本站原创摘 要 目前,高校毕业生就业实行“市场导向、政府调控、学校推荐、双向选择、自主择业”的市场化机制,用人单位和毕业生实行双向选择,不少用人单位都以档案为录用大学毕业生的参考依据,因此,高校学生档案对大学生今后的人生起着重要的作用.
关 键 词高校 学生档案 管理怎么写作 就业刍议
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、就业视角下学生档案管理的怎么写作功能
1、高校学生档案为用人单位录用人才提供参考凭证.高校学生档案是大学生在校期间生活、学习、社会实践等活动的历史记录,主要包括高考成绩、在校期间学习成绩、政治表现、奖励或处罚情况、家庭状况等内容.高校学生档案在毕业生就业过程中有着不可替代的作用,是毕业生向用人单位“自我推荐”的有效凭证.用人单位通过查看各种档案材料,全方位了解学生的基本素质状况,分析学生的能力和特征,判断其是否是单位所需的人才.
2、高校学生档案为用人单位未来人力资源开发管理奠定基础.学生毕业后,在其档案中放入该生的报到证,由学校将档案转交毕业生就业单位人事部门或用人单位委托的人才交流机构,这时毕业生档案就成为人事档案.毕业生工作以后的落户、保险、转正定级、职称评审、学历教育查询等问题都需要借助人事档案,毕业生继续深造、报考公务员也需要使用人事档案.人事部门能够通过档案了解其在学校期间的思想品德、知识技能和心理素质等情况,以此作为制定新聘员工职业计划的参考基础.
二、就业背景下高校学生档案管理的现状与问题
1、高校学生档案内容千篇一律、形式单一.教学改革的深入致使高校办学自主权不断扩大,很多高校根据自身定位和市场对人才的需求,调整教学计划、整合专业方向,形成了各具特色的教育模式.然而,高校学生档案的归档内容仍然沿用旧模式,高校学生档案内容不能涵盖学生综合素质,在校社会实践活动、科技创新活动和心理健康状况等方面的资料欠缺,参加职业能力培训考核、计算机等级考试和英语水平能力测试等有关内容也未能在档案中准确完整地体现出来,因此这样的学生档案难以向用人单位反映学生在校期间的真实情况.
2、高校学生档案材料归档格式不规范.现阶段,各高校档案的填写没有统一格式要求,档案格式是五花八门,档案材料的归档标准不统一.目前我国高校学生档案正处于从纸质档案向电子档案的过渡阶段,但是档案都是先由人工书写之后再进行电脑录入,大部分时间花在毫无技术含量的录入工作中,造成工作人员在对学生档案进行接收、转出时会产生额外的工作量,降低工作效率.
3、高校毕业生档案意识薄弱.高校毕业生对个人档案的不重视是高校学生档案管理的一个瓶颈,毕业生作为高校学生档案的主体,对其档案持无所谓态度.一些毕业生毕业后将档案遗弃在人才市场,甚至自己都不知道档案的去向,严重影响就业择业、晋级升职、公、出国政审等.有些学生毕业离校时,急于就业,在未签订任何合同的情况下就草率地去工作,档案自己保管；还有的学生为了方便跳槽,不愿意把档案交到当地人才交流中心管理,这种状况势必影响档案管理的深度发展,同时对学生就业造成一定的负面影响.
4、高校学生档案转递过程问题严重.高校学生毕业后档案的基本方向有下面三种,第一种是毕业后找到了工作,档案转到工作单位；第二种是没有找到工作单位,按照学生自愿原则将户口和档案留在学校,学校免费为其保管两年；第三种是把档案留在人才市场交流中心.目前没有统一的高校毕业生档案转递标准,致使毕业生档案转递极不规范,存在一定的随意性.随着高校毕业生就业制度的改革,学生到中小企业、外资企业、私营民营企业就业的人数不断增多,有些单位和学生不清楚档案的管理制度,就业协议书上的档案转递单位填写的是工作单位,而这些单位没有机要接收权,如果学校审查不准确,按照协议书上的转递单位寄出,就会导致档案不能正常转递即出现一些单位“有档无人”、“有人无档”甚至档案丢失的现象.
5、高校学生档案管理制度不健全.根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的规定,高校学生档案由档案部门集中统一管理.但是,目前仍有部分高校学生档案成为某些行政管理部门的附属任务,没有单独的人员管理.有的高校学生档案归学生工作管理部门或者学工处；有的高校学生档案归学生就业部门或招生办；有的高校为了便于利用,把学生档案放在各个学院（系）,实行分散管理.毕业期间由于短时间内要将全部学生档案材料完成归档,而毕业成绩得教学主管部门发布出来以后才能归档,需要教学主管部门及其他部门的配合,时间紧、任务重,容易出现错装、漏装现象,给学生就业造成时间上的拖延和工作上的不便,也给用人单位造成不良影响.所用这些问题一方面是由于管理者重视不够、档案管理人员认识不到位造成的,但主要是缺乏系统的管理制度.如果任由这些问题长期存在,那么将对学校、学生、用人单位乃至整个社会带来长期不良的影响.
三、提高高校学生档案管理水平,发挥就业指导功能
1、完善高校学生档案信息收集,充实档案内容.高校学生档案除了收集学籍管理方面的材料外,还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料.学生档案管理部门,应采取积极主动的收集方式,全面掌握形成学生档案材料信息的程序,确保材料的完整性、真实性,规范档案材料的收集内容,做到学期前安排部署,学期中督促落实,学期末检查审核,将监督检查工作贯穿始终.
2、加大对高校学生档案管理工作的宣传,强化学生档案意识.高校学生是否具备档案意识,影响到高校能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业怎么写作功能.一方面高校应充分利用图书馆的优势,从资源共享、信息一体化管理的角度将档案、图书、情报联合起来,既拓展学生的知识面,又增加学生的学习兴趣.另一方面在学生毕业前,学校应把档案意识教育作为就业教育的重要内容,依托多种平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处,提高学生档案意识.
3、严格毕业生档案转递手续.毕业生档案收发要由专门的机构管理,保证收发转递的渠道单一,管理有序.每年学生毕业时,数千份档案都要寄送各地,各地市的情况比较复杂,有的公司没有机要权限,档案就会退回来,退回来的档案要严格执行登记手续,确保交换环节的准确无误.
4、实现高校学生档案工作的信息化管理.高校招生规模逐渐扩大,学生档案数量逐年增加,这就要求学生档案管理工作实现现代化和信息化管理.提高档案管理工作效率,怎么写作毕业生就业,首先应该制定统一标准,规范纸质档案的格式,这就有利于档案的整理,为进一步开发电子档案奠定基础.其次,充分利用新技术、新设备,借鉴高等教育书电子注册制度,在学生档案管理上也采用现代技术方式,逐步实现高校学生档案管理的标准化、规范化.
（作者：燕山大学里仁学院综合档案室,管理学硕士,主要研究方向：学生档案管理）