本站原创摘 要 ：数字化建设是现阶段档案馆发展的方向.随着数字政府上网工程和公开现行文件怎么写作中心的建立,档案馆的数字化建设已成为各界关注的热点.数字化建设仍然暴露出一些值得注意的现象,需要我们认真思考.馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、怎么写作自动化为我们的生活带来更多的便利,在实践中,无论是管理方面还是技术方面,这些巨大优势都激起业界档案数字化的热情.
关 键 词 ：档案馆 数字化建设
1.档案数字化建设现状
1.1 数字化文件的管理不到位
目前,还不能进行自动收集、鉴定、编目、标引和检索,对业务系统（如：OA系统、财务系统、生产管理系统）生成的文件,虽然实现了馆内的信息处理与共享,档案馆建立了计算机局域网,但实际上难以实现电子文件的各项细致操作.
数字化加工多采取委托加工的方式进行,但第三方相似度检测机构的加工系统过于简单,无法对数字化过程中产生的元数据（可简单的理解为文件著录、背景、结构等方面的信息）进行完整、全过程的记录,导致数字化文件的元数据大量缺失.无法维护档案电子文件真实性、完整性和有效性.
1.2 数字化技术标准与实践仍在交替发展中
《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施为数字化加工提供了技术层面的指导,但是具有比较大的宏观性,在实际工作中,数字化技术已有了新的发展.以图象数字扫描格式为例,《纸质档案数字化技术规范》规定图像文件扫描格式除了Tiff、JPEG以外,还可以存储为PDF或其它格式.但是随着信息技术的发展,已产生许多更加先进的图像格式.如：JPEG2000与传统JPEG格式相比,压缩率高30%左右,且向下兼容,优势明显,也可以成为数字化的标准格式.
可见,标准与实践运用仍处在相互促进,交替发展中.档案数字化应该以统一的标准为基础进行,但要制订统一的标准又需要比较成熟的数字化工作实践.其结果是数字化工作开展的越早,“学费”交得越多.如何在数字化过
程中,最大程度地减少不必要的损失,仍是值得研究的课题.
1.3 数字化建设目的不明确
许多档案馆对档案数字化建设缺乏正确的认识,对各级档案馆而言,档案数字化建设仍然是一个新问题,或者是为了达标进行数字化,仅仅建立了档案机读目录,利用者并不能得到档案全文,档案原文的查询利用仍需在库房中进行.或者是为数字化而数字化,缺乏规划、忽略效益,盲目将档案全部数字化.实际上各馆中都存在许多内容陈旧、利用率低的档案,或者是虽然进行了数字化的工作,馆藏档案不愿意开放或者到开放年限还不开放,强调保密,该公布的不公布,传统“重保管轻利用”的思想依然严重,数字档案的功效很难发挥,无形中增加了工作量,同时,这部分档案数字化没有现实意义,浪费了有限资金.
2.档案数字化建设的思考
2.1 做好鉴定工作,按需要进行数字化
从目前来看,数字化加工的主要目的是以利用为主,保管为辅.但是必须承认相对于图书数字化而言,档案数字化利用率依然很低,因此“以用定扫,按需扫描”是目前档案数字化可取的发展模式.长春市档案馆实施的“档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字档案利用同步”的路线,产生了很好的效果和影响,值得参考借鉴.
如何才能做好档案的鉴定、筛选、开放工作呢?以下经验可供参考：一是对需要抢救性保护的珍贵档案数字化；二是对具有经济、科技、文件价值的档案数字化；三对本馆特色的档案数字化；四是对需求大的档案数字化；五是对编研资料数字化；六是对开放的档案数字化.
2.2 有重点地建设数字档案馆
数字档案馆的建设不应该全面铺开,应该有重点地建设.以延长石油集团企业为例,首先把集团公司档案馆作为重点来建设,因为无论从档案馆基础设施、电子文件的接收管理、数字档案保存和安全、人才的培养上,集团公司档案馆都相对完善.
2.3 贯彻前端控制原则
文件的生命周期理论认为,文件的产生、处理、归档、保管、利用、鉴定、保存和销毁全过程中,文件在“归档”之前属于前端,之后属于后端.为了有效维护其真实性、完整性和有效性,必须先实行“前端控制”才可以,由于电子文件易复制、易修改、易删除的特点,前端控制是实现电子文件管理的重要保障.笔者认为应当从两个方面进行电子文件的前端控制.
2.3.1 为保证无论是原生型还是间接型的电子文件,两者都能发挥其作用,需要对“元数据”进行记录,从制度要求电子文件移交或纸质文件数字化工作,制定“数字化加工流程规范”、“电子文件管理办法”等工作制度和技术措施.
2.3.2 档案工作人员要参与业务系统的设计,配合设计人员做好“元数据”的编制工作,实现自动记录电子文件生成、处理、归档管理过程中各环节工作的背景信息.实现对电子文件的自动收集,业务系统与档案管理系统之间建立无缝链接.