文书档案管理的办公自动化应用

摘 要：本文首先对气象文书档案管理工作进行了说明,发现其中存在的问题,并提出办公自动化对气象文书档案管理工作的必要性.接着,作者对文书档案管理的办公自动化过程进行了详细的介绍,并通过实例阐述办公自动化对文书档案管理工作的促进作用,希望本文能够为气象文书档案管理工作的开展提供帮助和建议.

关 键 词：文书档案管理办公自动化气象办公

中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：1672-3791（2014）05（b）-0138-01

我国的气象部门主要以天气气候监测、预报为中心,以灾害性天气为重点,为地方气象预警、气候变化、社会防灾减灾提供重要科学依据,其中很多特殊的气候变化是有规律可循的,如大风、暴雪等,因此,根据已有的气象档案分析和预测未来气候变化是气象部门重要工作之一,这就意味着,气象文书档案管理工作在其中发挥了巨大的作用.在科技高度发达的今天,文书档案管理工作应该怎样进行,是值得我们思考的.

1气象文书档案管理工作中存在的问题

1.1文书档案管理工作庞杂

气象文书档案管理工作包括资料收集、资料保存和资料使用三个基本环节,而其中资料的内容和保存的方式又有多种,如有些资料是纸质的,有些资料是实时记录的,并且,档案的建立也分横向建档和纵向建档及交叉建档等多种方式,因此,文书档案管理工作显得十分庞杂,使得工作效率提高成为一件难事.

1.2文书档案管理工作者工作热情不高

气象文书档案管理工作与气象部门的社会职能实现相关,因此,这种工作可以说是意义非凡的,但是,文书档案管理工作者的实际工作热情并不高,这与文书档案管理工作的特征相关,一方面,档案资料复杂,使得档案管理工作十分辛苦；另一方面,档案管理工作的日常程序又比较枯燥.工作者的实际工作热情不高,使文书档案管理工作的实际效用发挥受到了阻碍.

1.3引入办公自动化对气象部门文书档案管理工作的必要性

办公自动化是在现代信息科技支持下发展起来的工作方法,是指采用计算机为工具,利用其大容量存储和转移的方便性完成办公室工作的过程.目前气象文书档案管理工作中的问题主要是由于文件庞杂、工作模式老旧造成的,而办公自动化恰巧能够应对这些问题,因此,在气象文书档案管理工作中使用办公自动化,是提高办公效率的必要途径.

2文书档案管理的办公自动化过程

2.1选取合适的办公自动化工具

办公自动化需要用到很多工具,包括硬件的部分和软件的部分.在硬件的部分,配备电脑、连接网络、配置打印机、扫描仪、传真机等都是必要的,气象部门也可根据各办公室的办公特点不同配备其他硬件设备如摄像机等；而软件的选取则需要与气象档案管理工作相结合,尽量在庞杂的办公软件之中选择适合气象档案归档和调用的软件,并聘用专业人员建立相应的数据库等,使档案的大量存储成为可能.

2.2对档案管理工作者进行办公自动化技能培训

不是所有档案管理工作者都能够熟练的使用办公自动化工具,在办公自动化成为档案管理工作的主要方式之后,办公自动化技能成为档案管理者的职业技能之一,因此,对档案管理工作者进行技能培训成为当务之急,首先,应增加对办公自动化工具的投入,使档案工作者有机会对这些设备进行了解、学习直至熟练运用,达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次,应以“自学为主,培训为辅”为模式逐步形成可持续终身教育机制,要明确“通过不断学习获取知识是提高职业技能的根本途径”这个道理,对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分,保障档案人员业务水平随时代变化而不断提高；最后,加大档案部门间、区域间系统合作的力度,不断扩大自身的交际面.通过交流,学习兄弟单位成功的经验方法,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维.

2.3对文件档案管理工作建立标准工作程序

办公自动化使档案的生成方式发生了很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,档案也自然以机读形式存在,这些档案的管理方式与纸质载体档案的管理方式有很大差异.这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式的档案,建立规范性、开发性、怎么写作性、共享性档案管理标准,如,规定纸质文件转为电子文档的格式、规定档案记录的基本信息标准等,这是每个工作人员的基础业务标准化的过程,也是保证办公自动化行之有效的前提.建立标准的工作程序能够使档案管理人员的业务水平提高的更快,使办公自动化下的档案管理工作更为流畅.

3在文书档案管理工作中应用办公自动化的优势

3.1提高档案管理工作的效率

合适的办公自动化工具的选用将使气象档案的归档更为方便,以往浩如烟海的气象资料,可以通过扫描或重新输入到电脑里形成电子文档,而档案数据库的使用也使查询和节约档案更为方便,档案管理工作的效率也因此提升.

3.2使气象信息资源实现共享

气象资料并非只有气象部门独有,而各地的气象部门虽然收集到的资料各有不同,但气象现象之间却有着千丝万缕的联系,未引进办公自动化之前,不同地区的气象部门之间互通有无显得比较困难,而现公自动化可以通过气象部门之间联网,实现不同地区档案资料的自由调用,资源共享成为可能.

3.3使文书档案管理工作安全性提高

以往的文书档案管理工作中,最困难的工作当属档案保存,影像资料可能因为介质损坏而不能读取,纸质资料更容易损坏.引入办公自动化之后,这项工作的安全性得到了大幅度的提升,一方面,电脑大容量储存的特征可以使影像资料转为数据,保存的时间更长；另一方面,档案数据库的建立使纸质资料备份成为可能,档案管理工作人员只需要注意机密文件的保密工作即可.

4结语

综上所述,我国气象文书档案管理工作还有很大的改善空间,而气象档案庞杂、工作过于繁琐的问题,都可以通过办公自动化得以解决.办公自动化的过程由选择工具、进行职业技能培训和工作标准化三个步骤组成,在气象文书档案管理工作的办公自动化应用将对文书档案管理工作的发展起到促进作用,进而使气象工作更为高效.