住房保障档案管理

住房保障是中国特色社会保障体系的重要组成部分,是构建和谐社会和保障民生的重要举措.做好住房保障工作,首先要做好住房保障档案管理工作.2012年11月,住房城乡建设部出台了《住房保障档案管理办法》,从2013年1月1日起施行.该办法对我国住房保障档案管理提出了新的要求,对于促进住房保障政策的落实,顺利解决低收入家庭的住房困难,进而推动社会的和谐稳定,具有十分重要的意义.

一、住房保障档案的定义与分类

住房保障档案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录.它真实完整记录住房保障实施情况,全面客观反映住房保障管理状况.

根据档案记录内容的不同,住房保障档案分为住房保障对象档案和住房保障房源档案,纸质档案同步建立电子档案.住房保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料,包括申请材料、审核材料、实施保障材料、动态管理材料等.住房保障房源档案指已分配使用的保障性住房的档案材料,基本情况材料、使用管理情况材料等.住房保障电子档案指住房保障管理工作中,通过数字设备及环境生成,以数码形式存储,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件,包括纸质档案形成的电子文档和住房保障管理信息系统的生成文档.电子档案与相应纸质档案的内容应当保持一致.

二、住房保障档案的特点

1.专业性.住房保障档案主要形成于住房保障管理部门,有专一的内容、特殊的形式、固定的格式和严格的程序,具有专业性的特点,属于专门档案的一种.

2.动态性.住房保障工作的管理方式决定了住房保障档案的动态性,对于待保障的低收入家庭来说,其家庭人口、收入、住房都是动态的,已获保障的家庭也不是一劳永逸的终身制.除此以外,住房保障形式和制度会不断发展和完善,保障房的申请和保障标准也会不断调整,形成的保障房档案的内容也处于变动中.因此,新产生的相关文件材料应及时补充和归档,以保证住房保障档案的系统性和完整性.

3.双轨制.住房保障管理是一个系统工程,准入条件的设定、申请材料的审定、审核材料的核定以及退出机制的完善等都需要完整系统的档案材料作为依据.住房保障管理工作不仅产生了纸质文件,同时也产生了相应的电子文件,各级住房保障管理部门也相应建立了“住房保障管理系统”,可以通过利用档案特别是电子档案随时掌握保障性住房申请审核材料的处理情况、住房对象的情况及实物配租和租金的发放情况,运用计算机等信息化手段对住房保障数据进行统计,完成各级各类报告的生成和管理.这样在住房保障档案最初形成时就保证了纸质档案和电子档案的双套并存,这也决定了廉租住房保障档案的双轨制管理模式.

三、加强住房保障档案管理的有效措施

1.统一领导、分级管理、分类指导.第一,国务院住房城乡建设部门负责全国住房保障档案管理工作.省住房保障主管部门负责全省住房保障档案管理工作,对住房保障档案工作进行检查和指导.第二,各市住房保障主管部门对市本级住房保障工作档案集中统一保管,对所辖县（市、区）、街道办事处、乡镇人民政府住房保障档案工作进行检查、指导、规范和管理.第三,各县（市）住房保障主管部门对县（市、区）本级住房保障工作档案集中统一保管,对所辖街道办事处、乡镇人民政府的住房保障档案工作进行检查、指导、规范和管理.第四,各乡镇人民政府、街道办事处,负责本辖区内的住房保障档案工作.

2.“一户一档”和“一套一档”动态管理.住房保障档案动态性的特点决定了要对住房保障档案进行动态管理.保障性住房产权会发生变更或转移；因家庭经济、住房情况变化；住房保障对象的构成会不断变化；为加强监督管理,住房保障审批机构要定期对住户情况进行复查；根据经济发展情况,住房保障标准会相应调整；随着社会发展和政策变化,住房保障覆盖面会不断扩大等等这些因素都会使住房保障档案的管理处于不断变化的动态过程中.因此,住房保障档案要实行动态管理.住房保障对象档案实行“一户一档”动态管理,并根据住户的家庭人口、收入及住房等变动情况,及时、准确地补充新材料,适时更新电子档案信息,保证档案自始至终反映保障对象的真实情况.对于住房保障对象档案中动态变化的租金补贴发放通知书、年度复核材料以及各种变更材料等可以按类别单独整理归档,但必须与保障住房保障对象的申请、审批等材料保持关联,以便查阅.住房保障房源档案按“一套一档”动态管理,房源使用管理情况的动态变更材料应当定期归入原档,或者根据工作需要单独立卷归档,并与原档的案卷号建立对应关系,便于检索查阅.

3.建立住房保障管理信息化工作软件平台.基于住房保障业务现状和管理工作的需求,以保障性住房建设、资格审核及后期管理为核心,结合其业务发展趋势及政府办公信息系统发展的现状,建立“住房保障管理信息系统”.通过灵活配置,软件系统支持集中办公的工作模式和市区街多级分布办公的工作模式,申请家庭、业务工作人员及相关部门可以通过互联网互相连接起来,实现住房保障业务的网上申请、审核、公示及后期管理,并自动实现保障性住房档案数据查询、统计分析等功能,加快实现住房保障的规范、高效和动态管理.