本站原创摘 要在对湖北地区高校图书馆印刷型文献存储现状开展调研的基础上,分析了其中存在的矛盾与面临的困境,提出针对低利用率文献构建合作储存体系是解决空间问题的最好尝试；分析了湖北省高校图书馆低利用率文献合作储存的运行机制,提出了区域集中储存和学科分布储存两种合作模式,并提出解决地区高校图书馆文献存储空间匮乏的对策,及高校合作储存库模型构建和运作的方法.
关 键 词湖北省 高校图书馆 低利用率文献 合作储存 运行机制 模式
1.引言
长期以来文献储存空间一直是制约高校图书馆发展的一个重要因素.虽然复合图书馆背景下数字文献的迅速增长及馆藏数字化在一定程度上缓解了图书馆储存空间的压力,但纸质文献入藏量依然以逐年上升的趋势在压缩图书馆馆舍剩余面积.与此同时,随着高校图书馆管理理念的演变与怎么写作功能的延伸,图书馆被要求释放出更多的空间用于建设信息共享空间、学习空间以满足师生学习、科研要求.湖北省高校云集,截至2012年5月10日,经教育部审批或备案的普通高等学校有96所,其中部委属高校8所,省属本科高校32所,高职高专学校56所,另有独立学院26所,成人高等学校7所.近些年来随着这些高校招生规模的扩大,为了满足教育部评估要求,各校纷纷加大文献购置经费投入和文献采购力度,导致了馆藏文献急剧膨胀,同时随着馆藏文献老化速度的加剧,各馆都积累了大量鲜有读者使用的文献,因而文献储存的空间危机日益凸显.为了寻求解决这一普遍存在问题的途径,笔者对省内15所高校图书馆（其中部属高校7所,省属高校8所）开展了调研,并在此基础上对湖北省高校图书馆低利用率文献合作储存开展了探讨和研究.
2.湖北省高校图书馆纸质文献储存现状
2.1 馆舍面积增长与馆舍空间布局日益窘迫之间的矛盾
湖北省在“以评促建”政策的号召下,各类高校及其上级财政都对图书馆给予了经费上的支持和鼓励,从而使得进入21世纪以来,各高校馆都有足够的经费进行新馆建设或是馆舍扩建.在本次参与调查的15所图书馆中,13所为2000年以后扩建而成,其余2所于2012年开工扩建.另外,2010年全国高校图工委调查数据显示,全国506所高校图书馆建筑面积馆均2.19万平米,而这15所图书馆中有13个馆面积在平均值之上.可见,湖北省高校图书馆馆舍建筑现状比较乐观.然而与此相矛盾的是,根据对15所图书馆馆藏空间利用情况的调查,90%以上的图书馆阅览座位数量不够,未能达到2003年全国高校图工委制定的《普通高校图书馆评估指标（征求意见稿）》中阅览座位与学生数之比1：4这一指标,53%的图书馆认为藏书与读者阅览座位存在矛盾,而对于馆藏空间,依然有87%的图书馆认为“非常紧张”或“紧张”,73%的图书馆认为目前馆舍建筑只能在5年内满足纸质文献需求.显而易见,馆内空间布局的窘迫并未随着馆舍扩容而缓解,馆藏空间的紧张及其与图书馆其他功能的矛盾将会随着图书馆怎么写作理念的延伸而继续累积.
2.2 馆藏总量海量增长与馆藏有限保障之间的矛盾
作为图书馆购置经费的一部分,各高校馆纸质文献资源建设经费在近几年来也相当充足,年度文献增长率绝大部分都在3%以上,使得湖北省高校文献资源呈现逐年增长的兴旺态势,但由于底子较薄,即使经过多年积累仍有大部分馆馆藏总量未能达到教育部规定的指标.此外,据出版产业发展司统计,2009年中文人文社科、科技两大类出版总量达到24万多种,我国图书进出口公司可供外文学术类图书目录每年约为9万种,中文按每种2个复本计算,总量应达到48万册,加上外文图书年度总量约为57万册,而湖北省各高校年入藏量最多只能达到这一总数的33%.由此看来,尽管湖北省高校纸质文献资源海量增长,但其保障率依然不足,无论是回溯性补藏还是当年新书采购,未来各馆馆藏资源建设仍然有相当大的入藏需求,这将使馆藏空间的拥挤问题愈发严重.
2.3 大量低利用率馆藏与消极剔旧之间的矛盾
随着馆龄的增长和文献总量的逐年递增,各图书馆都不同程度地积累了相当一部分低利用率和零利用率文献,且随着时间的推移,纸本低利用率文献的绝对数将越来越大.国外调查显示,大型科技图书馆和公共图书馆的藏书中利用率较低的藏书占25%,而据统计湖北省高校图书馆的低利用率和零利用率文献占外借总藏量的比例绝大多数都在这一比例之上,并且馆藏基数越大,低利用率文献量就越大,有的甚至高达60%.如果图书馆对馆藏控制问题给予了足够重视,通过剔除知识老化的文献以保持储存空间与文献增长的平衡,通过吐故纳新以保持馆藏的活力,不但文献储存的成本效益将会大为提高,而且馆藏空间问题也会得以缓解,但由于受目前各级评估体系中藏量标准的影响,湖北省有的高校馆并未执行剔旧政策,未对低利用率文献进行逐年统计和处理,而进行统计的绝大多数高校对此类文献的处理办法是归入三线书库.后者虽然将高利用率文献与低利用率分开排架,但由于三线书库又非密集书库,因此也并没有从根本上解决馆藏空间拥挤问题.与此同时,执行剔旧政策也绝不是简单地将所有低利用率文献从馆藏中永久性地剔除,文献低利用率甚至零利用率不能说明文献本身没有利用价值,只能反映某一时间段内该类文献不符合读者的利用需求.因此剔旧虽然必要,但如果缺乏宏观保存策略,会致使大量长期有研究价值的文献处于不安全状态.
如此看来,各个高校图书馆大量积聚的低利用率文献处于两难境地：不剔旧,藏书空间不足,而且流通率高的书刊和流通率低的书刊混合排列,书库拥塞,致使读者文献检索查找困难,长此以往必然会降低文献整体利用率；剔旧又需顾虑剔除文献潜在的利用价值及馆藏总量的评估要求.对此,笔者以为,湖北省高校图书馆合作建立储存库是解决这一两难问题及上述种种困境,达到减负增效、节约空间、降低存储、管理和怎么写作成本目的的最好尝试.
3.湖北省高校图书馆合作储存运行机制研究
所谓合作储存,也就是多个图书馆有规划、有目标、有组织地集中或分散被视为冗余的、利用率低但具有潜在价值的出版物文献,以便在读者需要时提供给其他各类图书馆共同利用,作为图书馆本地馆藏的补充.1900年,哈佛大学校长埃利奥特提出了合作储存的概念,通过把馆藏中低利用率文献转移到储存库,可以达到控制馆藏增长、保存藏书质量不变或者缓慢增长的目的.1986哈佛大学图书馆率先实施了校内合作馆藏管理方案.近30年来,美国、加拿大、芬兰等国的大量实践更进一步证明,建立合作储存库处理低利用率文献是消除上述矛盾和担忧的重要方法.湖北省各高校图书馆在协商一致的基础上合作建立低利用率储存库除了能从根本上缓解库容压力,还能实现以下几个方面的效益：第一,可以完整、系统、永久地保存文献,既符合图书馆重视文献保存的传统思想,又消除了各馆评估压力带来的顾虑；第二,降低了个体图书馆保存和维护低利用率文献的管理成本,同时有偿转让闲置文献资源又可取得收益,可谓一举两得；第三,通过合作储存可实现多馆共享文献资源,拓展成员馆的虚拟馆藏,提高文献保障率及用户怎么写作能力；第四,将低利用率文献集中储存,并依托完善可靠的后续怎么写作,能够吸引更多用户利用这些原来相对低利用率的文献,形成文献聚合效应,满足用户永久性的文献需求.合作储存虽然好处良多,但与此同时它也是一项庞大、宏观、永久性的馆藏建设项目,一旦执行就不可中止.因此要保证其持续稳定发展,必须在建设之初即制定长远规划,综合考虑各方面的运行机制. 3.1 组建机制
合作储存作为一项涉及众多机构的复杂工程,需要学校、图书馆乃至政府机构等多方面的协调与合作,形成完善的合作储存体系.湖北地区高校聚集,并且地域分布广泛,要组建低利用率文献合作储存库,必须对以下几个因素进行统计分析和商讨：一是统计合作馆的数量,分析其分布状况,这些数据决定了合作储存的范围、规模,以及合作储存库实体建筑的选址；二是精确统计储存文献的现存总量,并预计其发展态势,这些数据决定了合作储存库空间估计和布局设计；三是确定合作储存的目标,选择储存库建设模式.合作储存目的何在,以集中、分散或其他何种模式运行,这在组建之初必须予以确定,并且目标决定模式,而模式又是整个合作储存大局和关键所在；四是资金筹措和后续投入途径.在组建之初,资金的筹措尤为重要.储存库作为永久性文献保存所在地,是低利用率文献储存的最后一道保障,对保存条件的要求远高于普通文献,从库房建筑、设备购置、人员配置到日常维护等都必须投入大量专项资金才能实现.国外合作储存项目发展的历史和经验也都说明,政府财政的干预和资助是实现建库规划的重要保证.湖北省高校图书馆财政来源多样,合作建库的首要条件就是要分别争取财政、教育部、地方政府、本校等多级财政的经费支持,并通过收取怎么写作费用和寻找企业、社会机构赞助等辅助途径以确保储存库的持续发展.
3.2 管理机制
3.2.1 合作馆的管理
建立合理有效的管理机制,督促各合作成员馆履行职责,分配其应得权益,形成良好的内外部管理环境,才能保证储存目标的完成和长远发展.湖北省内各高校管理体制和内部组织结构差异较大,有教育部直属、民委直属、省属、民办等多种不同性质,要形成切实有效的合作储存管理机制：
第一,要在各合作馆之间建立统一的领导机构,代表各成员馆对合作储存的初期建设、日常运行进行共同协商决策.美国马萨诸塞州5学院合作储存图书馆即以先前构建的联盟为基础,由5学院的校长和馆长组成合作储存委员会成员,共同对被储存文献的所有权、保存的复本、资金及管理等问题进行磋商.湖北省自1981年起就组建了高校图工委,管理成员由省内十多所高校图书馆馆长组成,并设置专人负责日常事务.除此而外,还于2009年组建了由114所高校图书馆参加的数字图书馆联盟以及以集团采购为目标的各类资源采购联盟,可见高校合作储存在省内具有一定的组织基础,可以此为契机由各成员馆馆长成立管理委员会,并可邀请各校校长参与,以争取校方的重视和支持,委员会成员应平等享有合作储存文献方面的决策权.
第二,根据各参与馆的实际情况和合作储存模式确定采用集中管理机制或者分工管理机制.集中管理是关于合作储存的一切决策方案由委员会成员集中商讨,而日常运行由委员会协商委派专人管理；分工管理则是委员会成员只集中制定有关大政方针,其余决策和具体事务采取各委员会成员负责制.湖北省高校图书馆合作储存是跨地区的合作,成员馆数量众多,应结合地区分布、机构属性等因素决定管理机制,以保证合作储存运行的有效和高效.
第三,遵循相互协调和信任的原则.这一点是合作储存长期可持续发展的保障.成员馆从属于不同机构,来自于不同地区,馆藏规模不一,只有在相互协调和信任的原则下,彼此才能够放心地将自己的文献通过合作方式进行储存,并通过建立各项规章制度,保证合作有法可依,有章可循.
3.2.2 储存库馆藏管理
储存库是一个海纳百川的资源集合,聚集各种来源、各种类型、各种载体的文献,它们的共同特点就是低利用率或零利用率.为了更加经济地保存和方便读者利用这些资源,储存库应在建库之初即针对文献提交、筛选、所有权问题制定政策.
（1）文献提交
目前湖北省各高校馆很多都建有三线书库,即根据上架年限、出版年、流通借阅情况等将文献进行分类,分开排架.例如,此次参与调查的15所高校馆中13所就建有三线书库,并且其中9所将低利用率文献归入三线书库列为日常工作.各校合作储存文献的提交工作即可以此为基础开展.但是文献一旦进入储存库,其使用权限必有所变化,甚至有可能转换所有权,因此各成员馆需谨慎选取,对馆藏低利用率文献应结合各馆实际分别制定相应的提取标准.
所谓低利用率文献,从内容上看,主要是指那些具有一定科学、历史或者文学价值,但由于某些原因已经失去用户使用积极性的文献,可有如下选取标准：①失去现实意义但具有研究价值的；②对于某图书馆是非专业的；③对于某馆或者某地区用户而言利用价值不大的；④专业性非常强,只适用于少量用户使用的；⑤多余的复本文献；⑥鲜有读者使用的小语种文献等.从利用率来看,可参照1978年前苏联制定的规定,即通常4-5年无人利用的文献就属于低利用率文献,中心图书馆分馆的时间可以降到2-3年.由于各馆资源建设目标不尽相同,文献的学科类型和用户利用文献的特点存有差异,各学科文献的老化规律也不尽相同,因此对低利用率文献的提取不能单纯以出版年和流通率来界定,而应根据本馆的性质任务、用户的特点及学科发展的趋势,在全面充分了解本馆馆藏数量、质量和文献借阅规律的基础上,根据不同类型学科文献的需求特点,由各馆学科馆员汇同有关专家学者审核确定.
（2）文献入库
储存库虽然汇集的是低利用率文献,却并不是所有低利用率文献都在合作储存范围之内.低利用率文献在从各成员馆汇集到储存库的过程中必须经过逐步审查,通过之后方能入库,程序如下：第一,各成员馆向合作储存中心提交需要合作储存文献的电子目录；第二,储存中心管理人员利用表格与库存目录进行查重核对,无重复库存并符合标准的资源可提交实体文献；已有库存资源的,提交馆可借助储存中心网络平台集中展示,供其他成员馆有偿选择入藏,收益归提交馆所有,无馆选择则可自行处理；第三,对提交的实体文献外观,即纸本文献的完整程度、是否破损；电子资源是否可读等等资源的可利用性进行审查.