本站原创摘 要：随着信息技术的不断发展,传统的文件保存方式已经逐渐被淘汰,电子档案已融合到社会各个行业中.本文首先分析了电子文件的概念与特点,之后提出了做好电子文件归档工作的几点建议,并针对当前我国电子档案管理中存在的问题,提出了解决对策,以供相关人员参考.
关 键 词 ：电子文件；文件归档；档案管理
一、电子文件概述
(一)电子文件的概念
目前,国际上对电子文档的概念是：在机构或个人活动中产生或收到的记录信息,它由内容、结构和上下文关系组成,并作为一个整体提供该项活动的证据.另外一种说法就是：电子文件是一种通过数字式电脑进行操作、传输和处理的文件.
(二)电子文件的特点
电子文件的特点主要体现在五个方面,第一,电子文件信息与载体的不固定性.第二,电子文件内容丰富性、多样性.第三,电子文件传递的速度极快,几乎不受时间和空间的限制.第四,电子文件对设备的依赖性.第五,电子文件的安全性差.
二、做好电子文件归档工作的几点建议
做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,摸清文件产生的源头,并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善,以下是对做好电子文件归档工作的几点建议.
(一)建立严密的电子文件归档制度
电子文件的形成涉及的环节众多,哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性.因此,电子文件收集归档,必须依靠制度约束.建立电子文件归档管理制度.明确各方面的职责,显得尤为重要.
(二)做好电子文件的收集、积累工作
收集工作是做好归档管理工作的基础,重视对电子文件的及时收集,防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏.收集要实行“双套制”：纸质一套,电子版一套,特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性.目前,很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作,因此,电子文件的收集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能,收集电子文件的形成、修改、责任人等信息.
(三)做好电子文件的鉴定工作
电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作,因此,电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与,鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等.
(四)严格电子文件的归档工作
目前电子文件归档应符合下列要求：首先,文书档案一般应以一个年度为限,将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上.其次,一般以保存3套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,一套由相关业务部门异地保管,另一套供查阅使用.再次,宜采用通用标准,文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,图像文件宜采用JPG格式,数据文件宜采用DBF文件等.
(五)提升管理人员的综合素质
一方面要为档案管理人员提供学习的机会,举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想,学习现代化档案管理的相关知识,以适应新形势下档案管理的需要.
三、企业电子档案管理存在的问题
档案实现电子化管理,给企业档案管理带来前所未有的崭新变化,同时存在着诸多亟待解决的问题.首先,对电子档案管理的重视力度不够.缺乏系统长期的整体规划,上项目的热情高,抓管理的后劲不足；仍停留在传统管理的老思路、老办法,跟不上新技术新要求.工作起色不大.其次,电子档案鉴定工作难以正常开展.档案鉴定一直是企业档案管理的难点.电子档案鉴定专业技术要求高,普遍有畏难情绪,致使鉴定工作举步维艰,处于停滞或半停滞状态,造成档案大量积压,管理难度加大.第三,电子文件收集归档不及时不完整.电子文件归档制度不完善,责任不明确,缺乏约束力；过于依赖电子文档管理系统.容易造成部门问对接移交不及时,延误文件归档,造成文件不全.第四,电子档案管理存在不安全的因素.除电子文档系统存在安全隐患外,电子档案存储载体选择不当,以及保管措施不完善,也影响着电子档案的安全.
四、强化企业电子档案管理的主要对策
为加强电子档案规范化、制度化管理.提高企业档案管理工作水平,应采取以下对策.
(一)实行统一管理全程管理新体制,形成企业电子档案管理的合力
企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式.企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责,各司其职,步调一致,协同管理.档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定,以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作.文件形成部门要积极参与文件归档过程管理,按照要求做好本部门电子文件的积累、鉴定和归档工作.信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作,及时解决运行过程中出现的问题.确保正常安全运行.只有做到“三位一体”,发挥综合管理效能,才能真正形成电子档案管理的合力,从根本上解决工作力度不够的问题.
(二)从文件形成源头抓起,确保电子档案的真实有效
从电子文件形成的源头抓起,首先做好电子文件的积累,凡是反映电子文件真实性、有效性,保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存.其次,要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作,并进行在线归档.次之,提高档案员的业务素质,加强专业培训,掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识,全方位适应档案管理工作的需要.
(三)认真做好电子文件鉴定工作,全面提高电子档案质量
在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上,结合电子文件的特点,做好电子档案鉴定工作.鉴定时,要判定电子文件的原始性和真实性,满足电子档案凭证功能的要求.全面分析电子档案的保存价值,同时要考虑电子文件之间的联系、企业今后的需要、现有的保管条件等因素,确定保管期限.要重视加强鉴定专业队伍建设,抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节,制定和完善电子档案鉴定规范标准,坚持原则性和灵活性相结合,按照国家和企业档案管理要求,切实做好电子档案鉴定工作,优化馆藏档案结构,提高企业档案管理工作质量.
(四)重视安全保障体系建设,切实做好企业电子档案安全管理工作
加强企业电子档案管理,必须建立健全安全管理保障体系,确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处.着重抓好企业内控和档案保密制度建设,确保保密档案不泄密,在线开放档案不涉密.坚持“双轨制、双套制”的原则,选择最佳的存储介质,对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存,实行异质异地备份.专库或专柜集中保管,并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作.坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记,认真做好电子档案安全管理工作.
五、结束语
综上所述,我们可以得出,随着社会经济的不断发展,电子文件的归档与其电子档案的管理工作逐渐成为一种新的挑战,人们在对其认识不断提高的同时,其方法也得到了很大的改进,标准化程度逐渐提高.相信通过各方不断努力,其管理工作一定会更加合理和科学的.