本站原创【摘 要】文书档案在单位档案管理工作中占有非常重要的作用,是单位档案管理水平的重要体现,是单位档案的资源发生地,对文书档案进行规范化、标准化的科学管理,才能够提高文书档案的利用率,为单位的其他工作打下基础,做好怎么写作.文章分析了文书档案管理的特征,探讨了目前文书档案管理存在的问题和加强管理的措施.
【关 键 词 】文书档案 管理 问题 措施
文书档案是在机关、社会团体、企事业单位或者其他社会组织中,单位的行政活动过程中形成的,具有一定价值的,需要妥善保存的文件,文书档案管理是对一个单位的档案管理水平进行衡量的标准,如果文书档案管理出现纰漏,会直接影响到单位的档案的完整性和资料的质量.一般文书档案包括单位的党委、纪检、组织、工会、人事、办公室等部门日常工作中形成的有保存意义的档案,文书档案管理工作是日常工作不可或缺的,应该引起单位的足够重视.
一、文书档案管理的特征
（一）档案的形成是由文书工作产生档案的形成是与文书的工作密不可分的,文书的工作内容是文件的收集、登记、催办、转运、承办、整理和立卷、归档工作.可见文书是档案的来源,文书工作是档案形成的过程,是档案管理工作的前提,档案的管理工作在此基础上将文件资料进一步收集、鉴定、统计、编研、整理、保管、检索以及提供利用等.文书的质量比如文件的格式、卷面的质量、资料是否完整齐全对档案的质量好坏具有直接的影响,文书是否能够收集完整并且按时归档直接影响到档案管理工作是否做到位,文书部门负责将单位在领导或者日常的行政管理活动中产生的有保存价值的资料进行整理、立卷,将整理好的文件材料定期向档案管理部门归档.
（二）文书档案的管理重点是完整的收集文件、妥善的保存资料文书管理的对象是已经发生的事件、人事、文件、物品等,管理的方法是借助载体进行记录、分类、整理、存放.文书档案的管理工作主要是要保证文件的完整、安全,重点是收集、编目编册、管理、保存、利用等过程.
二、文书档案管理工作中存在的问题
（一）档案的收集不够及时.文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的,但是由于各种原因,有些部门未能及时的将文件交给档案管理员,这就造成了档案的收集工作的难度.这种状况是由于各部门的配合工作没有做好,时常使档案管理员不能按时完成工作,不得不常常催要,但是有些文件个别部门确实工作需要,所以导致档案管理人员只得妥协,等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料.
（二）文书工作与档案管理工作配合不当.文书工作和档案管理工作是密不可分、相辅相成的,文书工作是档案管理工作的前提和基础,从文件的收集、整理、保存、归档、借阅上来讲,档案管理工作是文书工作的延伸.但是由于文书工作和档案管理工作是分属不同的部门的,造成了工作上的配合不当,文书工作人员没有归档的意识,而档案管理员也不了解文书的工作内容,两部门之间缺少沟通和协调,使工作的衔接出现脱节.
（三）文书档案的保存方法不恰当.随着科技的进步和社会的发展,办公设备也在不断的提高,办公的自动化水平越来越高,计算机网络技术的发展很大程度上提高了文书档案管理的效率,但是新型的文件材料与传统纸质的文件档案的收集、保存、归档、利用存在着区别,也给档案的统一管理带来了不便,因为传统纸质的文件材料没有电子版的备份,而存在计算机或是光盘中的文件资料没有打印出来进行整理和保存,这就使档案的保存不完整、不条理、不统一,给今后档案的调用、查找带来了麻烦.
（四）文书档案管理人员的素质有所欠缺.文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成,因此人员的素质直接影响着管理工作,一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习,在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能,即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训,接受新的档案管理知识和方法,特别是现在计算机技术的发展,给档案的管理带来了一次革命,管理人员应该认清未来行业发展的趋势,掌握好新的专业知识,才能不被时代淘汰.
三、提高文书档案管理工作水平的对策
（一）建立有效的工作程序和管理制度,严格按照规范程序公文.无规矩不成方圆,文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度.为了避免途中会再次有人员发生误差,在建立工作程序和管理制度时,要详细的说明,使其简捷明确,操作性强.在操作过程中,不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行,尤其是在公文审核签发的制度上,要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等.在审核公文时,要仔细阅查,文件的文体格式是否符合标准,文件附件是否齐全,签发手续是否完善,都符合签发标准之后,再进行下一个流程,而且,在签发前还需再次复核,以免文件发生问题.
（二）搞好文书工作和档案工作的规范衔接.档案都是建立在文件的基础上的,而且,文件质量决定着档案管理的质量.所以,没有优质量的文件管理,就没有高质量的档案管理.在执行文书管理的工作人员,一定要具备着较强的档案意识,对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档,而且,在执行文件处理工作时,还要时刻关注档案管理工作,进一步完善文书和档案工作一体化的效果.做好这些,需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证.比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等,不能弄得花俏,而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等.
四、结语
总而言之,文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准,其管理水平直接关系到档案资料的完整性.因而需要提高单位文书管理工作的地位,切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接,强化各部门之间的合作,做好文书档案资料的收集工作,建立完善和管理机制和工作程序,树立文书档案管理的规范化和标准化,从根本上切实提高文书档案资料的利用率,保证单位的建设和发展.