事业单位档案管理信息化建设问题

【摘　 要】 随着电子政务的不断推进以及信息化发展战略的提出,加强事业单位档案管理的信息化建设已经成为档案管理工作适应时代和社会发展的必然选择.文章主要探讨事业单位档案管理信息化建设问题,具有一定的参考意义和启发意义.

【关 键 词 】 事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)04-179-01

一、引言

当前,社会信息化加速发展,企事业单位的科研、生产与管理活动也进入了信息化建设时期.网络化和信息化已然成了社会发展的重要趋势,也是企业事业单位实行现代化管理的方向.在这种形势背景下,事业单位档案管理信息化建设则成了顺应时怎么发表展的必然选择.本文主要以此为主题展开探讨,具有一定的参考意义和启发意义.

二、事业单位档案管理信息化建设的现状

具体而言,事业单位档案管理信息化建设存在的问题主要表现在以下几点：

(一)对档案管理信息化建设工作不够重视

从目前来看,事业单位的领导层不够重视档案管理的信息化建设,没有意识到它的重要性.于是出现了在实际工作中疏于管理和指导档案管理的现象.人员缺乏和经费投入不足等问题也普遍存在.对于事业单位自身发展所形成的真正有价值的档案也不够重视,开发利用度不高,这些现状都导致事业单位档案管理信息化建设的进程.

(二)档案管理信息化建设缺乏针对性

现阶段,不少事业单位是聘请软件公司来从事本单位内部的档案管理信息化建设,但是这些软件公司不熟悉事业单位的特点、管理特色和业务流程,所以他们采用拿来主义,照搬套用同一种模式来建设档案管理信息化,这样的现状就导致软件公司所设计的信息化系统缺乏实用性和针对性,使用效果不是非常理想,有碍于档案管理信息化进程的顺利推进.

(三)档案管理人员跟不上信息化建设的进程

我们都知道档案管理工作是一个专业性很强的工作,要求档案工作人员要具备系统的档案管理专业知识,还要了解本单位生产产品技术方面的知识.另外,随着计算机的日益普及,这对事业单位档案人员的业务素质也提出了很高的要求.然而,目前事业单位的档案管理人员一般以兼居多,他们的档案知识不够全面,对计算机技能也不甚了解,这样的情况使得他们远远跟不上档案管理信息化建设的进程.

三、如何推进事业单位档案管理信息化建设

(一)事业单位领导层要充分重视档案管理信息化建设

企业发展首先靠领导,所以事业单位的领导层首先就要从意识上重视档案管理信息化建设.首先,要投入足够的资金支持这项建设,为信息化建设保障物质基础.其次,要树立事业单位信息化的理念.虽然档案信息化建设需要比较大的投入,从计算机、扫描仪、打印机到复印机以及网络系统等设备都需要一一配备,但其能促进事业单位的可持续发展.所以,事业单位领导要放远眼光,积极促进档案管理信息化建设.

(二)加强各类档案信息化设备的添置

档案管理信息化建设工作是一项复杂的系统工程.所以事业单位的档案装备要齐全,不同载体、不同门类的档案都要科学、有序的摆放.此外,还要积极推进档案全文数据库的建设,有条件的单位要对各种类型的档案进行数字化录入和管理,尽快实现档案的电子化查询,提高利用效率.

(三)完善电子档案的有序管理

作为事业单位档案管理信息化建设的核心要素,确保档案信息的完整性和安全性必须引起档案管理人员的重视.所以,事业单位要制定有关电子档案的管理规范,要求所有员工严格遵循,保障档案信息的安全性.对于有保存价值的电子档案,还要保存相应的纸质文件.双管齐下,确保档案信息的保密性和安全性.

总之,事业单位档案管理信息化建设是一项系统工程,档案管理人员还要不断提高自身的管理素质,一方面,要学习有关档案管理的理论知识和技能,增强理论素养,另一方面,还要学习有关计算机、网络等方面的知识,调整心态,与时俱进,并使事业单位的档案信息得到最大的开发与利用价值,以满足事业单位可持续发展的最大需求.