本站原创Excel是Office系列办公软件中一款功能强大的电子表格处理软件.它广泛地应用于统计、管理、财务等各种需要进行数据搜集、整理、分析和处理的领域,给人们日常进行的数据处理工作带来了极大的方便,已经成为大多数教师的必备工具.多学习一些办公软件,可以使教学更加系统,更加方便,更加有效率,可以减少一些不必要的麻烦.本文结合学校学生学籍管理工作的特点,介绍Excel在学生学籍管理方面的应用.
一年一度的新生学籍信息录入工作又开始了,随着学校规模不断扩大,学生数量急剧增加,我校上千个新生,就得输入上千行相应数据,存在大量重复性工作,譬如新生学籍注册中学生信息的批量处理等等,面对这些工作量大、格式一致,数据字段相同,但数据内容不同的工作,有没有什么办法能减轻一下输入工作量、提高一下效率呢?掌握了以下几个Excel小技巧,就可以做到事半功倍.
在号中提取出生日期及性别
现在学生的号已经全部都是18位的新一代了,里面的数字都是有规律的.前6位数字是户籍所在地的代码,7-14位是出生日期.第17位“2”代表的是性别,偶数为女性,奇数为男性.我们要做的就是把其中的部分数字想办法“提取出来”.
1.利用MID函数提取“出生日期”
MID函数是EXCEL提供的一个“从字符串中提取部分字符”的函数命令,具体使用格式在EXCEL中输入MID后会出现提示.
先将批量输入到A列,然后将光标指针放到“出生日期”列的单元格内,这里以B1单元格为例.在B列单元格中输入"等于MID（A1,7,4）&"年"&MID（A1,11,2）&"月"&MID（A1,13,2）&"日"”,输入完成后回车,你会发现在B1单元格内已经出现了该学生的出生日期.选中该单元格后拖动填充柄,其他学生的出生日期将会出现在B列单元格内.
2.利用IF函数判断性别“男女”
我们在A列输入后,将光标指针放到输入“性别”列的单元格,如C1.输入“等于IF（MIDfA1,17,1）/2等于TRUNC（MID（A1,17,1）/2）,"女","男"）”,回车,该生性别已在性别栏中自动填充,拖动填充柄几秒中搞掂所有学生性别.
利用“&”进行学号编排
在中职学校,学号一般为“0”开头,如我校某一学生学号“070302120001”,如果在Excel单元格“文本”格式中为所有新生编排学号,就不能使用填充柄进行自动填充学号,如在“数值”格式中编排学号,“0”又不能成为单元格中的第一位数字.利用“&”（文本连接符）可以轻松解决这个问题,首先将学号所在列的单元格设置为“数值”格式,如在单元格D1中输入“70302120001”,按住Ctrl键拖动填充柄至最后一个学生,然后在E1中输入“等于0&D1”,拖动填充柄,每个学生就有了一个完整的学号.
以上讲述的是excel中一些常用函数在学籍管理中的应用,这只是办公软件其中很小的一部分,除了这些简单的,常用的,我们要学习的还有很多很多,这就需要我们在以后的工作中多总结,多学习一些小技巧,这样才能是我们的工作更加游刃有余.我们还可以举一反三,在学籍管理中利用函数功能,提高我们的工作效率,充分保证学生学籍信息录入的准确性.