本站原创摘 要 ：关于数码照片档案的规范管理,一直以来都存在是否应该出台数码照片档案管理规范的争论.一部分人认为,敷码照片有其特殊性,《电子文件归档与管理规范》及《照片档案管理规范》不能满足现在数码照片档案管理的需要,需尽快制定新标准规范.另一部分人认为,数码照片就是电子文件,这两部规范能够满足工作要求,不需制定新的标准.笔者从数码照片内在特性,分析和探讨是否应该出台新的照片管理规范以指导当前工作.
关 键 词 ：制定；数码照片；管理：规范
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-8631(2010)05-0147-01
随着高新技术的迅猛发展,摄影技术依托计算机为后盾,各种设计靓丽、品质高的数码相机新品迭出,给摄影业带来了满园春色.形成了处理快、查阅快、归档快、链接快、存储久为优势的数码照片,也为照片档案的管理带来新的挑战.数码相片的载体是以电子文件形式归档保存的,在保管、利用上本身就存在安全隐患.因此对数码照片档案的形成、收集、归档、整理、保管、利用等在技术上提出了更高的要求.但目前国家没有专门针对数码照片档案的管理出台新标准,使得有些档案管理人员在新事物面前有些无所适从.
目前对于是否制定、出台数码照片档案管理规范有两种明确的观点,一个是不需要制定,另一个是需要尽快制定.
一、不需要制定新标准的理由
数码照片档案的管理虽然没有出台专门的标准,但这并不等于数码照片档案的管理没有可依据的规范.数码照片档案既是照片档案又是电子文件,数码照片档案的管理实行双轨制,纸质部分按照《照片档案管理规范》(GB／T11821)执行,数码照片部分按照《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894)执行.数码照片就是电子文件,数码照片特性实质就是电子文件的特性,是电子文件中的图像电子文件.《电子文件归档与管理规范》不仅对电子文件管理各个环节进行了较为具体的规定,而且推荐了图像电子文件的通用格式.强调了各类电子文件元数据管理的重要性,规定了电子文件的操作方式和要求.目前除国家标准外,各个地方、行业及其机关企事业单位也都制定了电子文件管理方面的标准、规范或者实施细则.这些也都是数码照片档案管理所要执行的规范.所以,《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》两者结合使用能够满足工作需要.
二、需要制定新标准的理由
数码照片是电子文件没错,但数码照片档案在形成、管理和利用上有它的特殊性.由于数码照片来源渠道广泛.元数据信息五花八门,收集内容真实性较难把握,收集难度也加大；归档时数码照片的检验操作复杂；整理时相比较纸质照片要求更高,数码照片不但要有纸质照片六要素要求,还要标明保管数码照片的软、硬件技术环境,元数据信息等内容.这些都没有统一的标准去规范,各行其道,这为数码照片档案今后的利用造成很大的影响.虽然数码照片是电子文件中的图像电子文件,但《电子文件归档与管理规范》只是电子文件的通用标准,对于照片档案这种专门、特殊档案,不能完全满足工作需要,需要制定新的标准加以规范.
因为数码照片的管理要结合两个标准使用,不方便,不具体.太笼统.才促使地方的数码照片管理规范陆续出台.虽然各地规范不尽相同,但也各有千秋,使当地的数码照片档案管理做到了统一规范.能够出台是基于现实工作需要,所以国家在这方面滞后了,应该尽快出台新标准是正确的.
三、分析与讨论
1.先明确电子文件与数码照片的涵义
电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,可在通信网络上传送的文件.数码照片是指用扫描仪、数码照相设备获得的,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件.
定义文字描述不同之处在于“数字设备及环境中”和“用扫描仪、数码照相设备”、“传送的文件”和“传送的静态图像文件”.扫描仪、数码照相设备就是数字设备及数字环境.能够传送的电子文件包含：文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频或多媒体、音频文件等等,数码照片是图像电子文件,已包含在电子文件的内容中.所以在定义上没有本质的差异.是一致的.
2.电子文件与数码照片的特性
优点：处理快、编辑快、查阅快、归档快、链接快、存储久.
缺点：依赖性、易改性、可分离性.
在归档和利用中都需要保证的是：真实性、完整性、有效性、兼容性.
从上面分析看电子文件与数码照片的特性是一致的.《电子文件归档与管理规范》对电子文件的定义、范围、基本术语作了详细描述,对电子文件的收集与积累、归档与整理、保管与利用都作了详细规定,符合数码照片档案管理全过程.规范中为了保证电子文件收集积累的真实性、完整性、有效性及兼容性.对电子文件的收集在前端提出要求,将电子文件档案化工作提前到形成阶段.对电子文件形成阶段的软、硬件技术环境、元数据信息、收集操作方法等等作了具体的规定,图像电子文件规定要以JPEG、TIFE为通用格式.这样为数码照片归档后的整理、存储、保管打下坚实的基础.更便于数码照片档案的利用.所以《电子文件归档与管理规范》完全适合数码照片管理.
3.数码照片档案管理可以在本部门细化管理
有人提出《电子文件归档与管理规范》对于图像电子文件有些技术指标没有明确规定,不好操作,比如：分辨率、像素等等.青岛出台的数码照片管理规范规定了扫描件线数不低于600dpi,像素数应在300万以上.但目前看300万的像素已不可使用了,这种相机在市场都已经淘汰.如果是重要的、永久的或作为宣传广告使用的照片扫描件可以将线数提高,但作为一般使用也可不必.所以像素还是线数是根据实际情况和用途来确定,而不能硬性统一.
各单位在数码照片档案管理问题上,参照《电子文件归档与管理规范》和《照片档案管理规范》,按照实际管理情况来制定本部门数码照片管理办法.将线数,像素数,软件、硬件技术环境,通用格式,保管利用等作出更具体的规定,将光盘的标签、数码照片的文件命名、电子目录等制作要求进一步细化.每个单位内部管理情况不一样,使用的相机、运行的设备、保管的条件等都也不一样,根据实际情况操作更科学、合理.完全强调统一标准,失去了管理的灵活性和多样性,只要不背离《电子文件归档与管理规范》和《照片档案管理规范》基本原则都是可行的.对于部分地市陆续出台的数码照片档案管理规范及单位内部制定的管理办法,也都是基于这个原则而制定的.
通过上述分析与讨论,数码照片就是电子文件,电子文件管理规范已涵盖了数码照片的管理全过程.而且电子文件包含的种类很多,比如多媒体档案、音频档案等这也是一种特殊的档案,难道都需要国家制定一部新规范吗所以笔者认为,《电子文件归档与管理规范》和《照片档案管理规范》已经能够满足工作需要,不需要制定新的标准.