本站原创摘 要 ：档案管理工作的最终目的,就是输出档案信息.提供给社会利用.因而,通过档案提供利用情况的分析研究,一方面能够反映出社会活动对档案信息的需求状况,另一方面也能够检验出档案信息管理工作的质量状况,对档案管理工作提出切实可靠、具体可行的针对性要求.科学技术的高速发展,给档案工作带来了新的压力和挑战,同时也为档案工作的发展创新带来了机遇.档案管理信息化是一种全新的档案管理模式,其建立于现代计算机和网络技术基础上,并且逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求.
关 键 词 ：档案管理 信息化 安全 政策
信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面,作为现代社会活动的技术基础,正在逐步改变着社会活动的运行方式.档案作为人类社会活动的产物,必然伴随着社会活动运行方式的转变,在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化.人们积极应对信息化,不仅要关注档案的载体形式变化,寻找适宜稳妥的管理方法,更为重要的是,要研究档案在信息技术基础上的运动新规律,探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法.
一、概述
档案信息的定义是传统的国家机构（也可以在社会组织）在社会活动中形成的各种经过鉴定有价值的文件信息与历史一记录,还包括在电子政务环境中产生的各种数字化、电子化的具有保存意义的信息.比如政府部门颁布的一些政策法规或者统计类文件等等.丰富的档案信息,如果仅仅是简单的罗列,那么对政府职能部门的工作帮助甚微.必须经过一定的系统分析和统计挖掘才能真正对政府职能部门的工作起到一定的指导意义与决策支持的作用.所以档案信息在管理方面应该全方位、深层次、多角度地反映政府的基本职能,同时通过分析加工来实现与社会怎么写作职能的有效的结合.总的来说,档案资源的管理应该有如下几点的基本要求：①提供对存储在不同地点的数据库中的数据和信息查询、调阅等基本的功能；②决策支持的作用.一旦领导在决策的时候需要提供信息与情报的支持,应该能够很快的得到系统中全面的、有效的信息数据；③数据挖掘的功能.如何从存储在数据库中的海量数据资源进行有效提取来及时满足需求是在档案信息管理的时候应该重点考虑的；④对不同格式的数据,如半结构化的、结构化的、非结构化的信息数据都要能提供各种访问操作的功能；⑤能够满足档案信息资源有效充分地共享交流的需求.
二、信息安全管理是档案管理信息化建设的重要内容
信息化时代,计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素,都会造成计算机系统的破坏,导致存储数据被破坏或完全丢失.因此,在信息时代信息安全管理是档案管理工作的一项重要内容.对信息利用安全,要建立层次分明、角色明确的信息利用机制,并建立权限设置的流程.对信息保管安全,要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制,并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具,利用工具,确保信息的保管安全.在系统安全管理上,通过采用设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患,保证系统运行安全；同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保信息运转流畅、安全可靠.在信息人员管理上,由于信息时代,档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集,其中包括企业的核心数据信息.因此,加强对信息工作人员的管理,建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员队伍,非常现实和必要.
三、规范应用、开发信息系统,需要良好的管理政策
在信息化时代,档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的.从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑,管理涉及行政规章、业务规范、技术规则等几个层面,组织信息部门、业务部门共同建立起信息管理的标准规范体系.针对归档前的电子文件,要按要求填写原数据格式的内容.对归档后的电子文件的整理进行定义,并梳理出整理工作流程.档案信息信息化的管理,要能使高度集中管理和方便使用相结合.目前,我国档案信息系统的管理同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关.应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费.解决方便使用的问题：建立集中统一管理下的分散式系统,是较理想的模式,但这种高技术结构,必须有较强的管理能力和技术能力.
总之,档案人员知识结构的变革迫在眉睫.我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要.可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,也是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策.