网络环境下的高校档案工作

更新时间:2024-01-21 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:5426 浏览:19354

目前,网络环境已经成为影响高校档案工作的重要因素.本文试根据高校档案工作现状,指出了传统环境下高校档案工作存在的问题,同时对网络环境下,高校档案工作的特点和对策进行了分析和探讨.1 传统高校档案工作存在的问题1.1 高校档案工作效率较低.在传统模式下,高校档案工作主要以人工为主,自动化水平较低,且日常怎么写作工作的开展处于一种被动和封闭状态,等待其他部门移交档案,等待用户主动上门利用档案.伴随着高校扩招以及高校活动的扩展,档案数量急剧增加,利用需求不断增大,且新型载体档案文件的出现,传统的这种缺乏合作和交流、且以人工怎么写作为主的方式,越来越不适应当前的客观实际要求.1.2 高校档案工作滞后时代的发展.网络环境下,档案工作大部分围绕网络展开,但很多高校传统的档案工作手段和方式依然占主导地位,档案材料以纸张为主要载体,传统的档案立卷、归档、提供利用程序繁琐费时;高校档案工作并无统一标准,各个部门间形成的电子文件格式兼容性不强,整合成统一平台的难度增大;部分高校的档案馆(室)所配备计算机,只是用于简单的查询、存储,自动化程度较低;网络已经成为人们查找档案信息资源所使用的首选工具,而档案部门网站多以宣传政策为主,所提供内容并不能满足用户的需求,这些都制约着档案工作的开展.1.3 高校档案工作队伍有待加强.高校的档案工作人才严重缺乏,且知识陈旧,在应对信息化浪潮时明显反应滞后.多数档案工作人员档案意识不强,且不具备档案专业知识背景和相关技能,在档案工作中表现出随意性和盲目性;在工作中,对于计算机和网络的应用往往停留在最基础的阶段,对于信息化内涵认识不足,无法充分利用信息技术怎么写作广大用户.2 相对于传统档案管理,网络环境对高校档案提出了更高的要求信息技术极大地改变了高校的档案工作方式,从而使得档案信息资源形成的渠道、载体等与传统方式下有很大的差异,管理、怎么写作工作随之也发生了改变.具体而言,有以下几个方面:2.1 高校档案信息资源的数字化、电子化.在网络环境下,现代信息技术使得高校档案信息资源内容和载体相分离,以数字编码形式存在于网络或者物理介质上,可以随时随地被用户利用.然而,由于受到存储技术的限制,数字资源如何长期保存始终困扰着我们.为了防止发生意外,造成档案信息资源丢失,高校档案信息资源应实现双轨制,即同时保存纸张为载体的传统档案信息资源和电子档案信息资源.电子档案信息由于可以大量节约经费、传递速度快,可以脱离载体独立存在等特点,逐渐在移交的档案中占据重要部分,这个趋势表现得十分明显.2.2 文档一体化.从文件到档案这个过程结合得越来越紧密.在网络环境下,档案馆逐渐转变成为整个高校信息资源平台中的重要一环,档案馆应当参与到文件的形成直到归档、提供利用的整个生命周期中去.具体来说,从计算机软硬件的设置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构等进行通盘考虑,从文件形成阶段进行整体开发设计,使文书处理工作人员按照相关规定,从而保证移交的档案在格式、载体、形式上的统一性和内容上的完整性.2.3 档案工作的自动化、智能化、时效性.通过高校信息网络平台,电子文件在完成其使命后,可以在线实时向档案部门进行移交.由于档案工作部门也参与到电子文件、电子档案标准制定过程中,对移交档案进行整理可以节省大量的人力和时间,方便归入各类数据库,根据《档案法》的规定以及学校的相关规定,及时发布在互联网上,时效性明显增强.通过高效的档案信息检索系统,实现用户自主选择关 键 词 、检索方式、检索结果显示、打印等,将档案信息资源与用户需求连接,提高检索的相关性.相对传统的手工卡片检索,其效率不可同日而语.2.4 档案信息从“存”向“用”的转变.网络环境下,伴随着对外交往的加强、学生的大量流动、管理活动的复杂性,高校档案工作不仅仅局限于本校,其面临的对象可能是整个互联网用户,在这种形势下,传统的以“藏”为主、以“用”为辅的理念,越来越不适应时代的发展.通过档案信息资源的上网,将馆藏档案信息转换为信息资源,提供给广大用户,简化使用程序,开发更有效的搜索引擎,完善各种数据库,使用户不必亲自前往高校档案馆进行查阅和参考,节省了时间金钱,也减少了档案工作人员工作量.3 网络环境下高校档案工作的对策3.1 档案信息化建设基础.首先,要完善各类硬件,高校领导应加大档案的经费投入,加大对档案工作部门的硬件基础设施的支持,采购先进的计算机软硬件系统、网络系统等硬件和软件设施等,为高校档案的现代化管理和档案信息资源的开发利用提供强有力的物质保障.其次,档案信息资源的数字化以及数字档案资源的提供利用.档案信息资源是开展档案怎么写作的基础.通过OCR技术,将传统的以纸质、声像、图片为载体的档案信息数字化,是实现其利用价值的主要方式之一,同时,也不能因为重视电子档案而忽视对传统档案信息资源的保护.对于直接转化为电子档案的电子文件来说,档案部门应积极扩展收集渠道,通过高校档案网站,整合各类档案信息资源,并根据本校情况设置分类,方便利用者查找使用.3.2 建设科学合理的数据库.数据库是当前整合档案信息资源的一项重要技术,可以提高档案信息资源的组织性、完整性.目前,数据库与网络技术结合构成各类在线数据库,保证了信息的充分利用.档案部门要针对移交归档的各种电子信息资源进行科学的分类,逐步完善各种基础数据库建设,并与互联网相结合,及时上网,满足利用者的需求.3.3 开发、完善信息检索系统.传统的档案信息检索,主要是以人工方式,通过档案馆(室)指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录等来实现的,检索效率低,耗时费力.而通过计算机检索,则可解决上述问题,并实现多种检索方式并存,如关 键 词 、全文、作者等,极大地提高使用效率.具体来说,检索系统要先进合理,采用先进算法和编制工具来进行开发,必要时,可以进行软件外包,从而保证档案信息检索系统的先进性;人机交互功能,支持用户写作检索工具,提供多种检索途径,实现用户自主选择关 键 词 、检索方式、检索结果显示等;扩展能力及相关的网络资源整合能力,采用国家统一标准,保证兼容性,并留有开发接口和升级空间,为升级换怎样写相关准备. 3.4 网络环境下,保证高校档案信息资源的安全.由于网络的开放性,病毒、攻击等众多因素威胁着档案网络安全.为了保证档案信息资源的安全,我们要做到以下几点:第一,要根据国家相关的信息安全法律、法规,结合高校自身情况,制定相关安全制度,并有一套严格的监管系统来保证执行;第二,将硬件设施与软件技术相结合,综合运用硬件防火墙、杀毒软件、数据加密等网络安全技术,同时,对档案信息资源使用权限进行划分,避免非法使用和篡改;第三,完善档案信息资源使用登记制度,利用电子身份认证系统以及证书等确认用户身份,从而保证档案信息资源网络平台的正常运行.4 创新怎么写作方式互联网为我们提供了一条即时的双向交流渠道,可以实现电子档案的在线移交、在线查询等,及时了解到用户的需求情况、满意度,用户也可以将自己的意见、要求反馈给高校档案部门,从而改善高校档案工作.在线聊天、在线咨询、电子邮件、网络存储、在线下载等这些方式各有优缺点,高校档案部门要针对本校、本部门工作特点,综合利用上述工具,并积极探索新的管理、怎么写作方式,提升怎么写作质量.5 强化档案工作人才建设高校档案信息化建设是一个系统的工程,除需要购置必要的硬件、设施外,亟待解决的是建立一支有着档案知识背景、适应网络时代要求、年龄结构合理、专业技能过硬的高学历、高素质的档案工作队伍.5.1 转变思想,提高认识.档案工作人员要打破传统观念对档案工作认识的误区,以各种形式来证明档案工作的重要性和价值.高校档案工作者要解放思想,更新观念,以一种开放的姿态参与到为教学、科研、管理怎么写作中去.从整个高校工作的全局来考虑档案工作,深入开展怎么写作群体的研究,创新怎么写作方式,变被动怎么写作为主动怎么写作,强化档案部门参与高校建设与发展的意识;同时,加强宣传,展现档案工作的成就、档案工作者的风采,增强领导干部和广大师生的档案意识,树立档案部门的良好印象.5.2 多元化知识和技能.多元化知识主要涉及档案专业知识、计算机知识等.档案专业知识是从事和开展档案工作的基础.鉴于高校目前从事档案工作的人员多是非专业出身的现状,必须定期开展档案专业知识、技能培训和讲座;同时,针对信息技术的广泛应用,可以充分利用高校在人才、硬件、设施方面的优势,对档案工作人员进行计算机、网络等信息知识的更新,从而为高校的档案工作奠定一个良好的基础.档案工作人员也要主动根据本岗位的特点,充分利用互联网络,不断拓宽知识范围,培养实践技能,将所学理论用于实践中去,全面提高综合素质.(作者单位:郑州大学 来稿日期:2012-10-18)