国有企业物资集中采购财务管理体系构建

企业想要进行生产与运营离不开各种物资资源的支持,可是企业不太可能自己具备生产所有物资的能力,因此,必须进行采购.下文中我们为国有企业构建集中采购的财务管理体系过程中,都是以企业为立足点的,以此为基础构建出适合国有企业的采购管理体系.随着体系科学性与合理性的提升,国有企业能够有效降低采购成本、降低采购风险、提升采购效率,从而为后续的生产以及经营环节做好铺垫,令国有资产得到妥善的管理与保护.作者在下文中集中研究了国有企业应该如何构建更加适合自身发展的物资集中采购财务管理体系.以企业为立足点构建的物资集中采购财务管理体系见图1：

一、科学设置组织机构

对于国有企业来说,进行集中采购的时候必须有科学的组织机构,这样不但使采购工作更加高效顺畅,还能提升国有企业内部组织的运作效率.结合当前国有企业的采购管理现状,作者认为,最好使用细致分工、简化流程、规范操作的方式拆解企业的所有采购工作环节,并明确不同环节的责任部门或者责任岗位,在此基础上科学设置组织机构,具体见图2：

二、实施全面预算管理机制

整个全面预算管理机制的结构见图3：

（一）成立预算管理组织 国有企业应成立专门的预算管理组织,负责管理与监督企业进行的物资采购全面预算管理工作.为了提升该组织的权威性,作者认为,最好能够将组织划归到董事会直接领导机构的列表中,具体管理形式见图4：

(二)实施全面预算编制管理机制

（1）预算编制.在整个对采购进行的预算过程中,第一步就是要进行预算编制.作者结合当前国有企业的采购现状,认为预算编制主要包括：一是以经营计划为基础,确立集中采购的预算目标.国有企业的预算管委会应该以经营计划为基础,确立集中采购的预算目标,从而保证采购真正起到了为实现企业经营目标提供重要辅助的作用.二是逐级进行预算的编制与汇总.国有企业的规模通常都非常大,分支机构与下设单位的数量很多,因此,进行集中采购预算编制的时候最好可以逐级进行.简单来说,就是最基层的单位编制预算之后,提交至主管单位；主管单位汇总各下属单位的预算编制结果之后,再提交至上级主管单位.以此类推,最终形成整个公司的集中采购预算.这种方式能够保证公司的预算以各单位的运营实际为基础,从而实现预算对运营的指导意义.

（2）预算审批.最终汇总为整个企业的集中采购预算之后,管委会需要对预算进行审批.审批过程包括调研与论证,并结合企业的发展战略与目标进行相应的调整,最终确定为企业集中采购预算总方案之后,上报给董事会；然后董事会按照企业的审核程序对预算进行审议,如果审议通过则可以落实预算执行,如果审议没有通过就会发回进行修改与调整,直至最终通过审议为止.

（3）预算下达.预算获得董事会审议通过之后,就需要下达至各下属单位.为了提升下达效率,作者认为国有企业最好制定规范的预算文件,从而让各下设单位在日后的工作中有据可依.

(三)实施全面预算执行管理机制

（1）细化并落实预算指标.一是执行单位或部门细化预算指标.得到了预算指标之后,各层级执行单位或部门需要进行指标的细化工作,并分析各项预算指标之间的联系,从而找出能够控制指标的核心因素,并采取针对性的控制措施；如果从时间角度来分析的话,执行单位或者部门应该将指标细化到各月,这样不但可以让预算目标更加明确,还能提升控制工作的针对性.二是落实预算执行责任.国有企业的集中购部门必须明确自身的预算执行责任,并在实际工作中处处以责任规范自身的行为,最好和企业预算管委会立下军令状,同时在工作过程中接受各方的检查以及监督.

（2）加大预算执行力度.一是加大对采购资金收付预算的管理力度.国有企业需要加大对采购资金收付预算的管理力度,合理安排采购资金的支付程序,控制好各项资金的申请与使用,尽量平衡企业总体资金运行情况,从而降低资金支付过程中可能产生的风险.二是规范购资金的审批与管理.国有企业必须规范集中采购资金支付的审批流程,如果资金是预算范围之内的则可以进行审批；如果是预算范围之外的需由主管领导审批之后,提交至更高管理层审批；如果是超预算的,那么就需要由预算管委会审议,若是金额超过一定数额的,还需要提交至董事会决议.三是监控购预算的执行情况.国有企业需要在集中采购预算执行之后,对其进行密切的监控,从而实时掌握预算执行的具体情况,及时发现其中存在的问题进行相应的改进与完善,从而保证预算按照企业原计划那样有条不紊的执行,进而推动企业实现经营目标.

（3）进行预算分析.一是制定预算分析制度.为了提升对预算执行实际情况的掌握程度,国有企业还需要进行预算执行分析,不过开始这项工作之前需要制定相应的制度,从而让分析人员在分析的过程中有据可依,对预算执行问题进行深入细致的分析,并寻求解决对策.二是优化预算分析流程.集中采购预算分析涉及到国有企业采购的方方面面,不但分析工作量很大,分析的内容也非常复杂和琐碎.所以,分析流程就显得十分重要,合理的流程能够提升分析效率,改善分析质量.所以,国有企业应根据自身运营的实际情况优化集中采购预算分析流程,从而让分析能真正为企业完善集中采购预算执行提供有意义的对策与建议.三是处理预算执行偏差.预算出现偏差的真正原因有很多,因此,进行的处理也有所不同.作者建议,国有企业可以进行以下处理：如果是集中购部门没有进行有效执行而造成的偏差,就需要明确具体的责任岗位以及责任人,并进行相应的处罚,同时找出完善途径；如果是企业所处市场环境出现了改变而造成的偏差,就需要分析这种改变会不会对企业未来的采购行为产生影响,并在编制后续预算的时候综合考虑这种影响.

（4）调整预算.一是规定调整预算的要求.集中采购预算一旦下达,没有发生特殊情况是绝对不可以进行调整的.国有企业必须规定调整预算的要求,只有满足了要求条件的情况下,才可以进行预算的调整；如果不满足条件,那么就算申请部门有再多理由,也不能批准其调整预算.二是明确预算调整规范.对集中采购预算进行调整也要把握好限度,国有企业应结合自身的发展规划,对预算执行中根本性的偏差进行调整；同时调整必须遵循公正、客观、科学的原则,调整之后可以实现更大的经济收益. （四）实施全面预算考评机制

（1）完善考评制度.一是进行考评必须有完善的制度,只有这样才能保证考评的公正性与客观性；二是制定规范的考评制度,并在考评过程中严格执行企业自身的预算执行考评办法；三是定期进行考评,从而将考评与预算执行工作有效衔接起来.

（2）科学选择考评主体.国有企业执行集中采购预算的单位或者岗位都可以作为考评主体,不过选择考评主体的时候应遵循重要性原则,也就是先考评重点预算执行对象,之后考评次要预算执行对象,最后考核一般预算执行对象.

三、优化物资集中采购流程与控制采购风险

（）识别集中采购流程中的风险点 借助分析与优化集中采购流程业务,我们能够识别出其中存在风险的核心控制点,并对其进行更加具有针对性的监控,具体过程见图5：

(二)控制集中采购风险

（1）计划管理部分.这部分主要是控制集中采购计划过程中的风险：一是国有企业的集中采购部门进行采购计划编制的时候,必须以科学的方法为基础,并综合企业实际的运营情况,合理制订采购数量,避免出现物资短缺或积压的现象.二是注意计划编制时间的控制,计划提交之后的审批过程应尽量简洁,从而提升计划的时效性.

（2）供应商管理部分.这部分主要是控制集中采购过程中供应商可能带来的风险：一是国有企业采购部门负责管理供应商的人员应根据企业制定的供应商选择规范,公正、客观地选定供应商,从而在源头上控制好供应商风险.二是国有企业最好能够与供应商建立长期稳定的合作关系,这样不但能提升企业采购物资的稳定性,还能获得更加优惠的.因此集中购部门需要进行全面的市场调研,并将供应商分为不同等级,与评级高、运营前景明朗的供应商签订长期合作协议,最终实现双赢的理想局面.

（3）绩效管理方面.这部分主要是对集中采购进行绩效考评,考评指标的设置见表1.集中采购部开展绩效管理之前,需要连同人事部进行绩效培训,让员工明确工作过程中需要重点注意的事项.培训目的见表2.绩效管理是一个连续的过程,员工的具体参与内容见表3.国有企业的集中采购部应保证绩效考评的公平性与客观性,从而提升考评结果的说服力与反映员工真实工作绩效的能力.具体如表4所示：

四、打造物资集中采购电子信息平台

（一）规范业务操作流程 国有企业需要组建专门的电子信息化采购小组,全面分析企业当前的采购业务流程；在分析流程的基础上,规范业务操作,从而准确定位流程中的核心环节或者节点.

（二）提高网上采购的比率 当今世界处于信息时代之中,因此,讲求的是高效率.国有企业应该认识到网络传输信息的便捷性,通过培训提升采购人员操作电子信息平台的能力,从而进行网上采购.不过,如果发现网上采购的过程中存在了之前没有预计或者忽略了的问题,则必须进行马上处理,保证网上采购以健康的方式逐渐推进.

五、完善物资集中采购信息报告体系

（一）定期报告 如果是一般性的采购,则可以定期进行报告,并在报告中说明这段时期内各项物资的出入库情况.

（二）即期报告 对于那些重要的采购活动,或者是对企业发展影响深远的采购活动,则需要进行即时报告.国有企业采购部应衡量采购活动的重要性,虽然得到了正规的审批与授权,也需要在采购之前进行报告,从而保证信息传达的正确性,避免出现购写出错的情况.

六、建立物资集中采购内审体系

（一）内审组织设置 企业很多内审组织的设置形式可以选择,当中最科学以及最能保证内审工作独立性与权威性的莫过于图6所示的这种.因此,作者建议国有企业可以采取这样的内审组织设置方式：

（二）内审流程安排 有了科学的内审组织之后,国有企业需要定期进行物资集中购内审.整个内审过程是一个非常完整的循环,环环紧扣、缺一不可.只有完整的内审流程,才能真正找出企业当前集中采购工作存在的问题,并进行针对性的改善,从而改进国有企业的集中采购工作,进而提升工作质量.具体的内审流程见图7：

[7]揭晓萍：《集中采购活动中的风险与防范》,《金融经济》2012年第8期.

（编辑 杜 昌）