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【摘 要 】在ERP中,财务管理始终是核心的的模块和职能,提高ERP在财务管理的应用能有效地配置各项资源,以加快对市场的响应,降低成本,提高效率和效益,从而提升企业的竞争力.本文将针对中小企业ERP在财务管理中出现的ERP管理环境不严格、ERP在使用中不规范等问题应用管理学、统计学等多种手段,把理论研究与实证研究有机结合,从而提高ERP在财务管理中的应用.

【关 键 词 】中小企业;ERP;财务管理;财务管理系统;对策

1.引言

ERP在财务管理中的地位是重要的,企业管理以财务管理为核心,财务管理以资金管理为中心,资金管理以 流量管理为中心,无论在传统的MRPII或是在ERP中,财务管理始终是核心的的模块和职能,会计和财务管理的对象是企业资金流.ERP在企业财务管理中用于优化销售环节,降低销售成本,提升客户服务水平,加速货款回收效率.实现资金流、物流、信息流的统一管理,解决了内部信息不畅通及管理困难等弊端.业务数据实时处理,决策命令准确下达,减少经营成本,降低经营风险,快速应对市场变化等多方面控制.

就中小企业而言,ERP在使用上依然存在许多问题是我们现在很难解决的,这些企业都以家族企业发展而来,多半采用的还是经营权和所有权相统一的管理模式,经营者同时也是所有者,其自身的权力得不到约束.因此在这种管理模式下,很多企业财务部门的管理者多为企业经营者的亲戚或者是朋友,对财务管理的相关理论以及实践并不能进行深入研究和理解,理财知识上的欠缺必然会导致观念上的滞后,更有甚者会出现管理者的越权,导致财务监控力度不严以及财务管理上的混乱,致使ERP在管理上不能有效发挥,再加

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上这些中小企业大多在发展中,企业管理基础薄弱,资金投入有限,而且可融入资金的渠道相对较少,再者就是信息化基础薄弱,这些会使ERP在使用中变得困难.

这样一来提高ERP在财务管理中的应用意义就十分重大,特别是中国加入WTO以后,市场竞争更加激烈,企业能否在市场上赢得竞争,能否具备持续发展的能力,关键在于管理,而ERP能够提高管理效率.对于中小企业而言,能使ERP通过财务系统的计划和控制等功能,结合企业的流程优化,有效地配置各项资源,以加快对市场的响应,降低成本,提高效率和效益,提高获利能力,从而提升企业的竞争力.


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本文将针对中小企业ERP在财务管理中出现的ERP管理环境不严格、ERP在使用中不规范等问题应用管理学、统计学等多种手段,把理论研究与实证研究有机结合,从而提高ERP在财务管理中的应用.

2.ERP的概述

2.1 ERP的概念

ERP是用于改善企业业务流程性能的一系列活动的集合,有基于模块的应用程序支持它集成了从产品计划、零件采购、库存控制、产品分销和订单跟踪等多个职能部门的活动.在ERP中,还可以包括企业的财务管理和人力资源管理模块.

ERP不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了企业内部资源和企业相关的外部资源的整合.通过软件把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享.

2.2 ERP的核心思想

ERP是由美国Gartner Group咨询公司首先提出的,作为当今国际上一个最先进的企业管理模式,它在体现当今世界最先进的企业管理理论的同时,也提供了企业信息化集成的最佳解决方案.它把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理,以求最大限度地利用企业现有资源,实现企业经济效益的最大化.

ERP的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理,主要体现在以下三个方面:(1)体现对整个供应链资源进行管理的思想.(2)体现精益生产、同步工程和敏捷制造思想.(3)体现事先计划与事中控制的思想.

3.ERP在企业财务管理中的影响

3.1 ERP扩大了财务管理的内容

传统工业经济时代,经济增长主要依赖厂房、机器、资金等有形资产.而知识经济时代,企业资产中以知识为基础的专利权、商标权、计算机软件、人力资源、产品创新等无形资产所占比重将大大提高.无形资产将成为企业最重要的投资对象之一.然而,由于无形资产确认、计量的困难,传统核算型软件受到很大限制,进行财务决策时也很少考虑这些无形资产.ERP系统除了财务系统外,还包括供应链管理、人力资源等系统,可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测,丰富了财务管理的内容.

3.2 ERP系统为财务管理提供了更全面、更及时的信息

ERP系统除了提供必须的财务报表外,还能提供多种管理性报表和查询功能,并提供易于使用的财务模型和分析模块,更全面地提供财务管理信息,为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务.ERP系统对大量的规范的业务的计量都可以在初始化中加以设置,自动生成相应的凭证,记录工作可由系统自动完成,计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成.另外,ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性,保障了财务管理所需信息的质量.系统的实时性又保证了会计信息的及时性.

3.3 ERP系统使新的业绩评价方法成为可能

公司的管理者,必须时时关心整个公司的资产流动性,防止发生公司整体的支付危机.在现实情况下,大型企业发生财务危机甚至倒闭,很多是由于资金的周转不灵.ERP资金管理的两个重要功能,即自动实时生成 流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核,可以使集团总部作为投资中心,进行资金的合理分配与应用.ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对中短期 流量的预测,能及时预警,保证公司的顺利运作.

3.4 ERP系统使新的业绩评价方法成为可能

企业业绩评价作为一种管理手段,就是要通过全面准确及时的衡量,为采取有效的管理措施指明方向.在竞争空前激烈和强调速度、效率的时代,对于经营过程中出现的种种问题,如果不在经营过程中及时予以解决,其所造成的损失将是巨大的和难以弥补的.ERP系统强调管理会计的功能,以项目管理为核心,将项目作为成本中心、利润中心进行考核,对项目进行预测、控制和分析,可以进行公司级和部门级的预算和预测,并且支持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成;可以对财务计划的实施过程进行实时评价,以便进行实时控制,及时纠正偏差,提高财务管理的效率.

4.中小企业ERP系统在财务管理应用中相关问题的研究

4.1 往来账的混乱

中小企业大多由家族发展而来,这些企业往往有许多的分公司,这样企业之间的往来账款也很密切.随着家族企业的成长,其内部会形成各类利益集团,由于夹杂复杂的感情关系,使得领导者在处理利益关系时会处于更复杂导致财务控制薄弱,这常常表现在往来账款上.供销业务及其贷款的结算,是企业经济活动的重要组成部分,也是最容易出现纰漏的薄弱环节.中小企业在采购、审批、签约、采购、验收及结算等环节上,缺乏协调和监控,一些不良或违规行为频频发生.往来款混乱导致ERP财务系统在用账龄分析法分析应收账款时做出不准确的分析,导致决策者因未看清事实的本质而做出错误的判断.所以我们需要解决这样的问题来提高ERP在财务管理方面的准确率,让领导层看到真实的信息.

4.2 信息化基础较弱导致出错概率增大

信息化基础较弱的情况弱,如果ERP系统出了问题往往只是自己部门各自解决自己的问题,而没有一个IT部门专门解决,导致问题可能得不到有善的解决反而使出错率更大.这样的情况会让财务人员困难的在集合性大的ERP系统找到问题的根源.


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例如一个人力资源部的资源比较善于电脑,在财务部系统出现故障的时候前来维修,但不善于财务软件的人力资源部职员来说可能会在维修过程中处理掉原来的数据或改错了原始数,据导致数据来源不真实等,使得ERP无法发挥真正的智能,影响财务管理的目标.对于这样的情况,我们应该采取有效措施保证ERP的准确性.

4.3 采购价格无法确定

对于物价飞涨导致的价格波动使得采购价格不能及时录入.采购价格若不能及时录入就无法开具入库单,会影响会计核算,致使企业财务信息延迟.

例如,当前由于原材料市场价格波动大,所以有些企业,在采购单下发时,都不能确定采购价格.甚至在原材料到达企业时,还无法确定价格.只有在对账时才能最后确定.这也是不符合ERP的精神的.

4.4 月底退料的麻烦

许多制造企业每天都需要制造产品结转成本,对于月底退料无法对已经完工的生产订单进行修改很可能导致月底仓库库存成本不准确,从而导致企业的生产成本出现问题影响物料资源计划,使得无法体现对整个供应链资源进行管理的思想.

4.5 财务人员权限问题

中小企业大多为了节约人力成本,让一个员工身兼数职,造成分工不明,职责不清,表现在财物管理上,使企业财物管理很混乱.物资的采购、验收、入库、保管各个环节缺乏监控,错弊丛生,有的单位财产长期不进行清点.财产不实,账实不符,特别是闲置资产风吹雨淋,无人问津.

5.提高中小企业ERP在财务管理应用的对策

5.1 通过后期的审计管理加强财务管理

企业做大了,钱多了,老板要通过后期审计来管钱,所以中小企业、需要在企业内部建立起一个相对独立、不附属于任何职能部门的内部审计部门,直属于企业管理者的部门.其职责在于对企业的内部财务控制系统上的责任划分、奖惩制度以及量化上的健全,在实现加强对企业内部审计制度建设的同时,保证内部审计监督作用的发挥.只有对内部有了一定的控制才能说得上管理,有了严格的管理环境,ERP才能在企业中发挥作用.现代家族企业的管理,不再只是靠老板的聪明,而需要科学管理,有科学手段支持企业家.

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5.2 提高对IT部门的重视

21世纪是个电子时代,许多流程的运行都是在依赖电脑软件,而财务管理是一个公司需要非常重视的,那么在财务管理上有帮助财务软件就更应加重视.企业应建立一个属于自己公司的IT部门,选择一些既懂得计算机维护又等得财务知识的复合型人才为公司的财务软件做维护,做好业务需求分析,梳理业务管理流程,借助IT技术促进管理优化.

5.3 对采购价格无法确定的对策

建议采购单即使在价格没有确定的情况下,只要已经发给了供应商,就要及时审核.价格可以在有需要的时候在变更.

(1)在采购订单的货物还没有进货前,可以通过采购订单变更单进行变更.通过采购订单变更单进行变更,价格的变动还可以留下历史纪录,方便以后查询.(2)若采购单已经有进货,则ERP系统是不允许对采购单进行任何变更动作的,除非把采购单指定结束.所以,若采购单已经结案,或者已经有进货的情况,采购变更单就无法处理了.此时,有些ERP系统,如神州数码的易飞ERP系统,在原材料入库单上,加入了一个小功能,可以更新采购价格.在后续的应付帐款上带出的价格,就是更新后的价格.(3)若原材料已经入过库.已经跨月了,还没有确定价格的话,则在月末要走暂估流程.这个流程比较复杂,企业最好不要走到这一步.也就是说,在月底时,最好能够确定这个材料价格.否则,很可能导致月底仓库库存成本不准确,从而导致企业的生产成本出现问题.在不得已的情况下,也只好采用暂估流程.

5.4 对月底退料的麻烦的对策

对于这种情况,一般来说,企业可以先估计一个价格,先以这个价格下单,然后再在恰当的时机修改价格.但是,有些用户害怕变更麻烦,所以宁可在下单的时候先不审核采购单,等价格确定后再修改价格,然后审核采购单.这不是很合理.一方面,可能在原材料入库时,价格还没有确定,而采购单没审核的话,入库单就无法开;另一方面,在采购单没有审核的情况下,采购单可以被随意的更改.无论是有意的、还是无意的更改,都具有风险.考虑到ERP这种情况,就可以让企业在月底成本结转作业运行前,把当月完工订单的余料及时退回给仓库.

5.5 加强财会队伍的建设,提高财务人员的素质

(1)加强对内控制制度的认识,提高对内控制的意识,财务管理涉及到企业生产经营的各个环节,贯穿于每一项经济活动中,应有一套完整、严密、可操作的规章制度.通过这些内控制度的建设,才能防止和避免生产经营中的偏差及制止营私舞弊行为.(2)提高财会人员的业务水准,规范会计工作秩序.把好用人关,是实施企业内部控制的重要条件.(3)建立和加强监督机构,充分发挥其作用,对企业财务管理基础工作的检查考核要从细微处起,应建立健全分析核算制度,以达到人、财、物的合理配置和有效使用.

6.结束语

以上对中小企业财务管理相关问题的论述,我们可以看到ERP在中小企业财务

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