本站原创摘 要 简要介绍了ERP系统数据收集组织及编码体系的制定与完善,阐述了数据收集过程中遇到的难题及解决办法.
关 键 词数据；收集；管理；导入
中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1671―7597（2013）031-172-01
1.概述
宣钢ERP系统采用德国SAP ECC 6.0系统软件,2009年11月甩掉物料账,数据工作是ERP项目的核心工作之一.在实施ERP系统之前,每个部门的业务流程均拥有各自定义的数据,这些数据没有统一和科学的规则,系统实施后通过集成来体现其价值.主数据主要包括物料主数据、客户主数据、供应商、条件主数据等.数据工作的效率和准确性对ERP项目的成败至关重要,为此ERP 项目部专门成立了数据组,主要负责ERP 系统数据的收集、检查、整理和数据导入工作.
2.数据收集组织
任何企业ERP项目的运行,都是架构在数据的坚实基础上.我们常说物流、信息流、资金流“三流合一”,数据是贯通系统的血液,正确的数据将信息传播到整个企业,其中数据共享是一个非常重要的功能,我们可以去优化各种业务,提高企业的管理水平.然而,在实际应用中,这些数据的规范性、准确性、完整性、及时性普遍存在问题.一方面是由于ERP 项目之前采购部门比较分散,而且大多数业务都停留在手工方式上进行管理,数据往往存在口径不一致、冗余、不规范等现象,很多数据标准的制定是以部门为单位进行管理的；另一方面,手工管理方式与ERP管理方式存在差异,如：手工方式下产品未按批次进行管理,而ERP中产品物料是按批次进行管理的.ERP系统的基础数据量大面广,涵盖了企业各个方面的信息,从会计科目、供应商客户信息到物料主数据、产品结构数据、工艺路线、作业类型等等,范围十分广泛,而且数据量非常大,需收集整理几百万个数据项,组织难度大,一般需要多个部门协调配合.
2.1 数据收集模板制定
数据收集过程中模板的制定非常重要,模板制定既要满足未来系统的要求,还要方便数据收集可操作性.首先根据系统实施方案设定的业务内容及范围确定数据项,为了更加准确与系统中数据对应,所设置项目应与系统数据表中一一对应.
2.2 数据收集整理
ERP系统的运行,需要大量的基础数据支撑,在有限的时间内把数以万计的成品、半成品、原料、材料、备品备件等基础数据导入数据库,并且做到准确无误,这是ERP项目实施面临的非常艰巨和迫切问题.为了ERP的按时上线提供可靠保证,为了保证收集数据格式的统一及为数据收集提供了一个可靠的、高效的收集平台,我们编制了ERP数据收集管理系统,使ERP项目部及有关部门能准确、快速地掌握这些数据.
系统具有智能模糊查询功能,检查上报数据的规范性和正确性,检查重码,过滤不可显示的控制代码等,支持多个关键字输入查询,输入不论前后,分隔不论多少系统均可能通过智能算法查询到结果,避免了大量重码及无效数据,对于提高SAP前期数据收集质量起到非常大的作用.并在ERP数据收集期间,通过该系统发布了大量的物料编码及标准价,有效减轻SAP运行负担.通过该系统实施,促进了公司物料管理不断规范、完善,极大地减轻了二级厂矿单位在ERP上线前期人员的劳动强度,提高了工作效率.数据收集系统的编制,使ERP数据导入提供了有力支持,为ERP按期上线提供基础性的技术保障.
2.3 数据导入
数据的导入基本上采用BDC导入进行的,其方法是通过操作SAP系统中处理的步骤将其录制下来,然后读取整理好的文本数据文件,对应到操作步骤上,需要说明的是如果原始的数据如果出现格式错误或数据类型错误等都会使数据导入中断,要进行重新操作.
3.数据管理体系
ERP数据管理体系是通过多次研讨分析,经过较长时间的实践和改进逐步完善建立起来的,目前,基本形成了较为完善的管理体系,有效地避免了描述重复.
3.1 完善物料主数据维护流程
ERP实施期间由数据组制定产成品、半成品、原料、材料、备品备件、供应商、客户了数据收集管理办法和流程,进行数据的收集整理和维护,甩物料账后,ERP项目部成立运营监管小组,负责ERP系统静态数据和数据故障的管理,对静态数据和动态数据维护、变更、修改业务进行受理、审批、备案,并通知责任单位进行处理等；负责动态数据的监控、备案等；按制度执行考核.
3.2 采用技术手段完善管理
对于几十万个物料数据,新增物料只靠单一通过加强管理来杜绝描述重复还是不够的,我们还编写许多有关数据管理方面的程序,来检查数据维护的合法性和完整性,并开发了一个模糊查询程序,有效地控制了描述重复.在新增物料前要对新增物料描述进行查重检查,查找过程中对物料描述数据格式进行转换,如：大小写、全角半角等自动转换对比.
4.物料编码体系
在ERP系统中,通常查询信息的方式有多种,如按照名称、编码或其它方式等.数据编码并不总是方便于查询的,全息化的编码导致巨大的工作量；同时也不有利于我们使用者记忆,尤其是把原有系统或部门内部使用的旧编码转换为新编码,往往使人难以记忆,因此一般不要把主数据的属性含义设置在编码中,让编码编制简洁高效,并具系统性、科学性、兼容性、可扩展性.主数据编码应充分考虑到将来随着实际业务的需要系统里的数据会新增加或变动,同时注意编码采用过多的位数也将导致复杂化.
主数据编码是数据标准化的基础,宣钢ERP编码体系主要包括了原材料物料编码体系、半成品编码体系、钢材成品编码体系.SAP软件中编码统一使用10位数字编码,编码规则采用的是赋意混合编码方法,即“类别+中类+流水码”,其中类别中前2位数字代表大类,按照产成品、半成品、原料、材料、备件等共分为44个大类,中类分类是根据物料的外观或形状等差别定义了不同长度的区分代码.例如：钢材产成品编码采用：物料大类（2位）+中类（1位）+流水码（7位）,前2位表示是成品钢,第3位分别用0、1、2、4、6、7表示圆钢、钢筋、线材、带钢、槽钢、角钢.
5.结束语
ERP系统实际运行过程中,后续数据的维护和优化仍是数据维护人员一项艰巨的工作.只有保证每一次数据维护得规范、准确,才能保证系统里完整数据的规范和准确.所以说企业要在数据管理中建立明确的责任制度,一般是专人负责,在数据创建申请、编码、维护、应用等操作的各个环节上都要保证才能使数据准确、完整.