本站原创《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准于2012年7月1日实施,首次实现了党的机关、行政机关公文处理规范的统一,解决了实践过程中有所争议但已认同的一些问题,但仍有一些值得研究探讨的问题.
一、制定实施细则要立足实际
公文处理工作是一项实践性很强的工作.新《条例》不可能包罗万象,新《格式》也不可能事无巨细、面面俱到,对于以前有规定而现在不明确的问题,更要认真分析研究,立足实际、更新观念、讲究实效,制定具有针对性、可操作性的实施细则.
关于公文标题中的标点符号问题.以往党的机关对公文标题使用标点符号没有具体要求,行政机关则有规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”.新《条例》没有对公文标题使用标点符号作出规定,有的人就误以为可以随意使用标点符号,实际工作中书名号问题比较突出：一是印发规划、方案、要点等,有的机关对公文标题中的规划、方案、要点等名称加书名号,有的则不加.虽然说,加不加书名号并不是什么大问题,但有个规范问题.二是被转发的公文标题名称加书名号,尤其是多层转发时层层加书名号,如“上海市教育纪律检查委员会关于转发《上海市纪委、监察委关于转发〈纪委、监察部关于转发〈北京市纪委、监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防止工作顺利进行的紧急通知〉的通知〉的通知》的通知”,这样的标题已被当作笑谈.
为了避免在公文标题中滥用标点符号,一些行政机关在制定公文处理实施细则时提出具体要求,如《公文审核办法》（公办〔2012〕105号）规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”,《全国税务机关公文处理办法》（国税发〔2012〕92号）规定“公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号”,这些表述对公文标题中什么情况下加书名号作了明确的规定,“一般不用标点符号”并不是公文标题中都不能用标点符号,而是尽量避免使用标点符号.《国家质量监督检验检疫总局公文处理办法》（国质检办〔2012〕822号）规定“公文标题中除法律、法规、规章名称全称应加书名号外,一般不用标点符号.特殊情况下可允许使用顿号、括号、引号”等,这个表述则更加明确地指出非“一般”情况下可用的标点符号.这些规定都是立足实际的做法,也是继承优良传统、严格规范要求的体现.
关于联合上行文印章问题.以往党的机关有规定“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章”,行政机关则有规定“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外,应当加盖印章.联合上报的公文,由主办机关加盖印章；联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章.”实践中,党的机关联合上行文都要加盖印章,下发的普发性公文大多没有加盖印章；行政机关下发的公文除了会议纪要和电报外,都要加盖印章,而对联合上行文可以不加盖印章.可以看出,党、政机关对公文是否加盖印章差异很大.新《条例》第九条第十三款规定“公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符.有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章.”这个表述曾经让许多人感到疑惑.加盖印章既是公文生效的标志,也是鉴定公文真伪的重要依据.尤其是行政机关的普发性公文很多是规范性文件,怎能不加盖印章呢?
对于联合上行文怎么加盖印章问题,新《条例》《格式》没有明确规定.一些行政机关在制定公文处理实施细则时,仍然规定联合上行文可以只加盖主办机关印章,如《国家质量监督检验检疫总局公文处理办法》（国质检办〔2012〕822号）规定“联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章.”《福建省人民政府公文格式细则》（闽政办〔2012〕131号）规定“联合上行文的发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章”.实际上,联合上报的公文,都已经由联署行文机关的主要负责人签发,为简化手续和提高效率,上级机关出于对下级机关的信任,允许只加盖主办机关印章.自1993年修订《国家行政机关公文处理办法》以来一直沿袭这种规定,近20年来一直这样操作,的确有利于提高公文处理工作效率,也没出现什么纰漏,事实证明这种做法是可行的.
关于公开属性标注问题.根据《政府信息公开条例》和相关规定要求,行政机关在起草公文的同时,应当审查并明确该公文的公开属性（主动公开、依申请公开或者不予公开）,但新《条例》《格式》并没有明确公开属性的标注位置.
新《条例》对“附注”表述为“公文印发传达范围等需要说明的事项”,因此很多机关在公文的附注处注明其公开属性,如“此件主动公开”“此件依申请公开”,也有一些机关将公开属性标注在版记的上一行,如《全国税务机关公文处理办法》（国税发〔2012〕92号）规定“信息公开选项作为附注,用3号黑体字,左空一字编排在版记之上”,这是一种务实的做法.实际上,《保守国家秘密法》第二条规定“国家秘密是关系国家安全和利益,依照法定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项.”《政府信息公开条例》第八条规定“行政机关公开政府信息,不得危及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定.”由此看来,公文的公开属性与密级都属于公文的知悉范围,并且公开属性与密级不会同时标注,因为公文一旦标注密级时必定为不予公开,而公文标注为“主动公开”时必定为非密公文.因此,将公开属性与密级标注在同一位置,不仅更为醒目,也更为科学.
二、处理具体问题要符合实际
对待公文处理工作中的具体问题,要尊重事实,实事求是地客观分析,习惯代替不了规范标准,个人经验、好恶更不能无视规章制度的存在.
关于函与信函格式问题.“函”是使用频次较高的法定公文文种,但在一些机关还存在着文种和格式等混乱现象,笔者曾经在《办公室业务》2011年第5期上刊发过《函、函的形式与函号的关系》一文,浅析了便函、函的文种、信函格式与函号的关系.尽管个人对“信函”这个用词以及“信函格式”用法也有存疑,但新《格式》仍然将“信函格式”作为特定格式列入国家标准,我们就不能以个人的好恶指责它、否定它、不用它,反而要更加认真地研究好、掌握好、应用好. 公文使用“函”的文种或者发文字号为函号的公文,就应该使用“信函格式”.不过“信函格式”不仅限于“函”的文种,还可用于处理日常事务的平行文或下行文,如用于平行文的“意见”,用于处理日常事务的“通知”.但是,“信函格式”不能用于上行文,因为上行文格式不同于平行文或下行文的一般格式,尤其是签发人必须为机关主要负责人,这些规定是“信函格式”所没有的.
关于字体字号问题.新《格式》第5.2.2款“字体和字号”规定“如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字.特定情况可以作适当调整.”无疑其中的“一般”“特定情况”表述埋下了一些不确定因素.有的机关仍然采用原《党的机关文件印制格式标准（试行）》,如正文用17磅仿宋体字,显然要比3号仿宋体字略大,这样会造成每行只能排26个字就撑满版心,而不是新《格式》要求的“每行排28个字”.
有的机关规定转发（印发）文件类的通知,正文用3号楷体字,而被转发（印发）的文件正文用3号仿宋字,其实这是以往党的机关所要求的,新《条例》《格式》并没有这样的要求.
新《格式》第7.3.3款“正文”中规定“一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”,其实这是对小标题（而不是一个段落）来说的,因此有的机关规定“一级小标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体字”,就更为明了.
关于版头中的分隔线问题.长期以来,党的机关公文的红色分隔线中间有一颗带实心的红色五角星“★”将分隔线分成等长的两段,行政机关公文的红色分隔线没有五角星.新《格式》第7.2.7规定版头中的分隔线“发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线”,并没有明确要求党的机关公文的红色分隔线之间需要标注五角星,但在实际工作中,一些机关公文版头中的分隔线仍然有五角星.
三、新思维新要求要切合实际
十多年前就有人提出纸张要被淘汰,无纸化运动如火如荼,电子公文应运而生,然而至今纸张的使用不但没有减少,反而增加.二维条码的应用,又为公文流转自动追踪、公文电子化处理提供了新的途径.面对新事物、新问题,我们要有新思维、新要求,但应当切合实际.
关于二维条码问题.2005年8月中办、国办印发了《机关公文二维条码使用规范》（中秘文发〔2005〕56号）,并要求从2006年1月1日起对报送中办、国办的文件必须标注二维条码标志.2009年6月《党政机关公文处理工作条例（征求意见稿）》中也将二维条码作为公文格式要素之一.但可能考虑到配备二维条码制作、扫描设备和软件,会给基层单位增加负担,2012年4月正式出台的《党政机关公文处理工作条例》并没有强制要求标注二维条码.
实际上,使用二维条码制作软件,可以在公文上直接将发文单位、紧急程度、成文日期、主送单位等公文信息生成二维条码加入,通过打印机将带二维条码的公文输出到纸面,或输出到胶片上,供印刷使用.收文方收到带有二维条码的纸质文件后,可以通过条码扫描将条码中的公文信息读取出来,可将公文信息自动输入到计算机办公系统中,大大减轻收文单位的手工工作量,减少手工输入差错,方便公文流转追踪,提高公文处理效率.因此,应该鼓励一些有条件的省、市推广使用公文二维条码.
关于电子公文问题.电子公文是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数字化产物.与纸质公文相比,电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优越性.随着计算机和网络信息技术的应用普及,越来越多的公文直接在计算机上产生和传输,电子公文也将越来越多.但与纸质公文相比,电子公文也存在自身无法克服的局限性,如有信息与载体相分离、不能直接阅读的特点,必须依赖于技术（软件和硬件）才能识别和利用；电子公文容易被人修改、复制,修改之后几乎不留痕迹,在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可.因此,目前甚至今后相当一段时间内,不可能抛开纸质公文而以电子公文取而代之,还会延续这个可能：上个环节是纸张的,下一个环节是数字的,再下一个环节又是纸张的,绝不可能一下就变成完全数字化的.电子公文将和纸质公文并存,电子公文将成为纸质公文的必要补充和完善.
我们要正确认识公文的本质功能——传递信息,理解电子公文与纸质公文的关系,破除对公文物理介质的习惯心理,建立数字化的公文新概念.对于电子公文,应根据其特点,制定符合其自身的管理办法,大可不必完全比照纸质公文.电子公文与纸质公文应各自扬长避短,实现优势互补.
（作者单位：福建省人民政府）
老秘书谢万丁作品研讨会在武汉召开
2013年5月8日,中冶集团武汉冶金建筑研究院在武汉为志愿军老秘书谢万丁举办了作品研讨会.领导和嘉宾共30余人参加了研讨活动.
谢万丁今年83岁,是湖北省作家协会会员.在举世闻名的上甘岭战役中,他担任第四十五师前线指挥所秘书,因保存黄继光牺牲后唯一的一组遗照而被世人所知.1978年,谢万丁由空降兵某团副政委转业至冶金工业部武汉冶金建筑研究所任党委副书记,1983年被任命为党委书记.
谢万丁从1991年离休后开始与文学结缘,在《人民文学》《老年文汇报》等报刊上发表过100余万字的作品.中国文联出版社等出版机构为他出版了8部著作.其中,由著名作家魏巍题写书名,中国国际广播音像出版社出版的《流金岁月》荣获中国散文学会主办的全国征文大赛一等图书奖,并被国家图书馆、中国现代文学馆.
谢万丁创作的散文《朝鲜岁月》在《飞天》杂志上刊登,并获得中国散文学会主办的全国大赛一等奖；中篇小说《青山在人未老》在《荷花》杂志上连载；短篇小说《诚实》获得中国文联主办的中国通俗文艺英才大赛银奖.武汉市青山区档案馆了200余件谢万丁个人文化档案并展出.数百家媒体报道过谢万丁的事迹.（王正义）