如何做好高校系部教学档案管理

更新时间:2024-03-08 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:6184 浏览:21893

摘 要 :高校系部教学档案管理是一项繁杂而又细致的工作,是学校管理的一个重要方面.利用计算机进行教学档案管理,充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作的作用.对提高教学档案的质量和管理水平,逐步实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化具有重要意义.

关 键 词 : Excel软件应用; 高校系部;档案管理

作者简介:冒红(1956~),女,山东淄博人,馆员,研究方向为档案系统开发与管理.

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1002-2139(2009)-13-0000-01

一、高校系部教学档案管理存在的问题

教学管理和教学活动是一项复杂的实践活动,因此,反映这一实践活动的教学档案内容非常繁杂,既包括教学计划、大纲、课程表、等教学文件,又包括教研成果、师资队伍建设及学生成绩、学生学籍管理、优秀毕业设计(论文)等各种材料.虽然配备了计算机,多数高校在管理方面实现了网络化,但系部教学档案管理却仍然完全或大部分使用人工进行,现代化的设备只是摆设.出现了档案管理混乱不清、查询检索较复杂、信息收集不及时等问题.尤其是应对各种教学评估和申报各种材料时,针对不同的指标体系所要整理的材料格式都有所不同,另外,文件在形成过程中没有统一的格式,在标准化建设方面相对落后,严重地影响着档案工作一体化、标准化的推进.所以,为了能准确及时地整理出所要材料,利用现代化手段,对确立统一的文件资料格式,构建适应现代化教学工作的日常系部教学档案管理系统非常必要.

二、利用现代化手段创建高校系部教学档案

1.利用Excel编制教学档案检索

利用Excel编制教学档案检索是创建高校系部教学档案的关键,创建教学档案要将大量的经过规范化处理的教学档案数据录入系统,这是实现编制科学合理的教学档案检索的重要环节.第一,将已经分类的电子档案设置为只读文档,按照档案类别放入文件夹,每一类别的文档放一个文件夹,文件夹按照档案类别(二级类)命名.第二,将没有电子文档的档案用扫描仪扫描后建立相应的文档.一些次要的短期保存的过程性资料只保存纸质文档.把主文档中的档案类别(二级类)与相应的子文档建立超级链接;把子文档中的档案名称与文件夹中的对应档案之间建立链接.对一些重要的关联性的档案在文档中增加“相关链接”.对需要保密的电子文档设置.


将装订后的纸质档案按Excel电子文档中的文档编号进行编号后装入档案盒,放入档案架上相应的位置.定期将档案管理数据库和档案文本刻成光盘保存.

1.1利用Excel编制教学档案检索的方法

编制教学档案检索可以以学期为单位,首先要对本学期形成的各种类型的教学资料及时进行收集、整理,并依据管理需求进行分类,再用Excel建立该档案案卷目录,制作方法如下.

一级类档案案卷目录表格的制作.在SheetⅠ里设计综合管理类别“卷内文件”表格,采用A4纸作为页面设置,每页设15条目录,行高为28.50mm,列宽为最合适列宽,页面方向为横向.设顶端两行为顶端标题行,单击“文件”菜单下拉“页面设置”对话框的“工作表”项,将前两项设为总标题“卷内文件”,用24号楷体、黑体,合并居中;第二行为列标题行,用16号楷体,列标题分别为:序号、学年/学期、一级类、二级类、文件编号、案卷存档架编号、备注共7项,选中总标题以下的格式,设为12号楷体,并添加边框为“田”,一张规范的“卷内文件”表格就设置好了.可以在表格内录入所有管理类档案的“卷内文件”.

其余学籍档案、学科与实验室建设档案、课程教学与教学实践档案、毕业生档案、教材等的“档案目录”表格的设置与管理类档案相同.

二级类别档案案卷目录表格的制作.页面采用A4纸横向设置,行高为28.50mm,列宽为最合适列宽.每页设15条目录,单击“文件”菜单下拉“页面设置”对话框的“工作表”项将前三行设为顶端标题行,其中第一行总标题“综合管理二级档案案卷目录”用24号宋体、黑体,合并居中,第二行为二级类别档案名称用12号宋体字,第三行列标题行,分别为:序号、学年/学期、文件编号、案卷标题、归档时间、文件来源、形成单位、起止时间、件数、页数、保管期限、案卷存档架编号、备注、借出情况,共12个字段,其中,最后一个字段“借出情况”一列不在被打印的“档案案卷目录”表格内,而只是作为档案利用情况的一个标记.此单元格设计与“档案借阅登记表”超链接.再选中列标题以下的所有格式设为12号宋体,并添加边框为“田”,一张规范的“档案案卷目录”表格就设置好了,可以在表格内输入所有档案案卷的标题及相关信息.

在教学档案检索数据全部编制录入完毕后,可以根据档案管理的需要分别打印输出该档案的主要相关信息的目录等.还可用计算机对目录进行修改,如果将这些相关的目录装订成册,就成了检索工具.当需要查找时,就可以直接利用计算机进行检索.

检索工具的使用频率高、范围广、标准高、要求高,在编制时应力求科学性.编制教学档案检索必须纳入学校档案工作规范化、标准化的轨道.随着档案利用工作的深入开展, 部门之间、学院之间的交流,甚至跨校区之间的协作也会日益频繁,这就要求本部门的教学档案要与兄弟部门的教学档案具有兼容性,以便实现联网与资源交换、资源共享,从而适应当今信息化社会对档案利用的需求.

建立了科学合理的档案管理体系,不仅能更加全面真实地记录院(系)教学管理和科研的成果,而且会给日常工作带来很大的便利,大大提高工作效率.教学档案的计算机管理,主要是以满足学校教学工作对教学档案的利用为目的.在研究教学档案内容的基础上对教学档案信息进行系统化整理或加工,使之更好地怎么写作于教学.