现代行政文秘写作技巧

摘 要 ：行政文书是一类比较特殊的文体,具有权威性、严重性、严谨性.随着社会的高速发展,行政管理的速度也在跟着变化,因而对行政文秘的要求也很高.本文从行政文书的写作的思路、结构特点、用词特点、排版、平时知识积累等方法深刻阐述了行政文秘人员应该掌握的写作技巧.

关 键 词 ：行政文秘；写作；技巧；研究

随着社会经济的发展,人们生活节奏越来越快,社会管理也要求越来越高,中国行政体系也在跟着快节奏变化,对行政文秘的要求越来越高.行政文秘写作是行政文秘工作的重要内容,主要针对的是行政公文的写作.行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文.它是特殊规范化的文体,具有其他文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式并有行文规则和办法.我国公文一律按照2012年4月6日,、国务院联合印发《党政机关公文处理工作条例》（2012年7月1日起施行）要求撰写.而从事行政公文写作的工作人员必须掌握一定的技巧才能做好行政文秘工作.这些技巧主要包括以下几个方面：

1.思路清晰,主旨明确

行政写作最忌讳思维混乱、条理不清、主旨不明确,一会儿写东一会儿写西.行政公文不论是会议上汇报材料还是正规的发文公文,都有一个共同的特点,就是文章思路清晰、层次分明、主旨明确.常列出文章条理用词,如一、二、三、四,等作为文章分节有条理性、有针对性陈述的象征,对同一段话内有多个层次含义的内容最好也整理成条理性,不要杂糅在一起,那样表达不清楚意思,没有层次感,常用词语如“一是,二是,三是,四是等”,或者“一方面”,“另一方面”,等等.

2.言简意赅,详略得当

行政写作不同于其他写作,行政写作不需要华丽的词藻,而是需要用简洁的语言表达清楚事情.文中常用的词语,重点内容可以较为详细的描写.不重要的内容,起到烘托作用的内容可以简略.

（1）开头用语.开头用语常常是直截了当,点明了此文的根据、目的,常用词语“根据”、“为了”等.如：根据国务院关于集中开展安全生产大检查的通知（国办发明电〔2013〕16号）,等.又如,为了全面贯彻落实党的十八大报告精神,等.

（2）过渡用语.过度用词是在陈述某些内容时,要转入另外一个内容的用语,这些词语常的有,“鉴于”、“为此”、“总之”、“综上所述”等.

（3）经办用语.如：经、已经、现经、、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等.

（4）称谓用语.有第一人称：我局、本所；第二人称：你单位、贵单位；第三人称：该同志,等等.

3.适当配图表,内容更直观

在行政公文中,有时候用文字描述不能表达清楚,如某个爆炸事故的发生地点、周边环境,那么用一张电子地图插入文档中,能起到很好的作用,领导一看便知.因此现代行政文秘人员一定要掌握一些绘图软件的基本操作,如photoshop 、coreldraw.前面提到的地图,可以通过百度地图或者google地图,电脑印屏后,在photoshop中进行处理,用显眼的图形（如红色的圈圈、红色的标注状）把事故地点给标出来.同理,有些时候,需要配上示意图才把事情说清楚,如某工厂突发爆炸后,相关部门污染监测的点位图,用文字表述不够直观,这时候配上一个示意图,那就达到图文并茂的效果.

在表达变化趋势时,文字描述不如用图来表示更加直观快捷,如月气温变化图、客流量月变化图、居民人均年收入变化图等等.

表格常常也是行政文秘的一个十分重要的内容,甚至有些行政公文,文字表述的内容很少,主要以表格为主.比如某某工程进度表,某某公司月销售量等等,领导要的也是一张表格,不需要太多的文字表述.因此行政文秘在公文处理中,学会恰当的使用表格是十分重要.如果涉及数字统计的报表,最好用Excel电子表,并用其自带的公式进行相关自动计算可以达到事半功倍的效果,因此一个合格的现代文秘人员应当熟知Excel的各种操作.

4.排版符合规范,减少改稿次数

行政文秘人员应当好好学习,领会并掌握2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》的规定,如标题字号及字体、正文字号及字体、行数、落款等等.行政文秘人员在撰写发正式文稿时一定要严格按照该条例进行排版,以避免文稿交给领导审核签发因排版问题而来回修改耽误时间.

5.多用书面语,少用口头语

行政系统类文稿行文用词经常多为书面语,很少见到有口头语.这样尽管文章读起来文绉绉,但是显得比较严谨、庄重.比如常见的有：严格执行等制度,继续加强等工作,强化等执法力度,严格等管理,确保等安全,深化等改革,大力发展等产业,加大等力度,着力解决等问题,切实加强等,等等都是党政公文中常用到的书面语.

6.用词讲究对称

行政文稿不同于其他文体,行政类文稿经过多年的发展,已经形成了其独特的行文方式,即用词讲究对称,往往在每一段的标题为对称或者段内开头句为对称.以党的十八大报告为例来说明.如,在第二章谈到夺取中国特色社会主义新胜利,连续用了8个“必须坚持”：必须坚持人体地位；必须坚持解放和发展社会生产力；必须坚持推进改革开放；必须坚持维护社会公平正义；必须坚持走共同富裕道路；必须坚持促进社会和谐；必须坚持和平发展；必须坚持党的领导.

7.平时注意积累相关知识

行政文秘是行政系统日常工作的重要内容,常见的行政文书有汇报材料、方案、请示、总结、简报、决议等,不仅形式要求合乎行政的“口味”,内容更是要有针对性.因此行政文秘人员必须注意保存各类文件（包括纸板、电子版）,并且每个文件要简单浏览一下,在脑海里有个大概的印象,在写相关文稿时可以快速调取出来参考,比如某个方案已经通过会审,表明它做得已经很完善,可以作为参考的依据.比如某个表格设计的很好,得到领导的肯定,那么碰到类似问题也可以仿照.

在日常工作中,行政文秘的写作技巧还有很多,以上所举这些写作技巧只是提供给广大文秘工作者作为参考.在实际的文秘工作中,广大文秘工作者还需结合自己的工作情况,举一反三,探索出更多更有效的文秘写作技巧.