新建本科院校二级院系档案管理

【摘 要 】新建本科院校二级院系档案管理存在意识淡薄、管理不规范、制度不健全、管理人员素质较低等问题,针对这些问题,文章提出解决对策.

【关 键 词 】档案管理；院系；新建本科院校

新建本科院校主要是指1999年以来,随着我国高等教育规模的扩张和体制改革的不断深化,由多所不同层次、不同类型学校合并或专科学校独立升格的新型本科院校[1].根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规,其二级院系的档案成为迎接本科教育工作合格评估以及办学成就等的重要支撑材料,如何管理好院系的档案,成为院系领导的一项重要日常工作.院系档案是高校档案非常重要的组成部分,是高校师生在教学、科研、实训等过程中形成的对学校、社会和个人具有保存价值的原始记录.但新建本科院校二级院系档案管理由于经验不足、实力不够、资金欠缺等原因,以至于存在众多问题,完善和提高院系档案工作的质量,是做好高校综合档案工作的基本保证,也是摆在这些院系领导面前的一项难题.

1.高校二级院系档案管理的内涵及分类

高校院系档案,是指在教学、科研、学生管理、党务管理、行政管理、实训基地建设与管理以及其他各项工作活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文字或电子资料.对这些文字或电子资料进行收集、整理、保管、鉴定和开发利用等就称之为院系档案管理.

高校院系档案主要包括教学档案、科研档案、学生管理档案、党务管理档案、行政管理档案、实验室档案、校内实训基地档案、校外实训基地档案、其他工作档案等.教学档案主要包括教学进度计划、教学大纲、教案、试卷、毕业（设计）论文等有关材料.科研档案主要包括全体师生的学术论文、学术著作等.学生管理档案主要为与学生管理相关的材料.党政管理档案主要为与党务、行政管理有关的材料.实验室档案主要为建设与管理实验室时的相关材料.实训基地档案主要为实训基地建设与管理有关的材料.其他工作档案主要包括院系大事记等相关材料.

2.新建本科院校二级院系档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄：由于是新建本科院校,二级院系对档案管理的意识淡薄.一是院系领导在档案管理方面的意识不强.由于升本前的专科、中专学校的办学定位、要求等不一样,对档案管理的要求相对较低,但升本后要求有所提高.大部分领导都是升本前的一些领导,对档案管理的认识有待提高.二是教学、行政秘书忙于常规工作,往往疏忽了相对不紧急的档案管理工作.三是普通教师不太注重档案管理工作,没有形成档案必须要管理以及要好好管理的意识.四是学生不积极配合院系提供相关材料,以致院系无法很好地收集资料,致使档案管理工作相对滞后.

2.2 档案管理不规范：一是收集的档案资料不健全.院系档案一般以教学、学工、科研这三项内容为多,但很多新建本科院校侧重于收集教学相关资料,而对其他的资料收集比较弱.比如对学生管理工作形成的相关资料,由于学生管理工作相对繁琐,周期又长,没有阶段性,常年都需要收集学生各种情况资料,致使学工工作人员对这些资料的收集没有养成有一项档案要保存一项,往往没有形成随时收集、整理、归档的好习惯,从而出现学生管理档案少之又少.二是收集的档案资料没有按照相关规定整理、归档.档案管理没有科学地分为一级、二级、等多级目录,即使分级了也会出现重复、错漏等现象.三是档案管理工作没有形成实物及电子版并存的现状.实物是档案管理的原始凭证,为了防止丢失,必须保存一份电子版资料.

2.3 档案管理制度不健全：一是大部分院系没有制定相应的档案管理制度.由于是新升本科院校,面对的新问题比较多,院系领导忙于一些常规工作和突发事件的处理,并没有将档案管理工作放在较为重要的位置,也无暇去制定档案管理制度.二是已制定的档案管理制度细化不够,只有粗线条,没有针对每项档案管理应该如何处理的具体规则.三是档案管理中没有相应的奖惩机制,以致做与不做、做好做坏都是一个样.四是没有专人去做档案管理,都是教学秘书、行政秘书兼任,一般院系的工作琐碎而具体,秘书很少能够有空去认真做好档案管理工作.

2.4 档案管理人员素质较低：新建本科院校的档案管理人员一般由教学秘书和行政秘书来负责,通常,这些教师原本没有从事过档案管理工作,在档案管理方面,理论和实践均有欠缺,在档案管理具体工作中肯定不同程度地存在相应疏漏之处.这些疏漏之处主要体现在以下几方面：一是档案管理工作不全面,有可能少了某些重要项目；二是档案管理工作做得不细,不到位,有些支撑材料没有收集全面；三是没有形成必须经常建档的好习惯.因此,如何培养这些档案管理人员的理论和实践能力,提高他们的素质,这也是当前院系档案管理工作中需要解决的一个重要问题.

3.新建本科院校二级院系档案管理的对策

3.1 提高档案管理意识：新建本科院校负责档案管理的一般是教学秘书或者行政秘书,但是由于教学秘书和行政秘书工作事务繁忙,用于档案管理的精力有限,加上缺乏必要的档案培训、不了解档案管理的规章制度、方法,责任心不到位等原因,仅仅依靠院系秘书人员管理系部档案是远远不够的.档案工作是教学系部的基础工作之一,是学校管理工作的组成部分,新建本科院校应把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划,加强对档案工作的领导和管理.明确一名校级领导分管档案工作,建立综合档案室,教学系部则要设立独立的档案保管室,明确一名系领导负责管理、成立领导小组,组员由秘书、辅导员、教研室主任、分团委书记等组成,分管各自范围内的档案收集和整理工作.

教学系部分管领导负责二级院系档案工作的全面领导,努力提高档案工作科学管理水平,确立档案为学校和部门怎么写作思想,根据档案事业发展和工作要求,支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、物力.

系部负责档案管理的专职秘书或人员要按规好系部档案的工作. 集中统一管理本系（部）全部档案,做好各类档案及有关资料收集、鉴定、整理、统计工作, 熟悉档案管理业务知识,注意掌握利用现代化的档案管理方法,编制必要的检索工具和参考资料.严格遵守相关档案法律法规,协助学校开展档案法律法规学习宣传活动,增强师生档案归档意识. 3.2 规范档案管理制度：许多新建本科院校已经建立了一系列的档案管理规章制度,但是二级系部的档案管理规章存在不规范、不科学、不细致具体的现象.因此系部档案材料的归档、移交和接收、归档范围及保管期限规定、档案分类、档号编制和实体排列办法、档案分类、整理、排列、保管、检索、编目等具体规章制度的制定要更系统、全面、规范.

此外二级系部档案要实行绩效管理,要制定系部档案工作年度检查评分标准制度,建立档案工作规范化管理考核标准,建立检查考核和评估体系,按照年度为单位对系部档案进行评比检查,发扬先进改进检查中发现的不足.明确岗位职责,对工作优秀、成绩突出的给予奖励,凡在学校档案工作中违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》的行为,依照国家有关法规进行处罚、档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容,严禁任何人私自保存他人档案,对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违法行为,视情节轻重,予以严肃处理直至追究相应法律责任.

二级系部对本部门的档案接收、查阅、存档、转递要制定严格的登记审批制度、此外在对档案的利用、开发上要认真贯彻《保密法》,充分认识档案工作的重要性、保密性.

3.3 提高档案管理人员素质：各部门要安排一名专（兼）职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作.按规范要求整理、编排页号、件号、装订、生成文件（案卷）目录后归档.作为二级系部的档案管理人员应该定期参加学校举办的档案管理培训班、自主学习档案管理文件、掌握档案管理技能.

作为档案管理人员还要增强工作责任心,认真完成档案管理任务,定期检查档案保管设备和条件,积极热情为师生档案的借阅和利用手续.

3.4 配备完善的档案保管条件：新建本科院校系部要根据档案保存的需要,落实和保证档案用房,档案库房必须符合档案管理要求,按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求及时进行改扩建或新建,一般来说二级系部的档案管理专用库房应不少于40平方米,要做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光.有条件的系部要做到档案办公、阅览、库房分开.配备档案管理专用电脑和专业软件,为档案室配置刻录机、扫描仪、数码相机等设备,以适应档案管理的现代化要求.档案管理人员要保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度.

3.5 加强电子档案管理：新建本科院校应当对纸质和非纸质档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式.归档的档案材料应当质地优良,声像清晰,符合有关规范和标准的要求.特别是电子文件的归档要求要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行.由于电子档案在存储和使用的过程中,都存在着一定程度的风险.因此保证电子档案存储的安全性、电子档案数据的完整性、电子档案的长期可读性是地方高校电子档案管理的重点.