档案管理问题的科学化解决方法

更新时间:2024-03-03 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:11107 浏览:46263

摘 要 :现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素.

目前,档案管理部门仍然存在着“为保管百保管,重保管轻利用”的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法.

1.档案管理存在的一些问题

1.1 档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规则

领导干部和档案管理人员对档案工作的重要性的认识不足,档案管理工作缺乏应用的长期性和连续性的发展规则,造成了档案管理工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果的不良后果.

1.2 档案管理方法滞后

由于领导干部缺乏对档案管理工作重要性的足够认识,财务投入少,一般档案管理者都是采用一台微机一套软件的管理办法,跟不上日益增长的档案利用需求;虽然购写了先进的档案管理设备,但由于档案管理人员技术水平低、操作不熟练,导致先进设备没有起到应用的作用,致使档案管理与提供利用远适应不了档案网络化发展的需要,档案管理工作滞后.

1.3 档案管理缺乏制度化的管理程序

档案管理不规范主要表现在:档案收集、整理、利用不规范,档案综合管理力度不高.在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确,主管领导不够重视,档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还.

1.4 档案存储成本高

由于档案储存数字化工作才刚刚开始,纸质档案较多.由于纸质档案极易受到外界环境的损坏,难以永久保存和备份,占用空间大,仓储费用和管理成本高.

1.5 档案管理模式简单

现阶段档案管理模式主要采用计算机辅助管理的手动模式,包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等,都以手工为主的,工作效率低,档案资源不能得到充分利用.

1.6 档案查询困难

在手工查询档案信息的检索过程中,纸质档案给检索调阅带来了诸多困难,存在着查询途径不够全、查全率低,查准率低的现状,容易出现档案丢失、损坏或无法找到所需的档案不能充分的利用档案资源,难以提供优良的怎么写作.

1.7 实施“以我为主”的立卷归档原则

我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,及至现代化的一个重要原则就是“以我为主”的立卷归档原则,即归档文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则.实现档案立卷归档.

2.档案管理科学化是关键

随着社会的日趋进步,我国的档案事业也随之发展.从最初的手工档案管理,到公文、档案一体化管理,不公繁冗、复杂,浪费了很多的人力物力以及存储空间,而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来.新技术革命的到来,计算机的广泛应用,使档案领域进入电子时代.档案科学化建设正在掀起新的热潮,为档案管理建设注入了新的活力,加快档案进入科学化管理的脚步.要求人员素质越来越高、设备更新快、网络建设完备.随着计算机信息管理网的建立与发展,电子档案的使用越来越广泛.电子档案为档案事业的发展提供了机遇,是对传统档案管理深刻的变革.为保证数据的可靠性和通用性,需要按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换、传输;电子谁的归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门很难完成;电子 档案归档的技术处理工作,实施电子文件管理战略.随着档案事业的发展,档案管理和维护水平需要不断提高.新技术的应用、人为破坏、自然、管理低效等导致档案面临着日益严峻的安全威胁.档案安全保障体系构建的基本方针是预防、综合防范,在政策引导下建立一种完善长效的机制.

3.档案管理科学化的解决方法

档案是历史的真实启示,档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响档案发挥最大效益,档案科学化管理意义重大.虽然全国各地对档案管理都给予足够的重视,各部门也积累了丰富的经验.但是,由于档案管理工作繁琐枯燥,致使其存在着诸多问题迫切需要解决.为了使档案管理工作进一步规范化、标准化、信息化,笔者建议采取以下措施:

3.1 建立健全档案管理制度

档案种类繁多,形式各异,要实行科学管理,就必须建立健全管理制度.档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则,加强硬件的建设、建立档案工作网络,对保存和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档,专门库户、专柜存放档案,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切,做到科学管理,排列整齐,以确保安全和延长档案寿命,严格档案借阅手续,防止分散流失.


3.2 做好公文的制发和文书处理工作

档案是由公文转化而来的,公文制发决定档案的质量;文书是档案的来源,档案是文书的归宿,因此,公文的制发要统一、规范、标准,符合国家的有关规定,排版形式符合要求,履行签发、审批手续;各种记录、报表、签字、批注等公文及文书字迹要牢固清晰,有利于长久保管利用;使用文种合理、格式规范、行文标准,实现档案管理的科学化.

3.3 加强电子文件和声像档案的储存、管理和保护

随着计算机和信息技术的发展和办公条件的改善,在从事各咱活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的启示的声像档案,以及计算机处理的电子文件.它们是档案的重要组成部分,与传统纸质文件有很大的差别,电子文件使用软磁盘保存,声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求.因此选择高质量的软盘,加强声像材料从收集、归档到移交档案至统一管理,制定一套严格保管、借阅、利用的制度.并将软盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度知中的环境里;力求妥善保管,长久保护和利用.

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