管理的新决策和新措施很大程度上来源于研究生秘书给出的详细信息和参考意见.作为一个参谋和助手,决定了除了管理方面的常规工作外,需要许多创新性的思考,比如：如何协助分院领导选拔拔尖研究生培养人才,对这些人才如何采用不同于其他研究生的培养途径和手段；这是分管院长需要决策的问题,也是研究生秘书需要思考的问题.
第二、研究生秘书是信息反馈和信息传递的相似度检测.研究生院作为主体决策者,具有许多信息需要通过研究生秘书下达给分管院长、研究生导师、任课教师以及研究生.同时,研究生、研究生导师以及分管院长的一些想法和思路更需要通过研究生秘书上传研究生院或分管院长.尤其是当前,在职研究生作为研究生教育的重要补充,但在职研究生是一个比较松散的群体,信息传递的工作往往需要更加细致和科学化,同时,需要根据具体情况充分估计信息传播到信息执行之间的合理时间.
第三、研究生秘书是研究生教育的日常管理的枢纽.高校研究生秘书工作是研究生教育管理系统中不可或缺的环节,它涉及院系研究生教育和培养工作的方方面面.有人初步统计过,研究生秘书每学年内要完成约100多项工作,①这个数据说明了研究生秘书是一项非常重要而又比较繁琐的工作.简单地说,一个研究生需要经过考试、复试及录取成为受培养的研究生,在培养阶段,需要完成规定的学位课和非学位课学分、研究生小论文,需要通过学位论文撰写、评阅、答辩及最终的学位授予,从招生录取直至学位授予的全过程管理均是研究生秘书落实完成的.
第四、研究生秘书是一项针对多对象的怎么写作性工作.②研究生秘书的工作对象包括分管院长、研究生院工作人员、硕士生导师和研究生,面对多种复杂关系,需要研究生秘书站在学院的全局角度,努力提供怎么写作策略和怎么写作水平.研究生导师在职称、学历、个性等方面存在较大的差异,而且研究生导师队伍中存在许多外聘导师,他们许多时间不在聘任单位,研究生的日常管理工作许多落在研究生秘书头上,这无疑增加了研究生秘书的难度,尽量合理安排这些外聘导师的工作时间是研究生秘书需要在复杂关系中不断协调的工作.研究生院的工作人员从全局管理整个学校的研究生,但是各个学院存在诸多个性差异,研究生秘书一方面需要在研究生院的指导下工作,同时需要协调自己学院的个性差异.研究生在家庭背景、学历层次、教育背景等方面存在较大差异.
许多研究生出身于农村,家庭经济状况相对较差,有的学生大学四年几乎耗尽了家庭所有积蓄或本是借款读完本科阶段的.对于这些特困研究生,研究生秘书一方面在新生入学的较短时间内需要准确掌握这些情况,通过协助学院或学校建立一个长效机制,比如：通过学校建立的勤工俭学怎么写作中心,家教怎么写作中心等怎么写作机构,帮助经济拮据的学生渡过经济难关.当前,随着研究生培养机制的不断深入,大多高校纷纷增加研究生获得助学金、奖学金、创新基金和困难补助金的机会,为了使得评定具有相对的合理性,学校针对实际情况均指定了相对详细的评定细则,研究生秘书参与这一评定活动,同时根据自己掌握的比较详细地情况,可以提出参考意见.
第五、作为拔尖人才培养,研究生秘书工作是一项富有挑战性而具有较大创新的工作.新时期的研究生教育把培养优秀或拔尖人才作为提高研究生培养质量的重要任务.拔尖人才培养是一项复杂而又系统的工程,也是关乎学校乃至国家长远发展的大事,也是研究生教育之中的重中之重.这个群体一般思维活跃,具有自主探索的精神,他们在导师的指导下,但往往逾越导师的指导框架,甚至指正导师研究成果的不足,同时,他们的跳跃式思维,往往决定了他们思维具有较大的创新性,但也一定程度上限制了他们能在很短时间内取得成果,短时间内的结果可能是一个很小的进展,但往往可能是一个失败的结果,因此,对于这些学生的答辩,需要研究生秘书组织聘请大师级人物,对他们的研究结果作合理评价.同时,对于这些拔尖人才,在规范管理和非常规管理方面,需要不断改善工作思路和管理方法.
2研究生秘书在研究生教育质量工程中的作用分析
首先,研究生培养质量与生源的质量关系有直接关系,研究生秘书在把握研究生生源质量方面起关口作用.③良好的生源是培养合格的研究生、优秀的研究生以及培养拔尖研究生的基础.在研究生招生过程中,研究生秘书和待录取研究生是最先保持联系和接触的,尤其是非本校研究生,来参加考试或面试的学生总是最先和研究生秘书沟通,从他们的言行举止、谈吐礼仪以及相关信息可以粗略判定这一学生的大致情况,尤其是对于一些热门的专业,在调剂过程中,待调剂的生源很多,有分数很高的,有动手能力很强的,如何从上百个备选生源中挑选适合本校本专业的优秀生源往往是研究生秘书需要反复思考的问题,和相关领导、教师共同拟定复试人员的一个难题.因此,往往要求研究生秘书最先掌握比较详细的第一手资料,也需要他们最先从大量备选对象中挑选出一定比例的生源供院级领导或教师再筛选；为了比较科学地挑选生源,在面试过程中,有时教学秘书需要协同教师决定面试内容,布置面试场景等.
第二、研究生秘书在组织探索研究生创新培养模式,如何打造良好培养环境方面起重要作用.④2009年国家教育部高教司明确地将研究生分为学术型研究生和专业学位研究生,逐步加大了专业学位研究生的培养比例.对于两种类型的研究生,培养思路和培养目标在本质上存在有较大的差异,对于专业硕士研究生,需要组织硕士生导师制定适合本专业的培养大纲、培养计划,开设有针对性的课程体系或课程群.目前,专业硕士生的培养处于一个不断摸索的阶段,许多方面需要在原来培养目标或计划中做出较大的调整,这些调整需要研究生秘书在征求导师们提出的各种创新培养模式基础上,根据学校及学院特色有的放矢组织制定.当前,随着高校与企业的深度合作,高校科技产业园,企业科技产业孵化园、大学生创新产业园等相继建立,为创新培养模式探索搭建了有机平台,研究生秘书需要协同分管院长积极组织导师参与和企业的双向交流和合作,同时共同探讨联合培养的基本框架.许多研究表明,通过校企合作,并依托校企合作项目是培养优秀科技人才的有效途径.许多高校为了精简结构,将科研和研究生秘书合为一体,这样,研究生秘书在创新人才培养中所起的作用更大.
第三、研究生秘书在研究生合格培养中起重要的督促作用.各大高校根据教育部研究生学位管理条例制定了操作性更强的管理细则,研究生秘书是管理细则的主要实施者,作为常规管理,重要的在于把学校或学院的研究生管理指导思想、具体实施办法、研究生每个学期需要完成的任务等让学生做到心中有数,然后,按照细则的规定,一项一项地让学生落实下去,这是一项比较繁琐,且难以看到成绩的工作,但是却是保证研究生培养质量最基础的工作,也是研究生秘书的基本职责所在.实施这些细则最终落在研究生导师和研究生头上,因此,研究生秘书需要同时对导师和学生均加以督促.
3当好新时期研究生秘书工作的探讨
首先,建立和谐的人际关系是当好研究生秘书的首要条件.研究生秘书的工作对象面广人多,保持良好的素养、客观公正的态度、无私奉献的工作精神和乐观的处事态度是建立和谐的人际关系的基础.
第二、善于总结、及时总结,简化工作程序,提高工作效率.研究生工作是非常繁重的,如果没有一定的工作经验和积累,短时间内难以胜任这种超负荷工作.培养多总结、多梳理,建立适合自己的工作章程,是简化工作程序的有效方法.此外,通过学院及分管领导的支持,完善研究生培养过程中的责任人制度,研究生课程群建设设立课程负责人,研究生论文设立各专业答辩小组组长等,这样,只要保持与负责人的良好沟通,就可以圆满完成各培养阶段的任务.常规的管理工作规范化、制度化.在研究生培养方案框架下需要建立出行之有效的管理工作规章制度,使研究生管理制度化、规范化.
第三、提高自己的信息化管理能力.作为研究生秘书,需要提高自己的教育管理知识和素质,需要不断提高自己的计算机水平,需要不断提高自己运用学校建立的办公自动化系统,需要不断参与各种技能培训和交流,⑤从各方面提供自己的信息管理能力和业务水平.
4总结
围绕如何当好新时期的研究生秘书这一问题出发,分析了研究生秘书的工作性质,指出在怎么写作对象面广人多的研究生秘书工作中,研究生秘书既是分管院长的参谋和助手,又是多方沟通的信息相似度检测,同时是研究生管理工作的枢纽；剖析了研究生秘书在研究生教育质量工程中的作用,在提高生源质量、研究生创新培养模式、合格培养等方面对研究生秘书的重要作用作了重点分析,最后,对新时期做好研究生秘书总结出建立和谐的人际关系、培养总结的良好习惯以及提高自己的信息管理能力等几个关键要素,对研究生秘书工作具有一定的指导作用.