文书档案管理信息化建设

摘 要 ：文书档案管理是档案工作的重要组成部分,目前我国文书档案管理迎来了新的发展机遇,管理方式由传统的手工操作转变为信息化管理,文书档案信息化管理弥补了传统管理方式中很多的不足,笔者结合自己的工作经验,比较了传统人工管理方式和现代信息化管理的区别,介绍了文书档案信息化建设的构成和功能,信息化系统的用户界面设计以及信息化管理系统的开发.

关 键 词 ：文书档案； 信息化； 管理； 建设

一、传统文书档案管理的现状

1.传统文书档案管理的缺陷

受传统思想的影响,目前许多企事业单位采用的仍然是传统的文书档案管理方式,对于材料的收集、整理以及归档等工作还是采用的手工操作,这种文档的管理方式存在不少的缺陷,表现在这几个方面：

第一,借阅文档必须要到亲自到档案室,档案的实效性差.借阅纸质文档必须要亲自到档案室现场,查阅文件既耗时间又耗人力,如果工作在异地,查阅其档案来更是困难.有的重要文档数量也十分有限,借阅时还需排队等候,大大的降低了文档使用的实效性.

第二,管理复杂.每次借阅文档都需要登记,另外,档案资料来自不同的部门和不同的方向,因此集中起来后还必须要指派专人进行分类处理、存放、审查以及编目.借阅和归还都要很复杂的手续.

第三,文档易损.由于传统的文档大部分都是纸质的,有很多珍贵的档案资料都年代久远.在借阅和管理文档的过程,不可避免的要经常翻阅和移动,这样就很容易使文档遭到破损,不利于文书档案的妥善保管.

2.文书档案管理信息化的优势

第一,提高使用文档的阅读率.实施文书档案的信息化管理在线显示文档的存储状态,这样使用者在查阅文档时就可以直接在网上查阅,解决了排队等候借阅的问题.如需借阅纸质文档,也可以提前从网上查看档案是否已被借走,何时可以归还,这样借阅起来更加方便,大大提高文书档案的阅读率.

第二,提高查询速度.实施文书档案信息化管理,能有效的提高档案的查询速度.在查询信息资料时,用户只需要检索栏中输入关 键 词 就可以查看到所需的资料,而无需亲自到档案部门去索取.

第三,确保了文档的保密性.实现文书档案的信息化管理可以设置保密权限,划分文件保密等级,如果使用者只需某卷文档中的其中一份,信息化管理能够精确的查询到所需的单件文件,而传统的档案管理是提供整份,不利于文档的保密性.

第四,提高了管理效率.实施信息化管理避免了借阅归还时一系列复杂的手续,使工作人员的劳动强度降低了很多.提高了文书档案的管理水平.

二、文书档案信息化系统的组成和功能

文书档案管理信息系统中包括文档管理程序、各种功能程序、数据库、以及打印系统等.其中,文档管理程序具有建立、修改、查阅以及归档数据库的功能,

还可以提供用户界面给权限者,实现用户和数据库的直接对话.是整个系统的核心.各个功能程序板块能为用户提供登录、查询和下载的功能.数据库的作用是存储和输出文书档案.文书档案管理信息系统中所有的操作都要围绕数据库来进行.打印系统的作用是可以对用户所需的文档添加文字图片或变更文档格式,最后进行打印和预览.文档管理信息系统的整体功能有以下几个：

1.分类查询

文档信息系统比较灵活通用,管理员可以定位文档的不同类型,比如财务、行政等.然后在数据库中设置分类代码表和文书档案信息表,并在二者之间建立联系,大大的方便了在类型多的文档中进行查询.用户在查询文档时,可根据文档的名称、属性、作者、编号和日期等进行精确查询.

2.权限管理

文档信息系统中设置有管理员和一般用户.管理员分为系统管理员和一般管理员,有权维护系统和修改数据库.系统管理员有权进行后台维护,而一般的管理员只能进行日常系统操作.一般用户具有在登录后阅读和下载文档的权限.

3.档案增添

信息系统有新增加的档案时,系统会自动按照该文档的名称、日期及属性来生成唯一的档案识别码,并和新文档建立联系.

4.模糊查询

如果用户对所需档案的属性并不是很了解,只知道档案里的几个词语,这时就可以采用模糊查询的方法锁定文档的范围,解决了传统检索逐份查找的缺陷.

3.文书档案信息化系统用户界面设计

为了提高文书档案信息化系统各项功能的操作效率,系统中必须要有良好的用户界面,用户界面也称作人机交互接口,良好的用户界面能够有效提高系统功能的操作效率.具体来讲,良好的用户界面设计要求有六个：

1.对话设计要求

在设计文书档案信息化系统的用户界面时,要使界面看起来简洁、自然、友好.尽可能的使用用户易懂的词句和图形.尽量不用使用专业性太强的术语.在对话过程中要让客户能够保留控制,这样就方便客户随时退出操作；完成操作后要有提示信息,保证操作的正常.

2.容错设计要求

所谓的容错设计要求,是指文书档案的信息化系统可以提供能预防问题发生的措施.能及时的检测并处理可能会出现的错误；能按照信息的类型来对输入信息实行类型格式控制,例如档案编号就按照整数类型格式控制,归档日期就按照日期类型格式来控制.

3.反馈设计要求

反馈指的是用户从计算机的一端收到信息,代表计算机系统做出了用户操作的反应.用户界面的反馈设计要求计算机系统要对用户的每个操作提出简单明确的反馈信息,比如说“保存成功”、“打印结束”等.

4.标准化设计要求

标准化设计要求是指文书档案信息系统用户界面的设计要符合《窗口开发指南》、《人、计算机界面设计指南》以及《图形用户界面指南》等标准的规定.

5.捷径设计要求

文书档案信息化系统用户界面的捷径主要是为有经验的用户设计的,它的基本要求是：可以为有经验的用户提供既快捷又直接操作方式,使用户无需多次调用菜单或窗口.比如说设计热键功能或快捷键.

4.文书档案信息化管理系统的开发

1.开发平台和工具的选择

文书档案信息化系统可以选用MicrosoftWindows操作系统作为开发和运行平台.它得到了广泛的运用,而且安装维护都很方便.文书档案信息化系统的开发工具可以选择集成开发系统,这个系统属于可视化设计,能真正的面向对象. 比如说DELPHI、C++Bulider等集成开发系统.其中DELPHI是目前世界上最优秀的数据库应用程序开发工具.

2.开发方法

文书档案信息化系统的开发方法可选用现在流行的面向对象的方法.这种方式具有开发效率高、开发周期短的特点,是一种常用的管理信息系统卡开发方法.近年来受到了广泛的关注.目前提供面向对象的开发平台也非常优秀,比如Borland公司优秀的集成开发系统C++Builder和DELPHI等.

3.开发过程

文书档案信息化系统的开发过程十分的复杂,它有很多步骤：开发准备、系统调查、系统分析、系统实现和转换等等.从实际经验中得出,文书档案信息化系统开发应该重视系统设计、系统分析、系统调查以及系统实现和转换这几个步骤.在开发过程中要把好质量关,控制好开发的进度.

总结

总而言之,随着科技的不断发展,传统的人工文书档案管理方式已经无法满足人们的需求,必须向信息化管理方式转变,只有实现文书档案的现代化、信息化管理,才能适应时代的发展.