企业物资采购合同管理存在的问题

摘 要：在当前在国内市场化程度进一步成熟,对社会资源争夺日益激烈,企业成本压力不断增大的情况下,企业物资供应持续增加,而这离不开物资供应合同管理.分析了物资供应合同管理的重要性,针对当前企业物资采购合同管理存在的问题及对策.

关 键 词 ：企业物资采购 合同管理 存在问题 对策

1.加强物资供应合同管理的重要性

伴随着经济全球化和我国经济快速发展,现代企业所面临的市场坏境更加复杂多变,其风险也是与日俱增.众所周知,物资供应离不开合同,合同则是企业与社会物资企业沟通的桥梁,是经营活动中最基本的法律文本.合同体现权利义务关系最直接,与合同相关的法律风险也最普遍,管好合同就可以防范住绝大部分的法律风险,着力抓好合同管理,能够降低经营成本,提高企业核心竞争力,所以在物资供应部门加强合同管理尤为重要.

因此,物资采购合同管理水平的高低,是提升企业“软实力”的重要体现,要通过加强物资采购合同管理有效防控法律风险,保证经营安全,不断提高市场竞争力.而要想提升竞争的核心力,就要改进和加强物资采购合同管理,培养合同管理高手,防范合同法律风险的能手,培养掌控合同履行的舵手,获取合同利益的强手,同时要追究合同违约责任.

现阶段由于市场竞争日益白炽化,部分供货商为了能拿到订货单,他们在商务谈判和投标过程中,经常故意压低,以换取订货单位的订单,实质上这样做会大大损害订货单位的利益.因为供货商拿到订单后,为了能保待自己的利润,往往会大大降低供货质量,为防止上述情况发生,要求在合同形成时,必须对原始的供应商资质、物资需求计划、招标和比价、物资询价与报价、合同条款起草等整个过程,以及各个细节进行详细的审计监督,杜绝合同形成过程中的漏洞,避免因合同漏洞而造成无法弥补的经济损失.物资采购合同的内容必须是双方一致同意、依法签订并且受到法律保护.合同签订后就不得单方面擅自变更或者解除,合同内容的变更必须是双方达成一致的意见,只有按照法律规定和合同约定享有合同解除权时,方可解除合同.

因此,要签好合同,规范文本使用,加强合同风险管理和合规管理,强化合同的履约监督管理.同时要强化权利意识,积极主张企业行使法律赋予的权利,保障企业物资采购供应在法律和政策允许的范围内获得最大的效益和最快的发展.

2.目前企业物资采购合同管理存在的问题

2.1人员数量和工作动力不够

企业的经济发展需要大量的合同管理以及法律人员的怎么写作和管理,以满足企业日益增长的经营管理工作的需要.目前岗位专职率不高,岗位待遇与之担当的责任和风险不相适应,影响了专业队伍的稳定和工作积极性.

2.2 人员本身的专业素养和业务管理能力不强

专业能力和学识水平不高,人才层次不高,满足国际化要求的合同管理人员不多,既懂法律专业知识又熟悉精通业务的基层合同管理人员不多等,这些导致了在实际工作中,不能及时发现业务中的法律风险,合同管理不能很好地与实际业务活动相融合,工作质量难以提升,事前事中控制监督就难以到位.

2.3缺乏合同管理机制

合同管理体系建立后,没有负责执行的机构有效监督其管理效能,没有强有力的机制来保证合同管理体系发挥其作用.总部和企业两级合同管理机构的联系不紧密,企业内部合同管理部门与合同主办部门也没有定期的合同管理工作例会,主管部门的职能作用没有充分发挥.某些合同管理人员责任心不强,没有一种法律上的担当精神,工作有标准没有约束,得过且过心存侥幸.企业层面的学习交流不够频繁,人才得不到锻炼和成长.

2.4合同问责制未建立

合同出现纠纷企业受损,相关人员得不到处理和责任追究,广大职工群众受不到教育,法制教育仅仅停留在普法上.对出现的法律事故没有考核的机制,更缺少常态化项目、案例总结分析；对合同签订后履行与约定是否相符没有监管,对可能导致的企业利益受损没有控制措施.《企业资产损失责任追究办法》发挥不了真正的作用.

2.5企业合同法治文化有待建立

企业法治文化还需进一步构筑,企业法律顾问、合同管理员职权需要强化.一些来自业务部门和相关领导的干扰、阻力和训斥时有发生,合同管理在一些领导眼里处于“出问题时重要,不出问题不要”的状态.阻碍了法律工作为企业生产经营提供法律支撑和保障的职能作用的发挥.

3.改进企业物资采购合同管理的对策

3.1充实企业合同管理人员

充实企业法律人才力量,在企业内部形成以法律事务部门为中心,各部门骨干合同管理人才为基础的合同工作网.提高法律人员的专职率,建立与之责权利相适应的待遇机制.

3.2 打造一支敬业专业、严谨务实的高素质的合同管理员队伍

加强专（兼）职合同管理员和承办员培训,坚持持续提升专（兼）职合同管理员和承办员素质,掌握参与合同谈判、文本起草、法律审查、监控合同履行的必备知识和能力,完善知识结构,具备坚实的基本功,确保在合同订立阶段拥有主动权,履行阶段掌握主动权,救济时行使主动权.

3.3加强企业合同管理的管理职能

全面贯彻落实“管理第一位”,实现“两个根本转变”指导思想,强化责任意识、精细严谨、务实创新,做到以事前法律防范、事中法律控制为主、事后法律补救为辅的原则,认真履行合同管理职责.合同管理人员要熟悉业务,将合同管理渗透到业务中,全程监控、全程管理、整体把握,帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题,当好企业的卫士.实现法律风险全面、规范、动态管理,对风险的程度和范围进行评估,制定应急预案并组织落实.开展合同管理学习交流.举办合同管理信息简报,案例分析等,共享知识和经验.

3.4强化合同的履行监管,堵塞管理漏洞

首先,严格按照相关管理制度履行职责,避免因失职、渎职而承担管理上的责任；第二,如发现订单与框架协议约定不符,保留向供应商要求返还不当得利的权利,切实维护企业合法权益.第三、完善制订违约合同索赔管理制度,严格索赔的审核、审批权限,规范索赔流程操作,禁止擅自放弃追索权.

3.4全力培育企业法治文化

树立企业员工对法治文化的信仰,尊重和敬畏法律,大力宣传“法律是经营管理人员高压线”、“决策先问法,违法不决策”等法治观念,让法治理念内化为广大员工的自觉意识和思维模式,外化为个人和集体的自觉行动,夯实依法经营、诚信经营、依法治企、合规经营的思想基础.

3.5要加强现代管理技术和信息技术能力的培训

通过信息化手段将法律事务管理作为不可逾越的节点,嵌入业务流程并保障法律资源共享.通过CMIS系统实现合同的闭环管理；通过“驾驶仓”实现业务和管理信息的集成与共享.通过CMIS的二期开发,实现现场使用用户对合同条款的查询,相关索赔信息维护.

4.结束语

物资采购合同是联系企业和市场的重要纽带,企业要发展壮大,加强物资采购合同管理工作就显得十分重要.企业只有将物资采购合同管理纳入制度化、科学化、法制化的管理的轨道,才能有效降低物资采购风险,才能提高企业经济效益.