本站原创摘 要：基层单位档案管理影响单位工作的继承和发展.阐述了基层单位档案管理工作的意义,从档案管理制度化、规范化建设的要求出发,强调了公文质量的重要性,论述了充分利用现代科学技术和手段,提高档案管理人员的综合素质,从而实现档案管理现代化的途径.提出了创新工作思维,充分利用档案的价值的思想.
关 键 词 ：档案管理 档案标准化 档案利用
档案管理工作只有坚持与时俱进,不断适应新形势的需要,不断开创新的工作局面,才能达到科学规范的目标.基层单位的档案管理工作,是档案管理全面工作的一个方面,必须提升管理水平.由于基层单位工作简单的特点,有些人认为档案管理工作无足轻重,对档案管理工作的重要性缺乏深刻的认识,使档案工作远离单位中心工作,发挥不了应有作用.档案管理工作氛围的缺失,极大地影响到档案管理工作人员的工作热情,影响到单位档案管理工作的质量,从而影响到单位工作的继承和发展.基层单位要重视培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,以适应档案管理工作的新形势,使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的轨道.
1.充分认识做好档案管理工作的意义
档案是一个国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录.档案管理工作是单位管理工作的一个重要部分,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护单位历史真实面貌的一项重要工作,是一个单位健康发展的需要.单位档案记载着某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果,对进一步促进本单位科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材.档案管理工作做好了,一方面为领导及时了解本单位工作开展情况,适时调整工作思路提供准确的依据,为领导决策提供支持性证据.另一方面有利于社会各方面准确认定单位取得成果,为本单位科学发展奠定坚实的基础.科学规范的档案管理,是衡量一个单位工作业绩与管理水平的重要尺度.在当前历史背景下,做好档案管理工作,要不断更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映本单位工作状况和工作成果,努力提升基层单位在经济社会发展中的影响具有重要意义.
2.加强档案制度化建设,促进档案规范化管理
有句俗语说,没有规矩,不成方圆.档案工作也是如此.基层单位档案管理人员大多是的,流动性大,如何保持档案工作的连续性,必须从执行制度入手.《档案法》第十条就规定：对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有.第十三条还规定：各级各类档案馆,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用；配置必要的设施,确保档案的安全；采用先进技术,实现档案管理的现代化.有了切实可行的规章制度,才能实现现代化、规范化、标准化的档案管理.随着档案事业的不断发展,《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》等等规章制度都在不断完善,这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面,明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法,使基层的档案管理工作做到有章可循.《档案法》的颁布和实施,为依法管理档案工作提供了依据.自觉遵守《档案法》,明确档案工作者的权力、义务和责任,加强档案法制建设、依法治档,是做好档案工作的一个重要方面.
3.严格公文质量,确保档案标准化
档案资料主要来源于公文.公文是档案的前身,公文质量的好坏直接影响着档案的质量.没有高质量的公文就不会有高质量的档案.高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的.基层单位在公文处理上,由于工作水平和自身要求影响,常常不规范,更有一些单位管理不严格,行文随意性很强,给文件归档带来难度.公文的规范是档案管理工作的基础性工作,它们是一个整体的两个方面,既紧密相连,又相对独立.实际工作中,在公文与档案工作的衔接主体上,即公文格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象.公文格式具有较强的规范性：国家有关机关以法规、法律、标准等形式对其加以规范.规范的公文格式有利于维护公文的严肃性,方便对其进行阅读与传递、处理,是使公文规范化、制度化,提高公文质量的重要条件,是公文严肃性的重要标志.有的基层单位制发文件,并没有按照有关规定执行,而是各行其是,制发文件有很大的随意性,造成公文格式的不规范,有损于公文的严肃性.可见,基层单位需要通过档案规范化管理来促进单位管理的规范化.
公文的规范与档案管理之间存在着密切的联系,两者前后衔接,互相影响,两者之间的完善是一个系统工程,缺一不可.只有做好公文处理工作,解决好公文的制发过程中的规范化、标准化问题,从公文的用纸、排版、制发程序到文种的使用、排版等都要做到准确、规范,以提高档案实体质量,同时树立文档一体化的意识,从公文产生到运转的每一个环节上,特别是公文向档案转化的每一个环节,都体现出档案工作的具体要求；强化公文工作的质量管理意识,制定严格的质量标准和工作制度,并要求公文处理人员和档案管理人员熟记于心,严格执行；强化文书立卷工作,实施“以我为主”的立卷归档原则,使公文处理和档案管理顺利衔接,为档案工作实现规范化、标准化、科学化和现代化打下坚实的基础.
4.实现档案管理现代化,充分利用现代科学技术和手段
科学技术的不断发展,需要档案管理手段也不断发展,基层单位更要按照现代化管理档案的要求加强资金投入,不断提高档案管理的物质基础.
第一,档案设备要现代化.档案库房的除湿设备、空调设备、灭火设备等,都是档案现代化管理不可缺少的组成部分；第二,档案管理要计算机化.利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷,编号、制作检索工具、存储、查找调阅,其中最基本的就是要利用档案管理软件,将档案内容分门别类的输入计算机,形成档案信息数据库,这样可以使检索方便、快捷、准确,既节约了时间,也避免了手工检索可能出现的失误,且电子文件出现后,它的积累和归档工作也需要计算机来完成；第三,档案载体要现代化.从纸质载体开始到出现感光材料、胶片、磁带、磁盘、光盘等新型档案载体,它们具有存储容量大、携带方便、便于查找和存储等优点,因此,传统的纸质材料将逐步让位于新型的现代化档案载体；第四,要充分利用计算机网络,利用网上信息量大、传递速度快的优势,共享档案资源,还可以利用网络进行档案工作的宣传等.当然,这里要注意档案信息安全,树立网络安全意识,特别是不能将单位的重要机密档案信息存入网络,否则会造成机密档案被窃取或毁坏.
5.提高档案管理人员的综合素质
要对档案管理人员进行档案管理现代化的适度培养,了解档案现代化的具体内容,提高档案意识和法制观念,对档案人员进行档案工作的基本法律宣传,使他们遵守法律、法律和方针政策,认识到单位档案潜在的价值及其所带来的社会效益,自觉参与档案的管理与利用.
单位领导应重视档案工作员的素质培养,为专职档案工作人员提供一个良好的学术研究氛围,大力开展档案学术活动以及有关社会活动,邀请档案专家来单位授课、指导.或组织档案工作人员外出参观学习,交流工作体会,积极派档案人员参加培训,让他们掌握新的知识和新的管理经验,以不断充实档案管理水平.
档案人员应转变观念,主动学习,通过各种形式的学习不断更新知识,改善知识结构,开拓视野,增强创新思维,提高创造力,成为信息社会和档案学科的发展复合型人才.
6.创新工作思维,充分发挥档案的利用价值
档案保管的目的是为了利用,俗话说“档案贵在活,而重在于用”.因此,档案管理工作在做好收集、归档、保管的同时,在严格执行国家保密政策、严防泄密,处理好利用和保密关系前提下,不断完善利用工作制度和查找工具,充分发挥档案的利用价值.
7.结语
基层单位档案管理是档案管理的基本细胞.基层单位档案管理工作的制度化、规范化建设是档案管理的基础工作.现代科学技术和手段,为实现档案管理现代化、档案的价值的充分利用提供了条件.做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以使档案事业保持可持续发展,为经济发展和社会进步做应有的贡献.基层单位要避免档案管理的消极因素的影响,全力做好档案管理工作,为单位提供高效的档案怎么写作.