本站原创摘 要：我国社会经济的发展促进了科学技术的进步,而在这样的大背景下,我国的计算机网络技术也得到了很大的发展.在当前,计算机技术已经被应用在各个领域,并且为人们的生活带来了极大地方便.办公自动化系统是一个涉及多门学科的管理系统,它能够把许多不同的知识内容放在一起进行整合,与此同时也能够建立起一套可以为日常办公会活动提供支持以及怎么写作的完整体系.而计算机办公系统在不断实践的过程中也逐渐产生了一些问题,针对这些问题,我们应当充分的进行分析,找到问题产生的原因,并且制定出科学合理的,具有针对性的方法来加以解决,从而做到计算机办公系统使用效率的提升.
关 键 词：计算机；办公系统；问题；解决；策略
中图分类号：TP311
办公自动化系统之中包含着许多方面的知识,是一个包含多门学科知识的管理体系.办公自动化系统把这些知识在一个系统内进行融合,从而最终产生出了这个能够有助于日常的办公工作的系统.然而就目前来说,这一系统的使用与开发还存在一定的问题,因此在后文中,笔者将会对这些主要问题进行论述,并针对这些问题提出一些相应的方法.
1计算机办公系统使用的一些常见问题
1.1工作人员的工作观念存在不足.在过去很长一段时间内,大多数单位里的工作人员都在以传统的工作方式以及工作流程进行日常办公,在这一过程中也逐步的产生出了一些具体的工作方式和过程.但是这种工作方式已经不能与不断改进中的办公系统相适应,因此工作人员就应当注重改进自己的工作方式和工作习惯,并且不断地去学习新型计算机办公系统的使用.在对新型办公系统的使用过程中,工作人员可能会存在对工作流程不够熟悉的情况,因而产生一定的抗拒心理,这就会导致新型的办公系统不能很好地发挥效用,降低了办公的效率.因此我们必须注意帮助办公人员改变工作观念,引导他们接收新型的工作方式.
1.2应用软件功能性较差.就目前来说,办公系统一般都是被应用在一些企业或是公司内,而这些公司在应用办公自动化系统的过程中,并没有结合企业的自身的特殊性进行全面地考虑,并且不能够与企业的实际情况相结合,对于信息技术的应用往往较为盲目,在办公中会为了使用计算机办公自动化系统,而对工作的流程以及方式进行人为的改变,这种情况就会导致工作人员不能够很好地适应系统的应用.因此,要想达到推广以及应用信息技术工作系统的这一目的在目前来说仍旧是存在一些困难的.
而另一方面,由于这些企业、公司自主开发计算机应用软件的能力也十分有限,所以即使开发出来了相应的办公用软件,在实际中应用所起到的作用也是很有限的.这样的现状也使得部分员工对于办公自动化软件使用产生了一些不满的情绪.因此,在今后应用计算机办公自动化系统时,我们要注重对这些软件的一些功能性方面进行加强和改进,使办公自动化软件发挥其真正的作用.
1.3工作人员的计算机使用水平比较低.就目前来说,我国计算机办公自动化系统的使用已经得到了一定程度的普及,这就对工作人员的计算机使用能力产生了更高的要求.而大多数企业中的工作人员接触计算机时间并不长,年龄也比较大,因此对于计算机的使用掌握程度十分有限,虽然在一些的企业中,对于行政管理工作人员来说,对他们的业务素质以及知识的掌握和积累都是有比较高的要求的,因而这些人员一般来说都具备较为合格的计算机办公能力.但即便如此,这些工作人员还应当不断更新计算机知识,提升应用的能力,对于技术知识不断进行更新,只有这样才能够很好的与当今处于不断发展过程中的信息技术相适应.
1.4与信息的安全有关的问题.计算机的办公自动化系统需要时常进行与外网之间的信息交流.而在这种情况下只要连入网络,就有可能产生出许多有可能对办公自动化局域系统产生破坏的状况,而对于局域系统的破坏也有很多种不同的形式,例如不正常的登录内部网、进行非法的拦截一些信息、利用一些系统存在漏洞,来对网络展开攻击等等.因此,我们在注重计算机办公自动系统提升工作效率这一功能的同时,还应当要注意随之而来的安全风险.
2应对计算机办公自动化系统的使用产生的一些不足的方式
2.1做好办公自动化系统的相关开发工作.计算机办公自动化系统的是否完整,应当判断它是否是由公文方面的管理,相关会议的管理以及档案管理,还有日程的安排,公共信息的管理等等多方面共同组成.在当前,仍有部分工作人员没有对这一系统的使用以及开发产生正确的认识,一般都是在即将开始使用时才进行紧张的开发,这种工作的方式是较为被动的,而且他们的这种工作方式以及思想态度也十分不利于办公自动化系统的完善工作.所以,相关的工作者必须在进行系统开发的这一过程中做到积极主动的工作,这样一来才能够促使系统的各个方面都能够得带发展,以此来维护系统的功能主体的完整性,使其发挥出应有的功能.
2.2重视计算机公自动化系统化的人才培养.想要确保信息系统能够进行正常的使用和正常的运行,就应当做好专业信息技术人员的配备工作.对于办公自动化系统来说,其建设的过程是与网络技术和计算机技术密不可分的,因而在办公中就需要具备专业计算机知识的人员,并且还应当与办公体知识的相结合,只有这样才能保证单位的工作能够正常开展.对于使用着计算机办公自动化系统来进行工作的单位来说,就更加应当做到对工作人员的针对性的计算机知识能力的培训.在当前,我们能够看到,在这些单位中,一些办公自动化系统的有关的工作,并没有被分给一些专业的计算机工作人员来进行,面对这样的情况,我们就更应当重视普通的工作人员对办公自动化系统相关的一些基础知识以及使用技术的培训.为了达到这一目的,单位就应当通过专业的培训来加强普通工作人员对于办公自动化系统的认识,提高他们的操作技能,促进工作效率的提升.
2.3对于信息的安全的保护方式进行完善.在日常的使用过程中,应当注意到重要数据以及相关文的保护工作件,并且做好第一时间的备份工作,除此之外还要做到系统安全日志以及程序日志的建立,并且对于全部系统进行访问的用户进行详细的记录.在做好这些的同时还应当做到对于数据库的保护工作,防止系统故障的产生之后,如果有了故障就能够及时的开始恢复.另外还应当及时的对防火墙以、杀毒软件进行升级,保证系统不会受到侵害.