本站原创【摘 要 】房屋产权档案管理迄今为止经历了两个阶段：手工管理阶段和计算机系统管理阶段.手工管理和计算机管理在一定历史时期满足了房地产业的需要,并起到了一定的积极作用,但随着房地产业的发展,实现房屋产权档案的数字化管理是大势所趋.
【关 键 词 】档案的手工管理阶段；计算机管理阶段；数字化管理阶段
近几年来,随着各地建设事业的发展,我国房屋产权档案的数量也越来越大,尤其是最近河北省政府制定的“三年大变样”的政策,使房屋权属档案的数量激增.虽然根据建设部的工作目标与要求,目前大多数房地产权属登记部门已经建立了房地产产权登记信息系统、产籍档案管理信息系统、房地产市场信息管理系统等,告别了传统的房屋权属手工管理阶段,但与档案数字化管理还有些差距：
1 房屋权属档案手工管理阶段
1982年,我国第一部关于房地产产权产籍管理的法律法规《关于城市（镇）房地产产权产籍管理暂行规定》及1990年建设部发布的《城市房屋产权产籍管理暂行办法》的规定,各地加强了对房屋档案的管理.但房屋档案主要采取的是台帐管理模式,并未建立起完善的管理系统.由于当时的条件限制,登记交易的数量比较少,房产档案的利用率也比较低,所以这种手工管理阶段基本上能满足当时的房产档案管理的需要.
2 房屋权属档案计算机系统管理阶段
随着公房出售、房改、商品房开发及二手房交易、抵押贷款等业务的增多,使得传统的手工档案管理越来越不能满足需求,档案的利用率低,这样局域网技术和数据库的使用便应运而生.
2006年初,我局已初步建立了房地产综合管理系统.系统包括了产权初始登记、抵押登记、注销登记、查封登记等管理模块,除必要的手工整理外,彻底改变了传统的手工模式,提高了查询效率.其中查封管理协助公检法对房产的查封.2009年又对系统进行升级,加入了预告登记管理模块,有效地避免了一房多卖,最大限度的保护了写房人的利益.
3 新的房产档案管理模式―数字化（信息化）管理
虽然初期的计算机系统的应用对房地产档案的管理做出了巨大贡献,但档案利用方式比较单一,且信息化水平较低.随着档案查询及利用的需求的不断增加,以纸质实体存放的原始档案随着不断地新业务频繁变动,长期的直接翻阅、尘土、潮湿,还有需要防虫、防盗等,各种原因需要复印,这些都容易造成原始档案的人工损坏.如不经意的撕毁、汗渍、静电复印过程中光照带来的危害及影响,不利于原始档案的保存.尤其是公检法,对于一个档案可能会反复查阅好几遍,对档案的保存有非常不利的的影响.同时,由于档案管理工作人员工作量大,简单的电脑查询工作效率低,且计算机中存储的信息不太全面,无法反映档案全貌或是无法满足查询人员的查询要求,所以仍需工作人员去档案室查询,造成了重复查询,影响了下一步的业务.再有,房产管理系统很不稳定,存在诸多问题,例如：数据丢失、数据重复等等,在业务中会形成一定的漏洞.我局的系统有时就存在录入的信息丢失,尤其是抵押贷款及查封的,所输入的信息并不能及时反应到业务窗口,一旦出现问题,后果都比较严重.因此,实体档案仍为查档的主要物件.
综上考虑,进行档案的扫描实现档案的无纸化、数字化,已经是迫在眉睫.产权档案的数字化,主要是把已经整理好的实体档案也就是纸质档案,制成电子档案,其中需要经过数字化处理.基本流程包括档案扫描、图像处理、图像存储、数据备份等电子文件格式.以数字化的形式存储,建立数字化档案信息数据库,利用计算机系统进行管理,是传统的计算机管理的更深阶段.2005年国家档案局发布了《纸质档案数字化技术规范》的行业标准,更是为档案数字化管理提供了法律法规上的有力支持.
在实现房产档案数字化管理过程中可以发现实体档案中的重复资料及错误资料,对问题及时纠正,减少录入错误还可以节约档案室的空间.实现数字化管理后,档案管理系统可对档案信息和数据进行快速处理,以前所未有的快捷为利用者提供查询怎么写作,需要什么可以直接看到,如需纸质证明,可以直接从电脑打印.同时减少了档案管理人员的工作量,提高了工作质量.
4 数字化管理中的有关问题
数字化管理虽然是房产档案管理的发展趋势,但其中还存在不少问题值得我们关注：
4.1 数字化管理系统的设备购入及损耗成本控制方面
设备采购应以适用为原则,不要盲目求大求高.设备应预留一定的扩展空间来满足日后的需要,这点要充分考虑,既不要造成浪费,也不要造成以后的空间不足,影响今后的系统升级.
4.2 鉴于房产档案的特殊价值,对档案进行扫描时,要将需永久保存的所有权登记的房产档案全部扫描,存储扫描图像时应充分考虑恰当的图像利用率及图像格式,尽量降低硬件资源的损耗.
4.3 结合自身需要,选用压缩率高、占用空间少、便于网络传递的格式.同时自身可积极开发高效、灵活、直观的电子档案,进一步开发电子档案的利用价值,做到物尽其用.管理层要尽到责任,从财力、人力上给予最大支持,并做好日后的软件升级工作.
4.4 加速推进房产档案的数字化建设是非常重要的、紧迫的,且是长期艰巨的.它绝不是一个阶段性的工作,它需要投入大量的辛勤和汗水,需要我们一步一个脚印地将历史资料精心整合成可供利用的信息化资料.
5 加快建设现代化档案管理的人才队伍
实现房屋产权档案的数字化管理,需要一支既懂产权档案管理,又熟悉计算机操作知识的专业队伍,所以要加强房地产档案管理人员的培养,强化现代化档案管理专业知识的学习,使档案管理人员全面掌握档案专业知识,做好档案接收、整理、归档和开发利用等等,为利用者提供方便快捷的怎么写作.
6 加强房产档案的管理
房产档案的数字化实现后,对房产档案的管理也会变得很重要.所以要进一步完善管理制度,建立和规范归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案统计甚至档案销毁制度,把各项制度责任到人,确保档性、真实性.结合档案数字化管理的要求,做好各项基础性工作.
综上所述,房屋权属档案的数字化是房产档案管理的大势所趋,是质的飞跃.新的管理模式是城市房产的重要基础信息资源,它将通过管理手段实现自动化,提高工作效率,简化工作程序,通过管理内容数字化整合档案信息,优化信息源,实现对档案信息资源的最大开发利用,所以应顺应时代的要求,加快实现房产档案的数字化的进程,为建设事业添砖加瓦,它也必定是房产事业的奇葩!
参考文献：
[1]王泽红 王瑞萍 《利用计算机网络技术实现房地产交易与权属登记数字化》
[2]弥安元《从房屋权属档案发展历史看档案数字化发展趋势》
[3]任恒运 李长军 《树立科学创新理念 加速推进房产档案信息化建设》
[4]杨月华 《浅谈档案的信息化管理》