本站原创摘 要 ：通过对查新整个过程中,查新员与委托人所需要采取的沟通方式和沟通内容进行分析,探讨查新员与委托人的沟通在整个科技查新活动中所起的作用.
关 键 词 ：科技查新；查新员；沟通；委托人
1引言
科技查新是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作,它以文献为基础,以文献检索和情报调研为手段,以检出结果为依据,通过综合分析,对查新项目的新颖性进行情报学审查,写出有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告.正是由于科研工作的多学科性以及查新工作必须针对某一特定的研究课题创新点的特殊性,导致查新过程中,由于查新员与委托人双方在专业背景、学历水平、检索水平、表达水平等条件的不同,查新的效率和质量也有所不同,因此,从查新委托与受理之时就开始与委托人保持良好畅通的沟通,是保证查新效率和质量的前提条件.
2沟通交流的方式
查新一般包括咨询、正式委托、文献检索、撰写、审核、出具报告、归档、随访几个阶段,沟通也应该始终贯穿在所有阶段当中,只是方式略有不同,在查新的咨询阶段,沟通可采用或网络等形式,因为通常在这一阶段,委托人一般只是针对查新的流程、费用等提出疑问.委托阶段则是需要重点沟通的阶段,在这一阶段,查新员和委托人必须就查新项目的技术路线、查新点等进行交流,并签订查新合同,这一步是关系到整个查新能否顺利进行的重要一步,最好的沟通方式时查新员与委托人面对面进行沟通,其次也可以让委托人委派其课题组成员或了解其课题的学生进行沟通,而如果委托人是外地或外省的,尽量通过或网络视频等方式进行沟通,这也是效果最差的一种沟通方式.在文献检索、报告撰写、出具报告、归档等后续几个阶段中,为节省委托人时间,可主要采取、、电子邮件等方式进行交流,这几种交流方式由于交流的内容针对性强,操作方便,是查新后期常用的几种交流方式.
3沟通交流的几个阶段
3.1咨询阶段 查新项目（特别是立项类）往往是科研主管部门要求在一段时间内集中申报、,容易造成项目"扎堆"委托的现象[1],面对这种情况,通常委托人都心情都比较焦急,希望查新报告能"立等可取",也有的委托人因为第一次申报课题,不了解查新目的和流程,认为查新不过是走过场,或认为查新员不能为他的项目保密,从而拒绝提供项目的任何资料.在这一阶段,查新员应该为委托人详细介绍查新的目的以及流程,大致了解查新课题的基本情况,如：课题查新是立项还是报奖、需要出具的查新报告还是检索证明、查新报告需要完成的时间、委托书如何正确填写、委托人的、查新费用等事宜[2],让委托人意识到,查新是一项非常严谨的工作,需要查新员与委托人的共同努力才能完成.
3.2正式委托阶段 当委托人决定要在查新站开始正式查新以后,就必须向查新站提交项目申请书或成果鉴定申请,并与查新站签订查新合同.在这一阶段,查新员与委托人的沟通是整个查新环节中至关重要的一环,沟通的内容包括查新项目的科学技术要点、项目查新点、检索关 键 词 三个方面.其中,科学技术要点作为项目开展的主要过程和步骤,是整个项目的骨骼部分,但是又不等同于项目申请书的所有内容,委托人应当采用简洁、概括的语言对所要查新的项目进行说明,包括项目所属的技术领域或研究领域、国内外同类科学技术和相关科学技术的研究背景和发展趋势、要解决的技术或理论问题、采用的技术方案或研究方法、主要技术特征或达到的研究水平及应用等情况,而部分委托人因为图省事或持无所谓的心态,要么将项目申请书的研究内容全盘复制,要么只通过一两句话写上自己课题的新颖点,这个时候,查新员就必须耐心的与委托人应当填写的内容进行讲解,并让委托人简要复述自己的技术路线,并对不懂的地方提出疑问.
在了解清楚委托人的技术路线以后,接下来就是根据委托人的讲解,提炼查新点,查新点是委托人申请的项目与其他项目不同的地方,是整个查新过程的灵魂所在,查新点提炼的正确与否,直接关系到后续的文献检索以及报告的撰写.在这一点上,有的委托人不懂如何填写查新点,甚至将"检索XXX技术的国内外研究现状"这样的文字写入查新点,有的委托人无法说清自己的项目与其他项目的区别,只能用"技术先进"或者"观察全面系统"这样的词来描述,还有的委托人认为查新点越多越好,将一个大点分成好几个小点.遇到这样的情况,查新员需要不断与委托人进行交流,挖掘出其项目的新颖点,并帮助其判断能否作为查新点,例如,将"XX国内外研究现状"这样的查新点去掉,将"技术先进、全面"这样的查新点修改,详细写出该项目采用了哪些方法、观察了哪些指标从而得出结论,将几个查新点精炼为1～2个查新点等,最终,与委托人在查新点的确认上取得一致意见,并将其写入查新合同中.
在检索的关 键 词 上,查新员需要了解委托人所提供的检索词及中英文写法,向委托人询问是否还有同义词或俗称,根据委托人提供的词进行筛选和甄别,去掉极不常用的词以及拼写错误的词,另外,查新员还应该自行查阅相关文献,查验是否还有其他相同词汇,并与委托人沟通是否能够采用,笔者就曾经遇到委托人提供的"破骨细胞分化因子"一词,有ODF、OPGL、RANKL、TRANCE多种英文缩写,但委托人仅知道ODF一种形式,经过笔者与委托人沟通,并提供其他几种缩写的出处后,委托人知晓并认可使用以上几种缩写进行检索.
3.3文献检索阶段 查新员了解整个项目的技术路线,并确定查新点及检索词后,就进入文献检索阶段,在这一阶段,由于课题的难易程度不同、国内外研究情况的多少不同、查新员专业背景的限制,导致在检索过程中通常会遇到检索结果过多或过少甚至完全不相关的情况,要在短时间内吃透查新项目的科学技术内容,制定出准确的检索策略,查新员必须与委托人进行深入的沟通,对课题作进一步的了解,然后作出相关的判断[2],查新员可采取边检索边与委托人交流的方式,这样可以使检出文献是否相关以及检索的方向是否正确,得到及时反馈,如果委托人不在身边,查新员可将检出的文献发送给委托人,如果委托人实在没有时间,查新员还可以查阅委托人提供的参考文献,将这些文献使用的关 键 词 与自己使用的进行对比,根据实际的检索情况,反复推敲、修正与完善检索策略. 3.4报告撰写阶段 报告撰写的好坏,将直接影响到查新报告的质量,在这一阶段,通常查新员会忽略两个问题,一个是相关文献的挑选,另外一个是查新结论的撰写,均没有委托人的参与.在相关文献挑选方面,一部分委托人会非常重视,因为查新报告的相关文献,直接反映了该课题的国内外研究现状,而这些现状在项目评审专家眼中,是关系到该项目是否获得批准的重要砝码,所以,委托人通常会比较关心相关文献数量的多少,以及相关程度的大小,笔者甚至遇到过委托人对查新报告中的密切相关文献和主要相关文献的判定提出明确要求,而不同查新员往往由于自身专业背景、对课题的理解以及逻辑思维的不同,对文献的相关度判定也不同,在这一点上,笔者认为,在文献挑选阶段,应该与委托人共同协商,确立一个挑选相关文献的标准,在此标准下挑选相关文献.
查新结论是对课题给出的一个综合性评语,是查新报告的核心内容之一,也是查新用户、课题评审专家和科研主管部门最关心的内容之一.对于所查新课题评价出的质量好坏、水平高低,将会直接或间接影响到专家的评审结果和卫生科研主管部门的最终决策[3].通常委托人都希望见到自己的查新结论为"该项目具备新颖性"或者是"该项目国内外领先水平"等字句,在这种情况下,查新员要引导委托人对查新结论有一个正确认识,即查新结论的实质是从文献情报学角度对查新项目作出的新颖性评价,必须准确有据,客观反映查新项目的真实情况,但查新结论不是全面的成果评审结论,不能代替专家的作用,它有自身的要求和特点.2013年颁布的《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》明确规定,查新结论是查新报告的核心部分,应对查新点的新颖性作出判断,文字表述应当客观、公正、准确、简明、严谨.结论仅能从检出的文献当中进行归纳总结,且不能对项目的新颖性做出判断.对确具有新颖性的查新点,应说明其与相关文献的区别；对不具有新颖性的查新点,应说明其与相关文献相似或相同的理由；对未能检出相关文献的查新点可使用"未见报道"加以表述.但是,在申报奖项或立项的项目中,达到全面创新的毕竟是少数,大多数是部分创新.这部分创新是指其研究对象或研究方法或所采用检测方法或观察指标等与以往研究不同的部分,正是这些与既往研究不同的部分才是该项目研究的核心和特色所在,这也是沟通的关键之一[4].查新员可在报告结论写好以后,将其发给委托人阅读,看其是否存在常识性错误或技术描述上的错误,也可与委托人共同探讨结论的写法,可在客观、公正的原则上,满足委托人在结论语言描述上所提出的合理要求,但要注意不可过分强调甚至夸大课题的新颖性,也不可省略甚至回避与其他课题的相同部分.
3.5审核阶段 审核阶段是一份报告能够正式出具的最后阶段,在这一阶段,查新员通过与委托人的沟通、文献的检索、结论的撰写,已经对课题非常了解,而审核员一般对需要审核的报告,是比较陌生的,而审核的时间一般只有1天甚至半天,要在如此短的时间内了解课题全貌,并对报告使用的检索式对检出文献进行验证,还要对报告的结论表述进行审查,同时对报告的文字、标点等细节进行检查,其中如果少了查新员与审核员的沟通,会影响审核员的审核效率.沟通的重点包括项目的技术路线、相应的名词术语、制定检索式的思路、挑选相关文献的标准以及结论的表述形式.
3.6出具报告、归档、随访阶段 报告出具并交予委托人以后,委托人在报告交付当日及以后的时间内,都可能对报告提出疑问,查新人应该耐心地对疑问点进行解释,并且还应该在后续的随访中对委托人的项目是否申请成功、对查新报告是否进行过利用等进行统计和调查,接收委托人对于查新报告的意见和建议,建立与委托人长期联系的沟通渠道.
4重视非语言沟通
非语言沟通是相对于语言沟通而言的,是指通过身体动作、体态、语气语调、空间距离等方式交流信息、进行沟通的过程.在沟通中,信息的内容部分往往通过语言来表达,而非语言则作为提供解释内容的框架,来表达信息的相关部分,也就是通过身体动作、体态、语气语调、空间距离等方式交流信息.在查新的各个阶段与委托人沟通时应该注意,在注重语言表达的同时,查新员还需要注意与委托人沟通时的语气要平和,讲话应不紧不慢,体态要不卑不亢,面对面谈话时应与委托人有眼神上的交流,对委托人的讲解应及时给予回应,同时,在交流的全过程应该保持微笑,做好非语言上的沟通,能够很大程度上弥补语言交流不畅所带来的负面影响,减少查新员和委托人之间的误会,拉近双方距离.
5结论
由上可以看出,一份高质量的查新报告,不仅仅需要查新员的深耕细作,还需要在查新的各个阶段与委托人共同交流,让委托人参与到查新中来,使得保证查新质量的同时,也让委托人了解查新工作的整个流程以及查新报告的严谨性、和客观性,使得查新员能在最短的时间内做出使委托人、查新员、报告接收单位三方都满意的高质量的查新报告.