本站原创摘 要：随着我国信息技术的飞速发展,信息化管理理念逐步应用到高校财务管理领域,并发挥着越来越大的作用.文章从高校财务管理信息化的重要意义出发,对信息化具体实施过程中的难点进行深入分析,对存在的难点问题给出相应的意见和建议.
关 键 词 ：高校 财务管理 信息化
中图分类号：G475
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2014）02-129-02
当前,随着财政体制改革的深入,政府集中采购、国库集中支付制度和公务卡结算制度在高校的推行,表明了政府对财政资金流向的监督更加严格.同时,随着计算机、网络技术、通信技术的飞速发展,内外信息使用者对信息的时效性、准确性、信息公开的范围要求更趋多样化,高校原有的财务管理模式已经不再适应现阶段的要求,这在一定程度上加速了高校财务管理信息化的步伐.
一、高校财务管理信息化建设的意义
21世纪初,我国学者对信息化的研究开始从技术层面转向管理方面并向高校管理延伸.近年来,信息化对财务管理的促进作用日渐显著,各高校也认识到提高财务管理信息化的重要意义.
1.高校财务管理信息化,能够提高管理效率和水平.高校通过基础的数据平台,财务部门与其它职能部门、院部间的数据充分的交流,信息呈现双向交流的特点,这就减少了多头、重复录入数据和交叉传递信息的繁琐工作,节省了人力成本.负责学生管理的各职能部门往往都有共识：学生管理时往往存在信息不对称,交叉工作比较多.这种情况下,通过搭建统一的网络平台,学生的相关数据传输到共享数据库中,相关部门管理人员在授权情况下可以快速提取学生相关信息,避免了重复工作.例如,在学生学籍异动时,财务处可以根据数据平台查询学生异动信息,及时学生退、休学和学费清退和补交手续,大大节省数据提取和整理时间,提高了办事效率.通过网络平台,实现交费与学生注册直接挂钩,学生交费信息即时反映在教务系统管理模块中,加快了部门间沟通的速度,在一定程度上,也可以改变过去单个部门“各自为政”,“本位主义”现象,促使学校管理水平的提高.
2.高校财务管理信息化,便于信息公开.实现高校财务管理信息化后,可以实现部分业务的自助化怎么写作.通过授权,学生可以通过校园网或外网及时查询学费交费情况、课程安排；教工可以按照程序提交报销申请、自主打印工资条、查询科研经费的使用情况；各职能部门领导可以及时查询预算经费的使用情况,合理安排部门经费使用进度；学校领导可以查询财务、人事等重要部门相关数据,实时掌握学校总体财务、人员、学生情况,为最高决策提供直观的数据支撑.
3.高校财务管理信息化,有利于主管部门有效监督国有资产.高校作为事业单位,其资产从申请购置、开始使用到资产处置,都需要接受主管部门的监督.高校与主管部门之间信息技术平台的搭建,可以更便于主管部门掌握资金流向,加强对国有资产监管,更有力于国有资源的合理优化和配置.
二、信息化实施中的现实困境
1.财务管理信息化涉及范围广,在高校内部推行阻力大.财务管理信息化几乎涉及到高校的所有部门,各院部、行政部门都要纳入到信息化系统中来,实现真正全面的信息化管理.每个部门都有固有的工作流程,信息化标准不统一,这就要求打破原有的模式和原有的系统,建立一种新的信息整合系统.原有的数据信息在导入新的系统中存在一定的难度,有的甚至在技术上无法实现对接,这就会产生两个系统并存的现象.
大量的资金投入,使得信息化在资金本来就不足的单位难以开展.同时,信息化管理系统是一个长期的、逐步完善的过程,对于信息化管理带来的便利,在短期内不可能凸显出来,因此也就要求需要领导层有高瞻远瞩的眼光,能够坚定不移地开展下去.
2.缺乏财务管理信息化方面复合型人才.财务管理信息化实施过程中必然会存在技术上和业务上不可预见的问题,这就需要一批精通网络维护、软件开发等方面的综合性会计人员,但是这方面的复合型人才往往也是大部分高校来说是欠缺的,从现有机构人员情况来看,不可能通过短期的培训和大量的引进实现的.
3.信息化要求打破传统财务流程,实现流程再造.信息化体系下的财务管理流程打破了以往的管理方式模式.例如报销业务中,将数据采集等基础工作转移给了报销人员,报销人员通过授权,查询相关预算经费余额,根据系统提示项目内容将基础信息录入系统,相关领导根据授权对业务进行网上审批,等待财务人员审核、网上付款.公务卡支付改革后,业务人员通过公务卡消费,财务处通过财政授权支付系统还款,简化了以往的流程,也规范了管理.学生通过网上银行或支付宝等平台交费,财务人员依据银行到账信息即时完成交费处理.
这些变革,是史无前例的,是财务管理流程的再造,因此,在变革之初就需要充分考虑各个环节可能出现的问题,这也是财务管理信息化的重中之重.
4.网络安全问题,难以很好的解决.当前,互联网“安全性”不容乐观.网络安全形势严峻,财务信息存在安全性的隐患.可能会出现未经单位授权,他人有意的破坏或者篡改数据,或者将数据窃取,另作他用的行为.由于数据的安全保密性差,会对高校造成重大的损失.
三、对策建议
1.更新领导管理思想、创新管理理念.在信息产业占主导地位的时代,高校的管理也需要与时俱进,高层管理者的理念也需要不断的创新.上级主管部门也应该通过各种方式鼓励这一变革,制定相关的信息化管理规划.通过组织会议或是高校领导培训班的形式,邀请成果突出的高校介绍信息化平台先进管理经验,鼓励高校积极尝试,勇于创新,并给予高校相应的资金支持.
高校财务管理信息化是一个系统性的工作,需要全校各相关部门共同参与,高校领导应该以身作则、率先垂范,积极做好动员工作.
2.建立适应信息化建设的组织机构.财务信息化建设不单纯是管理技术的一种突破,也是学校内部组织机构逐步转变的过程.这就需要打破陈旧的机构观念,建立起适应财务管理信息化的协同合作组织架构.高校的党政负责人应当充分认识到机构调整对于实现真正意义上的信息化建设的重要作用,加大组织调整力度,切实做到组织机构的扁平化、无边界化,这样才能保证各种数据都能够借助于财务信息化这一手段来实时共享.
3.加强网络安全管理.在财务网络接入校园网后,要多方面加大对信息安全的考虑,高校要加强信息安全建设的力度,为信息化建设提供良好的环境.一方面要重视信息化系统物理安全问题,通过一定措施保护计算机网络设施、软件免受自然灾害和人为错误操作导致的极其严重的破坏.另一方面在技术层面,通过制定安全访问策略、建立病毒隔离体系、多级访问控制和数据库异地备份等手段,保护信息化系统的安全.
另外,建立起包括计算机系统使用管理规定、网络系统管理员、安全员和各业务操作人员计算机管理规定等内部控制管理规章制度,遵循不相容岗位相分离的原则,严格岗位责任制.通过培训班或是会议的方式,加强对用户的安全意识和操作技能的培训.学校应当成立信息安全领导小组,并明确其职责和工作制度,要制订安全事故处理程序、应急计划.