本站原创摘 要 ： 高等学校应树立科学发展观,构建本科教学评估长效机制,发挥图书档案系统资源与技术优势,建立本科教学工作水平评估信息管理系统.其目的是真正贯彻“以评促改,以评促建,以评促管,评建结合,重在建设”的原则,将教学评估的标准贯彻在日常本科教学管理工作中,使评估材料建档工作标准化、规范化、制度化、经常化、现代化.本文以清华同方TPI数据库建设与管理系统为例,介绍了建立本科教学工作水平评估信息管理系统的方法与步骤.
Abstract： Colleges and universities should establish the scientific concept of development and a long-term mechani of undergraduate teaching assesent, make use of record system resources and the advantages of technology, and build the undergraduate teaching level assesent information management system. Its purpose is to truly implement the principle of "promoting the change by assesent, promoting the construction by assesent, promoting the management by assesent, bining the assesent and construction, focusing on construction", carry out the standard of teaching into the daily work of the undergraduate teaching and management so as to make the work of building assesent records standard, normal, institutional, regular and modern. This paper takes Tsinghua Tongfang's TPI database construction and management system for example, describes the methods and steps of the establishment of undergraduate teaching level assesent information management system.
关 键 词 ： 本科教学评估；数据库；TPI；档案管理
Key words： undergraduate teaching assesent；database；TPI；records management
中图分类号：G250 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）07-0171-03
0 引言
如果说学校的本科教学评估是一栋高楼大厦,那么材料建档工作就是支撑这栋大厦的基石.评估材料准备的成功与否,直接关系着评估专家对学校本科教学水平的评价,也直接影响学校本科教学评估的结果和声誉,材料准备过程虽然复杂,但意义重大,我们不容忽视.
目前很多学校为了教学评估花费大量时间进行材料和数据准备工作,形成了堆积如山的档案和难以管理的数据,教学评估之后对这些档案和数据更是无心管理,致使最终花费大量人力、物力和时间整理出来的工作成果在评估后又消声灭迹.根据学校存在的这些问题,笔者认为学校应树立科学发展观,构建本科教学评估长效机制,发挥图书档案系统资源与技术优势,建立本科教学工作水平评估信息管理系统.其目的是真正贯彻“以评促改,以评促建,以评促管,评建结合,重在建设”的原则,将教学评估的标准贯彻在日常本科教学管理工作中,使评估材料建档工作标准化、规范化、制度化、经常化、现代化.这样通过一次教学评估的筹备和准备,所得到的材料和数据都进入教学评估信息系统中,形成学校宝贵的数据积累和无形资产.教学评估完成后,日常工作使用本系统,在需要时对材料和教学数据进行更新、维护和管理,这样保证最新最实时的数据尽在掌握之中；当下一次进行教学评估时,可以使用教学评估信息系统,按照教学评估体系对日常积累的档案和数据进行归纳整理,形成内容丰富翔实的教学评估系统,辅助进行教学评估准备和管理工作,无需每次教学评估来临时,学校都花费大量的人力、物力和财力来备战,发挥日常工作的效果,建立教学评估长效机制,最终使日常工作与教学评估工作一致.
本文以清华同方TPI数据库建设与管理系统为例,介绍建立本科教学工作水平评估信息管理系统（以下简称为评估信息管理系统）的方法与步骤.
1.清华同方TPI数据库建设与管理系统概述
清华同方TPI数据库建设与管理系统是专业的文档管理系统,提供全文检索、电子书制作、文档统一转换、元数据标引、文档分类管理、内容动态发布等功能,实现对文本、图像、音频、视频等各种类型资源的管理,可广泛应用于数字图书馆特色库建设、数字档案馆建设和各种类型的文档管理系统.具有检索功能强大、操作简单、管理功能规范、发布灵活多样、稳定性强等特点.
TPI系统的核心是FTS检索怎么写作器,它实现了信息的组织、存储与检索.电子图书制作（BookShop）、元数据加工工具（DataProcess）系统实现了原始文献资料的数字化和组织；内容发布（CPS）、检索网关和TPI检索怎么写作器一起实现了资源发布.
2 建立评估信息管理系统前的准备工作 2.1 评估材料的搜集与整理 根据教育部《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》来规范本科教学工作水平评估材料的建档工作,进行分级搜集与整理.
本科教学工作水平评估档案材料是指学校在教学、科研、党政管理和其它各项工作,特别是在本科教学工作过程中形成的、能够为迎接教育部评估提供依据、有保存价值的各种文字、图象、实物等载体形式的记录材料.主要分为以下：
一级材料：主要是指全校性的自评报告、校长报告、评建方案、规划、总结、文件（资料）汇编、工作简报、决定、通知、报告、会议纪要、统计报表等等,是评建工作的核心材料.二级材料：主要是指各单位与本科教学评估有关的重要报告、措施、计划、总结、名册、一览表、统计表等,是评建工作的支撑材料.材料：主要是指与教学工作相关联的材料,如培养方案、执行计划、教材、教学大纲、教案、教学日志,听课记录、评教材料、教学检查材料,试卷、毕业论文（设计）、课程设计、实习报告、实验报告,学术讲座材料、调课申请材料等等,是评建工作的背景材料.
在搜集整理上述材料时要依据国家公文管理标准及《普通高等学校档案管理办法》等相关文件,结合学校实际,制定相应管理办法与规范,力求评估材料的规范与统一.
2.2 评估材料的数字化 评估材料数字化是评估信息管理系统建设的核心,不然,评估信息管理系统犹如无米之炊、无本之木.为此,应加强评估材料的数字化.评估材料的数字化其主要对象是评估材料的一级材料和二级材料的数字化,对材料只作归档处理,不作数字化处理.
评估材料数字化采用清华同方TPI数据库建设与管理系统提供的电子图书制作工具进行,由于该工具具有以下功能：①支持多种扫描方式；②专业书页图像处理技术；③自动生成目录树；④具有极高的压缩率；⑤支持PDF格式导出；⑥支持几乎所有文件格式的转换等,因此被广泛用于图书、报刊、论文、公文、档案等各类纸质文档的数字化,通过书页扫描、图像处理、OCR识别、目录编改、书页压缩打包等步骤,快速生成优质电子“文档”.也可以把已有的各种电子文件,如WORD、PDF、HTML、PS、S2、S72、PS2、PSD、TXT、PPT,转换成统一的CAJ或PDF格式.
2.3 确定分类导航体系 为了便于对评估材料的管理、检索与使用,需要根据不同的目的与要求,建立不同的分类导航系统.本文认为评估信息管理系统应建立两套分类导航系统,其一,根据《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》建立评估指标体系分类导航系统；其二,根据学校机构设置建立机构分类导航系统.
2.4 确定元数据结构 确定元数据结构即确定数据库中每条记录应包含的字段,该项工作应依据国家公文管理标准、《普通高等学校档案管理办法》等相关文件及各校实际进行,通过反复试验与论证,并征求各方意见,力求使元数据结构科学合理,操作性强.
2.5 确定数据库的全文数据格式及其管理需求 做完这些准备工作后,根据TPI“新建数据库”对话框的提示,就可以方便地搭建数据库平台了.
3.利用TPI系统进行评估信息管理系统建设步骤
3.1 搭建数据库平台 搭建数据库平台的具体步骤：第1步,TPI安装后,选择“数据库管理＼新建数据库”菜单,或选择“文件夹栏”中的“数据库信息”,单击鼠标右键,在弹出菜单上选择“新建数据库”；第2步,选择数据库模板.系统提供了各种不同种定义的模板类型,不同的用户可以选择不同的模板来新建自己的数据库,不同的模板定义了不同的字段.模板类型为：【题名、全文】,【全文】,【书目模板】,【期刊模板】,【报纸全文】,【学位论文】,【教师参考书】,【电子书模板】【图像模板】,【音频模板】,【视频模板】,【网络资源】,【学生信息】,【新闻模板】,【跳转模板】及可以自定义的【自定义】模板.例如：【题名、全文】就定义了题名和全文字段.第3步,给数据库命名选择完数据库模板后,开始输入数据库信息,这样也就完成了数据库的命名；第4步,定义字段.选择不同的数据库模板类型,会有不同的字段信息,用户可以直接使用模板的字段（不同的模板有不同的字段）,也可以根据自己的需要添加字段、删除字段、修改字段信息,也可以从怎么写作器中引入别的项目字段.第5步,设置数据库的发布选项和数字对象的命名方式.用户根据自己的需求,选择数据库发布选项和数字对象命名方式.第6步,完成.数据库信息定义完成后,单击“完成”按钮则开始建立项目.若建立项目没有错误发生,则在“数据库管理栏”中会增加此数据库,也可以在TPI的检索主页对应的模板发现此数据库.
3.2 数据库发布 制作数据库的最终目的是发布出来供读者检索使用.数据库发布向导将指导发布自己的Web数据库的格式、风格等信息,主要有以下几个操作步骤：
第1步,在“数据库管理栏”选择要发布的数据库,点击鼠标右键,选择“数据库发布”菜单项,开始数据库发布.第2步,配置数据库的版权信息,能输入单位名称,网站等信息.第3步,选择数据库发布模板.第4步,选择要发布的检索字段,作为发行数据库的检索字段.第5步,选择要发布的概览字段.第6步,选择要发布的细览字段.第7步,配置初级检索选项.第8步,配置高级检索选项.第9步,发布完成,选择“完成”按钮,开始Web发布.
3.3 数据库记录管理与元数据加工 数据库的记录管理功能包括如何增加、删除、修改、引入记录、上传文件及数据库的检索等功能.先通过这些功能将数字化后的评估材料上传至数据库,然后利用元数据加工工具对元数据进行数据标引、数据分类、数据检查等,最终完成数据库的建设.
3.4 建立在线提交系统 在线提交是指任意数据库都可以在web上提交,首先要在CPS里的主页配置里选中该数据库,然后要配置校验库,具体配置方法和学位论文的配置方法相同,可参考学位论文提交的配置方法.同学位论文不同的是一个用户可以提交多篇文章,所以自己可以管理提交的文章.用户进入系统后,将列出以前该用户提交过的所有记录,可以查看、修改、删除该记录.
对于已通过评估的学校,由于评估材料均已集中管理,因此可进行集中批量上传.同时为了建立评估长效机制,各学校可建立在线提交系统,由各部门专人进行日常评估材料的在线提交,确保评估材料管理工作规范化、经常化、制度化.对于还未进行评估的学校则直接进行在线提交,按照评估文件的要求对所属部门的评估材料进行日常搜集与整理,避免评估到来时的突击蛮干.
4.几点思考与建议
4.1 加强领导提高认识是建立评估信息管理系统的组织保证 建议在主管校长的直接领导下,成立评估信息管理系统建设领导小组,负责系统建设的组织领导工作.其主要成员应包括主管校长、学校教学评估材料组成员、图书馆负责数据库建设的技术人员、档案管理人员、以及学校各部门负责评估材料与日常档案工作人员等.加强领导,统一认识,确保系统建设正常进行.
4.2 评估材料建档工作力求标准化、规范化、制度化、经常化、现代化 要依据《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》、国家公文管理标准及《普通高等学校档案管理办法》等相关文件,结合学校实际,制定相应管理办法与规范,力求评估材料的规范与统一,并使之制度化、经常化、现代化,全面实现网上在线提交.
4.3 采用一切技术手段,加强评估材料的保密工作 评估材料主要来源于学校教学档案,这将涉及到档案的保密问题,因此,必须加强保密工作.TPI系统不仅提供了对用户访问数据库权限与使用IP的限制,而且,提供了对每条记录访问级别的限制,确保了评估材料保密问题.