本站原创摘 要:《档案管理学》是高级文秘专业一门实践性很强的应用性课程,在教学过程中应该充分考虑到课程本身的特点和文秘专业的学科特点,选择合适的教学方法达到教学目的.
关 键 词:档案管理；课程；教学方法
《档案管理学》是普通高校高级文秘专业的一门专业课,这门课程具有很强的实践性,但同时,它的理论性也不弱于其他课程.所以,这门课程要求学生既要掌握档案、档案管理的理论知识,更要培养学生的实际工作能力.
经过几年的教学实践,笔者想就如何把握该课程的教学过程、教学方法,提高教学效果谈谈自己的几点体会.
一、帮助学生确立“档案意识”.
“档案”对于不少学生来讲感觉有些遥远,“档案管理”更是比较陌生,所以有的学生认为这门课程并不重要,对将来工作没有太大影响.这就要求教师在上课之初首先帮助学生确立“档案意识”.
“档案意识”的确立可以从三个方面入手：
其一,档案具有普遍性.现代社会,每个集体、每个人都离不开档案.对个人而言,我们每个人都有记录了我们成长点滴的“人事档案”,这些档案材料会跟随我们一生,无论是求学还是就业都离不开它；一个国家或集体,从其形成之日起,就有了一份记录其发展演变过程的“写真集”――档案.可以说,档案对个人、对集体都是如影随形.
其二,档案具有重要的作用.档案是在社会活动过程中直接形成的、留存以备查考的文字、图表、音像以及其他各种方式和载体的历史记录,简言之,档案是原始的历史记录.因此,在档案中有着丰富的信息内容,它能够贮存和传播知识,甚至可以说,没有档案作为最原始的资料,我们今天的科技、文化、经济等各个领域的不断发展进步都无从谈起.在提倡节约物质能源的今天,对信息资源的利用变得举足轻重,而档案中具有丰富的可供开掘利用的信息资源,它可以作为行政管理的查考依据,可以为生产建设提供参考,能够为科学研究提供可靠的资料,还能起到宣传教育作用,可以成为维护国家、集体、个人利益的法律书证,甚至可以变成政治斗争的工具.所以,应该意识到,档案并非可有可无之物,档案管理工作也并不是无足轻重的.
其三,秘书工作的需要.高级文秘专业的培养目标是培养具有实际操作能力、应变能力、综合办事能力的高级秘书人才.由于相当一部分文秘专业的学生在就业时会选择做秘书,这里既包括了各种企业中的企业秘书,也包括了通过参加公成为各类行政机关中的秘书,无论是哪一个行业中的秘书,尽管工作内容、性质会千差万别,但是有一点是相同的：和文件、档案打交道.那么,他们应该具备一定的档案知识和档案管理技能.
在对这三个方面有所了解之后,许多同学能够真正意识到这门课程的重要性和必要性,为下一步的学习奠定了基础.
二、基础知识的储备.
这里主要是指档案学学科的基础知识.由于不是档案学专业的学生,所以在开设《档案管理学》之前,绝大多数学生几乎没有接触过档案学的知识,更不用说档案管理了.即便是在先期开设的《秘书学》课程中,也只是简单地提到了文书处理、文书立卷等工作,却没有对这样一些最基本的内容做比较详细的介绍,这就有可能让学生在学习时产生陌生感、距离感,造成理解和接受上的困难,进而对本课程的学习提不起兴趣甚至感到厌倦.要做好管理工作,首先必须对被管理的对象有一个准确的认识和了解,才能有的放矢,针对被管理对象的性质和特点确定管理的方法和策略.因此,笔者在教学过程中,首先对什么是档案、档案的起源、档案的性质、档案的作用等学科基础知识做介绍.这样做,一方面可以进一步帮助学生认清档案对国家、集体和个人的重要性,确立自觉的档案意识,另一方面也为以后课程的顺利进行打下了基础：把一些概念、理论集中起来讲授,避免在以后的教学过程中,每遇到一个新名词、新概念都要停下来介绍一番,打乱了学生的正常思路.当然,这样的基础理论教学也可以对其他一些课程的学习起到辅助作用,例如《文书学》、《秘书学》等课程中,就或多或少地涉及了档案的基础知识.通过这样的学习,也帮助学生把几门课程的知识做到融会贯通,由此及彼,提高综合学习的能力.
但是,还应该想到的是,高级文秘专业不是档案管理专业,对于这些理论知识不能按照档案管理专业的《档案管理》课程的要求来讲,而应该把专业化的知识简单化,不过分追求知识的系统性,除了必要的专业术语外,一般不过多涉及专业术语之类的名词,总之,所讲的理论应坚持“够用”原则,即只要能够满足文秘专业学生实际工作需要量即可[1].
三、注重学生实践能力的培养.
《档案管理学》和文秘专业的其他一些课程一样,实践性非常强.因而应该注意学生在掌握了基本理论基础上的学以致用.
在几年教学实践中,笔者总结了三种提高实践能力的方法：
方法一：在课堂教学的过程中,对一些重要的知识点,用一些实际例证来加以说明,让学生对抽象的书本知识产生一种比较形象的认识,既明白了这一知识点在实际工作中具体体现是什么,也通过实际应用的例子反过来加深了对理论知识的掌握和理解.例如,在“档案的检索”一章中,档案的著录标引既是重点又是难点,如果只单纯地介绍标引符号、排列顺序,很多学生不能够很好地理解和掌握.而如果能够在讲授完之后,选几份格式符合要求、要素比较完整的档案文件,带着学生一起完成一次著录标引工作,就可以通过这样一种“零距离教学”[2]的方法让学生对这项工作有切身体会.
方法二：利用课余时间,组织安排学生到校档案馆、市档案馆参观见习,由档案馆的工作人员通过实物作讲评和介绍,使学生产生一种直观的认识,有利于帮助学生消化吸收书本中的知识.同时,也可以根据工作实际启发学生的思考：现实工作中有哪些优势值得发挥,有哪些不足之处需要改进?甚至可以鼓励学生对书本知识提出质疑.如此这样,既巩固了知识又启发了思维,有利于培养手脑并用的高级人才.
方法三：利用实习阶段安排学生到学校、院系各部门做一些文书工作,亲自整理档案,加快由书本知识到实际能力的转化,让学生在实践中学习,在学习中实践.
教学实践证明,这样的教学方法的确有利于提高学生的学习兴趣和学习效果.
四、培养学生跨学科思考问题的能力.
档案管理工作除了要具备档案学领域的一些知识外,还非常重视跨学科知识的运用,这一点尤其突出地体现在专门档案的管理中.专门档案管理需要管理者对某一专业领域比较熟悉,如会计档案需要管理者了解掌握一定的财务知识,气象档案的管理要求工作人员必须懂得一些气象方面的知识.作为教师,有责任鼓励帮助学生多涉猎其他学科的知识,尤其是经济学、社会学、行政管理学、法学、领导科学等,从而增加知识储备.
《档案管理学》在某种程度上可以说是一门文理兼容的课程.例如,在“档案库房的保护”一节中,就谈到了各种常用灭火剂的灭火原理.根据不同的灭火剂的灭火原理、优缺点,选择适合在不同类型库房中使用的灭火器.这就涉及了许多化学知识和生活常识.文秘专业的学生基本都是文科生,对化学知识的了解程度有限,如何深入浅出地介绍,做到既能调动他们的兴趣同时又给他们留下深刻的印象就变得非常重要了.再比如,在现代化的档案管理中,运用较多的要数计算机辅助档案管理技术了.现代社会中,计算机技术在文件的制作、传输、管理等过程中发挥着巨大的作用.但是,计算机技术本身存在的一些缺陷,如病毒、技术设备的依赖性、存储介质的寿命问题也是影响档案管理水平的因素.大学生对计算机都是比较熟悉的,应用操作能力也比较强,所以对计算机操作的基本知识无需多讲,而应该注意引导学生学会把二者结合起来考虑：如何合理有效地运用计算机提高档案管理工作水平,同时又尽可能避免不利因素.实践证明,用类似这样的问题引导学生开拓思路,许多同学在这方面提出了不少有价值的见解和看法.这就打破了原先在一门学科范围内的僵化学习,而把各门类知识巧妙地联系起来,提高了跨学科思考问题的能力和对知识的实际应用能力.