本站原创[摘 要 ] 随着全信息化时代的到来,信息、档案等的规整、工作已经再也离不开信息化管理了,当然高校内部的财务档案管理也离不开信息化技术.高校档案信息化管理的最大好处就是更便捷、更安全、更容易被使用,在财务档案信息化管理模式的建设过程中避免不了会出现一些问题,而档案管理者就要根据当时的具体状况具体分析,并从中找出解决方法和对策以便使信息化档案管理制度更全面、更完善.
[关 键 词 ] 财务档案；信息化；管理
[中图分类号] F232；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0025- 02
信息化管理制度自从被引入至今已经有诸多成功案例,但是在高校之中对内部财务档案工作引入信息化管理制度,还因为进入时间晚、各高校的具体情况不尽相同而产生许多不可避免的分歧和问题,要想合理、科学的解决在财务档案信息化进程中出现的问题各大高校的财务工作者还应该具体情况具体分析,利用制定管理规则、管理制度等有效手段完善信息化管理体制,减少客观因素在建设财务档案信息化建设过程中产生的影响.
1.高校财务档案信息化管理的主要特征
建立高校内部财务档案信息化管理制度是指在高校之中利用现代信息化手段对财务档案进行收集、整理、利用、管理、储存工作,使财务档案的调用方便性大幅度增加、储存量大幅度提高、利用使用率大幅度加强,使传统的纸质文书、馆藏文体变成符合当下形式的电子文件,从而配合当代经济体制发展的步伐.综合以往高效财务档案的管理工作和近些年来档案电子化管理过程中总结出的经验,财务档案电子管理化在建设之中应注意以下2个方面.
1.1 加快财务档案管理信息化进程
要想成功地从传统档案管理方法过渡到现代化的信息化管理方法,我们应从建立完善的数据库和保持数据库中文件的完整度两方面入手.首先是建立完整的信息库,这是一个任务量大且需要细心的工作,在对原有财务档案进行扫描、录入、转移工作需用到相应的设备,在操作过程中应注意保持原档案的完好程度；其次保持数据库中文件的完整度,我们就录入等过程做到仔细,对录入人员执行严格的行为规范,使原档案数据不缺失不改变；另外对录入完成的数据进行分类也是录入工作中需着重注意的,合理的档案录入分类能使之后的档案调用工作开展得更顺利,但其前提必须是合理科学的设定录入分类.
1.2 加强对信息管理基础设备的建设
信息化的档案管理工作是一定离不开现代化的电子设备的,尤其是像财务档案这样具有保密性的档案管理工作,完善的基础设备是开展工作的基础.在财务档案管理信息化设备完善过程中我们应该注意以下3个方面：①硬件储存设备,硬件是计算机最重要的组成部分,档案的信息化管理的储存、调用等工作都是以硬件为基础的,尤其是对信息的储存就更要依赖硬件储盘了；②软件,合适的软件则是档案可以被调用的主要途径,在使用、调出、查找工作中选择正确的软件系统可达到事半功倍的效果；③这是针对于像财务档案这样保密性强的档案,在对管理信息化过程中要对其设、留备份,使用和存储中起码要有两套不同的,此类文件需对其做严格的保密和内部限制处理.
2.高校在财务建设信息化管理工作进程中存在的问题
2.1 没有明确的建设目标
就目前高校财务信息化管理改革进程来看仍存在不少问题,没有准确的建设目标就是其中比较明显的问题,其中许多高校的领导者对信息化管理模式的不重视、害怕在信息化管理建设过程中花费巨大的财力物力,导致财务档案信息化进程缓慢,在高校内无法形成统一的响应体系,思维模式仍停留在老方法中,以至于信息化管理进程停滞不前.而在另一些高校之中,信息化管理确已开展,但在其内部没有形成完善的体系、良好的响应模式,甚至没有明确的工作分层管理制度,导致其信息化进程缓慢.
2.2 建设工作中人手不足
在我国高校财务档案信息化建设工作中另一个棘手的问题就是没有足够的高素质人才,在高校的财务档案信息化改革进程中,一方面因为需要录入的财务档案基数大,录入过程繁琐复杂、任务量大,另一方面我们没有足够的人手,有的学校甚至利用学生来帮助录入,由于财务档案中数字较多,对数字的准确度要求高,虽然能完成录入工作但无法保证信息的准确性.这样看来我们急需既能录入信息又能对信息平台进行操作的人才,而且需求量大,这就导致了建设工作中的人手不足.
3.高校财务档案管理信息化的建设政策
3.1 成立素质较强的领导组和工作组
高校财务档案管理信息化的建设工作中是离不开领导组的带头作用的,要使领导组充分认识到建立财务档案信息化体系的重要性,并积极带动全校建设信息化的积极性,合理增加和调派人手,定期对员工进行职业化培养.在工作组的组建过程中我们应注意到信息化管理的特殊性,不应将录入和操作过程分开,从学校员工内部选出适合的人才,并对其进行定向培训,使之成为信息化建设工作之中多用型人才.在信息化建设工作中我们应着重注意对人才培养,使其具有先进的管理意识和较强的现代化设备操作基础,进而在信息化建设和应用过程中有自主创新的可能.
3.2 建立有效的管理制度和统一的规划标准
建立完善的管理制度是开展一切工作的前提,我们在建设之初就应该明确建设目标,在建设过程中就应该本着分组建设、分层建设、分类建设的基本政策,对执行政策、操作行为、人员工作内容制定严谨的体制规范,形成条文并赋予其法律执行力度,针对财务档案的保密性增强对其安全情况的监控制度,并成立专门的监控小组对内部网络情况进行实时监控.
4.总 结
在当前全球信息化进程日趋完善的今天,管理信息化已成为了管理工作的必然方向,在高校的财务管理信息化建设工作中建设人员怎样在没有经验的基础下探索合理的方向与方法,制定相应的政策和规定,并在建设和工作过程中不断使其完善,直到确立自己的管理信息化的建设方法,能否突破这个难点,成功制定适合本校的财务管理政策是高校能否适应信息时代的考验之一.
主要参考文献
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