ERP在科研院所财务管理中的应用

[摘 要 ] 随着我国科学研究事业的不断发展,科研院所由政府主导的公益性角色逐步向市场主导的竞争性角色转变.要想在激烈的市场竞争中取得优势,科研院所必须进行相应的体制改革和管理创新,ERP管理理念的引入是一项重要举措.本文以中国科学院ARP系统应用为例,对ERP在财务管理中产生的积极作用、存在的问题和改进措施进行了系统的研究.

[关 键 词 ] ERP；ARP； 科研院所；财务管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 018

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）19- 0030- 03

1.ERP管理理念和中国科学院ARP概念

ERP（Enterprise Resource Planning,企业资源计划）,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台.ERP系统具有人力资源管理、供应链管理、项目管理、财务管理和市场销售管理等多种功能,旨在通过使用计算机来达到企业管理的自主化、自动化和信息化,从而能够提高企业的总体生产效率.ERP系统的管理理念较早得到了科研院所的认可,其中最具代表性的就是中国科学院资源规划项目（Academia Resource Planning,ARP）系统的推广应用.

中国科学院是国家科学技术方面最高学术机构,也是全国自然科学与高新技术综合研究发展中心,肩负着国家科技进步和推进国家现代化的重任,它的信息化建设水平对反映科研院所的信息化水平具有代表意义.2002年中国科学院提出科研管理活动的信息化,即启动ARP项目建设,最终目标是要实现中国科学院的资源规划信息系统工程.ARP项目从中国科学院院所两级治理结构出发,以科技计划与执行管理为核心,综合运用创新的管理理念和先进的信息技术,对全院人力、资金、科研基础条件等资源进行配置,对相关管理流程进行整合与优化,以构建有效的管理怎么写作信息技术平台.通过ARP项目的实施,进一步推进中国科学院管理创新,不断提升管理工作水平和效率,促进科技创新和人才培养效益的最大化.

经过十余年的发展,中国科学院在全院100多家科研院所开通了ARP系统,并逐步扩展了网上报销、预算管理等系统功能,实现了决策依据科学化、资源配置最优化、管理工作协同化、工作流程规范化和信息资源共享化的目标.

2.ARP系统在科研院所财务管理中的积极作用

财务管理是整个科研院所管理的核心,财务模块是整个ARP系统的核心模块,ARP系统的推广应用对科研院所财务管理水平的提升起到了重要作用.

2.1 有利于财务信息采集模式更新,提高会计基础工作效率

实施了ARP系统后,能够对财务数据进行快速准确的收集、处理和传递.部门、人员、科研项目、固定资产等基础信息直接通过财务模块的模块录入,通过网上报销系统自动生成记账凭证,大大地减少了传统财务软件下手工输入数据的重复性,有效减少数据录入出错率,提高了会计基础工作效率,保证了人力数据、物力数据、业务数据与资金数据的一致性.

另外,利用互联网技术的开放性,通过角色授权,可以把财务数据适当地集成和共享,打破了传统财务信息在时间和空间上的限制,满足管理者对实时财务信息的需求.同时,可以提高科研院所要求相对较高的保密项目等会计数据的安全性,提升了会计凭证和会计单据的存档质量.

2.2 有利于提高财务人员的专业能力,创新财务管理理念

传统科研院所体制下,强调专款专用,科学事业单位会计制度采用收付实现制原则,财务核算难度小,大多数财务人员财务管理和会计判断等专业能力薄弱.现代科研院所经营业务日益多元化,新的《科学事业单位财务制度》的颁布对会计核算和财务管理工作提出了新的要求.这对科研院所财务人员的工作提出了挑战,亟需培养一支高素质的财务管理人才队伍.

ARP系统的应用,降低了日常会计核算工作量,丰富了财务信息来源,有助于财务人员转移工作重点,实现由会计核算者向财务管理信息和财务决策信息提供者的转变.ARP信息系统把科研院所的人力资源、物力资源和财力资源通过计算机和信息技术网络整合于一体,财务人员充分地参与到科研院所的事业管理之中,能够及时地处理和分析财务系统中出现的问题,收集和反馈相关的财务信息,从而为领导的各种决策提供有价值的依据.财务管理人员将把提升科研院所的总体价值作为最新的使命,并且为科研院所的未来发展怎么写作.

2.3 有助于加强财务预测和分析能力,提升预算管理水平

科研院所财务工作执行事业单位财务规则,隶属于预算会计体系,以预算管理为中心,以预算收支核算为重点.科研院所一方面接受国家科技管理部门对科研经费的严格监管,一方面强调市场竞争能力的提升.这需要科研院所拥有较为完备的核心业务信息系统、财务信息系统、流程监控信息系统的支持,采用合理的管理方法降低成本,提高资源利用效率,ARP的应用正好提供了这样一种管理平台.

通过ARP系统的科研项目模块和预算管理模块,各研究中心的项目支出可以进行多维度、交互即时汇总.这些数据在不同角度的即时处理,可以使管理层快速得到需要的信息,实现对科研项目预算大类和预算总金额的控制,做到了对预算管理需求的快速响应；利用ARP信息系统的资源共享功能,财务预算信息能够在得到授权的层级共享,使课题负责人、科研项目管理人员等的管理需求和信息供给完全一致,避免了决策的相互冲突,加强了行动的协同性；ARP系统提供了信息化集成的最佳方案,以价值链为基础,将科研院所的人力、资金、信息进行有效整合,为企业管理层制订、落实行动方案提供了有效支撑,使财务管理的事前预测、事中控制成为现实,真正实现了预算会计的管控职能. 2.4 有助于提高科研院所的内部控制,降低科研经费流失风险

随着国家科研经费投入的日益增大,科研经费流失风险问题突出,国家“十二五”科技发展规划明确提出要“根据科研活动的规律和特点,加强科研经费的过程监管”.

ARP本身就是一个控制系统,它为内部控制的有效运行提供了支撑.首先,ARP系统的实施能够有效解决传统信息系统下信息孤岛的问题,记录所有活动的相关数据,提供所有可能相关的信息.这样做出决策可依据的信息数据类型更广,更多维,数据重复更少,决策力更强,有助于实现全面控制活动过程.其次,ARP系统有助于企业实现实时控制.ARP系统的有效实施能够解决传统系统信息处理滞后的问题,自动记录业务直至产生报表,使科研院所能实时控制内部资源.再次,ARP环境下,加强了财务人员和科研人员的沟通,财务信息对相关课题负责人公开透明,并通过预算管理模块,限制预算大类超支,为国家审计节省了人力物力,保证了科研经费使用的合规性和效益性.

3.ARP系统在科研院所财务管理中存在的问题

随着我国科学研究事业的不断发展,科研院所由公益性角色逐步向市场竞争角色的转变,科研院所越来越重视对科学事业的管理,尤其是对信息系统的应用和管理.但是,还有很多的科研院所对ARP系统的认识不足或者管理者的综合素质不高,导致了许多问题的出现,进而影响了科研院所的总体经营绩效.ARP系统在科研院所财务管理中存在的突出问题如下：

3.1 对整个ARP系统的认识不够,未能推动ARP系统有效实施

部分科研院所缺乏对ARP系统的管理思想和管理软件的认识, 领导参与到ARP系统中的管理不到位,没有引起足够的重视.将ARP信息系统中出现的问题归入技术问题之中,过分地看重信息功能,而忽视了其管理职能,甚至将其视为一种繁琐的和跨度周期过长的管理系统,持排斥心理.

部分科研院所未能有效解决ARP实施过程中出现的诸多矛盾, 比如ARP的集成性与各部门的协调性之间的矛盾、ARP的应用范围很广与数据收集量巨大之间的矛盾、科研院所管理人员的素质低下与ARP信息系统的先进性之间的矛盾、ARP的有效性与合理性之间的矛盾等.这些矛盾的存在和不断激化可能导致ARP系统不能真正地为科研院所所用.

3.2 ARP系统功能使用不彻底,未能全部实现财务管理信息化

中国科学院下属的各家科研院所在管理模式和管理流程上不尽统一,ARP系统在某些方面难以通用.部分院所管理者观念上对系统功能认识不够,不愿意改变固有的管理模式,ARP系统在科研院所财务管理中的应用呈现出不平衡的态势.部分科研院所未实现薪酬模块和总账模块的互联,未能通过工资薪金发放明细信息自动归集生成会计分录并导入总账模块,不能保证薪酬模块与总账模块数据的完全一致性.部分科研院所一再延迟预算管理模块的上线,不愿意受制于系统对预算大类的限制,存在会计科目与预算大类之间任意组合、随意调整的现象.

另外,网上报销系统目前仅实现了网上提交报销单功能,未能将报销的原始单据等扫描入网上报销系统,从而未能实现完全的电子化签批,停留于电子报账和纸质签批并存的半自动化阶段；尚未启用合同管理系统,未与网上报销系统互联,无法实现合同经济条款对财务付款业务进度的控制； 采购模块和库存模块待启用,对于一些大型的仪器设备等采购事项,无法从采购申请阶段即采集信息,未实现成本支出预测和资金统筹安排.对于科学研究过程中使用量大且部分价值较高的科研专用材料,无法真实反映收发存实物信息,从而做好科研材料的精细化管理.

3.3 财务人员在ARP系统建设过程中发挥的作用有限

在项目建设前期,财务人员由于受到种种因素影响,常常难以提供及时、合适、正确的流程设计思路.在ARP系统上线后,又忙于财务系统的操作,不能成为系统真正意义上的主人,无法很好地驾驭财务系统管理职能,管理效率和成本管控并没有明显改善,反而苦于流程复杂,工作量增加.

4.ARP系统在科研院所应用前景分析

随着科研院所ARP系统使用的熟练和事业管理水平的提升,ARP的系统功能将进一步扩展.

4.1 ARP系统的财务管理空间进一步拓展

随着ARP系统对科研院所财务工作的“包揽”,财务人员会有更多的精力和机会去开拓财务管理的空间,把越来越多的科研院所资源纳入财务管理.除传统的资金、材料、设备等资源的规划外,还将扩展至人力资源管理.结合科研院所知识型人才密集的特点,科研院所将利用ARP系统进行人力资源价值管理,对人力资源进行评估,充分挖掘科技人才价值.

4.2 ARP系统将用于成本管理,提升绩效

随着科研院所转制工作的推进,科研院所逐步走向市场化经营.科研院所的成本管理问题将成为重点难点,需要一个能够协调所有计划、管理各种成本的全面且集成化的综合系统.ARP系统将用于成本管理,对成本的获利能力进行分析和比较.此外,通过对所有成本的管理使用一个统一的标准和体系,保证收集到的数据具有一致性,建立一个标准的成本体系.对所有物料的收、发、存进行标准的核算,把成本的费用控制在科研院所能够承受的范围内,提高科研绩效.

4.3 ARP系统将扩展外端接口功能

受项目资金性质限制,使用财政资金的科研设备等采购均须遵循《政府采购法》的相关要求.政府采购目录一般会定期更新,这就需要科研院所及时掌握最新数据,及时上报“政府采购计划”；当需要进口设备时,向财政部门申请变更采购方式.ARP系统将实现采购模块与政府采购系统、财政部采购方式变更审批系统等的互联,从根本上规范采购方式的合理性.

随着国家科研投入的日益增加,科研院所资金流量和存量额日益增大,财务工作结算任务重.通过开放网上报销系统与银行结算系统端口,实现银企互联功能,将大大减少银行支付系统的录入工作量和工作差错,降低财务人员资金支付压力.

4.4 ARP系统由管理信息系统向决策应用系统转变

在未来,科技进步对经济增长的贡献率大幅上升,中国将进入创新型国家行列.中国科学院坚持“创新科技、怎么写作国家、造福人民”的发展宗旨,落实“一三五”（一个定位、三个重大突破、五个重要培育方向）规划,积极探索激发创新能力的体制机制.ARP系统将用于支撑怎么写作中国科学院“创新2020战略”,进一步推进管理信息化的进程,根据技术发展的要求,建设中国科学院管理云环境,实施“信息化管理与决策支持工程”,实现由管理信息系统向决策应用系统的转变.

5.结 论

ARP信息系统是一种先进的科研院所管理工具,作为财务管理者要正确地使用ARP系统,为整个科研院所的财务管理工作提供便利.ARP系统的广泛应用,使得科研院所的组织结构趋向于扁平化,使信息沟通更加便利和有效.在科研院所的财务管理人员的财会知识方面也体现出现代科研院所管理的理念和最新模式.应进一步完善ARP系统,充分发挥其在科研院所财务管理过程中的积极作用,提升科研院所的综合竞争力.

主要参考文献

[1]赖晓烜.对ERP环境下企业财务管理问题的几点思考[J]. 中国管理信息化,2012（12）.

[2]吕文勇.ERP系统在企业财务管理中的作用[J].现代商业,2012（23）.

[3]袁利恒,巩淑娟.如何借助ERP系统建设提高财务管理水平[J].管理观察,2012（25）.