本站原创【摘 要 】企业的公文是管理企业、处理政务、记载生产经营等各种活动情况的常用工具.企业的公文处理是指运用“文件”这一工具,对机关工作进行处理和管理的一项工作,是传达党和国家方针政策,贯彻上级决策部署,发布规章制度,请示、答复问题,指导、布置和洽商工作,报告情况,交流经验的重要工具.长期以来,国家、企业所在地党委政府以及企业自身在公文处理方面出台了一系列的办法、规定和指导意见,成为企业处理公文的重要工具.2012年以来,随着国家层面对党政机关公文管理处理工作的进一步规范和各类经济活动的不断完善,对国有企业公文运行管理提出了更高的要求,企业的公文处理如何做到“怎么写作领导决策,怎么写作机关工作,怎么写作基层发展”,已成为国有企业办公室工作的重中之重.本文就如何提高企业公文处理工作效率,谈谈自己的看法.
【关 键 词 】企业公文；处理工作；问题
一、做好公文处理要完善制度、明确职责
公文处理,贵在按章操作.这个“章”就是各级机关出台的有关规章制度.国家、企业所在地党委政府都有明确的公文处理办法和相关制度,企业应结合生产经营活动,参照国家和地方政府的制度,适时制定和修订企业自己的公文处理办法,使之成为企业公文的主要依据.
企业的公文处理办法,要对企业机关公文处理的内容、流程、权限等作了详细规定,明确各级领导、机关部门和各单位、相关工作人员在公文处理中承担相应职责.一般来说,国有企业的机关办公室是企业公文处理的管理机构和公文运转的中心枢纽,通过公文处理为领导决策发挥参谋助手作用.在公文中,以企业名义上报的上行文,以企业名义制发的下行文、平行文,均应由办公室统一负责审核把关、流转.同时,企业办公室应负责指导下级机关开展好公文处理工作.由于企业业务层面多、专业特点突出、工作即时性强,企业办公室可根据实际提高企业职能部门发文的权威性,规定企业机关各部门在规定的发文事项范围内,可以向所属机构印发部门文件或函件,这样可以提高专业工作发文的效率和质量,这样自然会加大部门和审核责任和办公室的监管责任,所以相关的制度建设和培训工作也要及时跟进,责任和分工必须明确.
二、公文处理环节要严格程序、有序运行
企业公文处理工作一定要讲程序、讲规范,这是公文严肃性和权威性的体现.一个企业的公文处理暂行办法及有关规定就是企业公文处理的“尚方宝剑”,公文的运行管理必须按照“办法”规定履行严格的审签手续,严格按照程序办事.
首先,要严格按权限行文.企业的总部机关还是下属部门、公司都要在企业规定的职权范围内行文.拟文时对涉及其他部门职权范围内的事项,应主动与有关部门口头协商后行文.凡涉及到规章制度、管理办法的公文,在办公室审核之前应由企业管理和法律部门对其合规性进行审查,以确保企业经济运行的安全.公文送负责人签发前,应由办公室,对“是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式、文种是否符合本办法的规定”等进行认真审核把关.公文正式印制前,应当进行复核,重点对“审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范”等进行复核,经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审.
其次,要严格按程序报送.不规范的公文要坚决不予上报.凡报送上级和地方党委、政府的文件,须以企业名义一个出口上报,以保持决策的统一性和信息的完整性,相关业务部门和办公室必须认真审核、严格把关.企业对外发公文尤其要严格把关,外发公文主要包括向上级单位报送的上行文和向地方政府、社会机构等报送的函件,这类文件的受文单位不是企业自身,因此一定要严格按照国家或地方政府的公文要求处理,以免退文而影响公文运行效率.如报送请示性公文,应坚持一文一请的原则,主送一个上级机关,不得多头请示,否则不能,如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送；无特殊情况,不得越级向上级机关行文,更不得越级请示问题；请示、报告不得联用,报告中不得夹带请示事项；不得将需报请地方党委、政府审批的公文直接报送领导个人.对不按程序越级行文、擅自横传、多头报送的现象,企业要严格把关、及时通报、规范运行.
三、公文审核要严格把关、确保审核质量
按照国家和地方党委、政府一般公文处理要求,企业办公室必须从文件签发前、印制前、收文的拟办前三个环节加强审核把关,以提高公文质量.一般来说,公文审核应首先要审核有无行文的必要,应该会签的部门是否会签,内容是否符合法规政策,结构是否合理；然后再从文字、语言风格把关；其次,要协调拟稿部门搞好修改.拟稿人员要善于发现问题、提出问题,而解决问题要依靠主办部门,对于内容不成熟或需作大量文字修改的文稿,可协商退回修改,不可包办代替.再次,核稿人员要尽量掌握发文背景和意图,遇到不清楚或者有疑问的地方,业务部门是调查的对象,必须虚心向专业部门请教,弄清来龙去脉.
公文审核重点要把好以下关口：一是行文关.主要审核是否需要行文和如何行文.应根据行文效用原则、发文不升级原则和关于精简文件的有关规定,检查是否需要行文,由此克服部门职权范围内事务升级由企业层面行文的现象,达到控减企业发文数量的目的.二是行文规则关.主要检查行文是否符合效用原则、不越级报文原则、发文不升级原则、主送机关不升级原则、发文协商一致原则、一文一事原则、请示与报告分开原则、不直送原则等等.三是政策内容关.在审核文件时要做到国家法律、法规和现行政策不抵触.四是会签关.主要检查应当会签的部门是否一一会签,会签的单位是否取得一致意见.五是文字关.主要检查公文的文字是否正确地反映了行文的意图,是否表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、简明扼要、通俗易懂,有无错漏.六是体例格式关.主要检查公文格式的各个组成部分有无遗漏、是否准确,使用文种、语气是否恰当,是否符合公文体例格式的其他规定.七是收文入口关.就是对下级机关上报的公文,要审核其是否应由本机关,是否符合行文规则,文种使用、公文格式是否规范,特别是“签发人姓名”标注是否符合要求等.
搞好公文运行管理,提高公文质量和效率,是企业办公室“以文辅政”和“以文立室”的要求,搞好企业办公室公文处理工作,须紧紧抓住公文处理过程中存在的主要问题,从工作程序、制度、流程、要求、人员素质等全方位加以改进,才可以从根本上提高公文处理工作质量和效率.