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计算机类有关开题报告范文,与电子文件档案管理与传统档案管理相关本科毕业论文范文

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摘 要: 电子文件档案已广泛成为国家机关、社会组织以及个人的各种社会活动并与纸质档案并存的一种原生信息记录物,反映了人们社会活动的真实历史面貌,是人们社会活动中的记录物和伴生物,具有档案的共性.本文阐述了电子文件档案与传统档案管理的利弊关系,以供参考.

关 键 词 : 电子档案; 传统档案; 管理

中图分类号: G276 文献标识码: A 文章编号: 1009-8631(2012)10-0041-01

电子文件档案与传统档案相同之处,它们都具有档案的基本属性――原始性.对电子的内容进行修改非常容易,而且改后不留痕迹,但势必埋下安全隐患,同时,还可对电子文件进行压缩处理,改变电子文件的清晰度和对比度等等,造成“原件”识别困难.相比之下,相对纸质文件内容进行增删,改而不留痕迹是不可能的.纸质文件一旦形成原件中所含的内容和形式特征就不会发生变化,人们可以从这些信息上确认文件的原始性.电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式,如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化,人们便难以确认它的原始性.因此,应该为每一份电子文件建立必要的记录制度,从收集,积累开始就要进行记录,记录电子文件的管理和使用情况.电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性.

电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能,随时将需要保留的信息记录下来.由于这种“跟踪记录”具有原始性,它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据.对于收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件,可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息,对于以存储载体方式进&

关于电子文件档案管理与传统档案管理的开题报告范文
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#34892;收集,积累的电子文件,还要辅以必要的人工记录.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是以拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上修改,一经形成后,马上贮存到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享.这就使得文件与档案之间不再有明显的界限.纸质档案的管理工作经过长期实践,已经总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度.文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次.而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中.因次,它对计算机有很强的依赖性.如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“ 完毕,具有保存价值“的文件,还应包括文件的读取软件甚至操作系统.二者间的不同之处具体表现为以下几点:


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一、电子文件档案的归档时间与传统档案不同

电子文件可以在文件 完毕后随时归档,或在某一时间周期内统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,有档案工作人员接受登记,按事由原始给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用.这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档和完整率,另一方面也负荷电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏.

二、电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难.因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性,保证电子文件的法律凭证地位.

三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异


为什么要写计算机论文
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电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性.档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合,档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存贮的档案,保证信息资源方便利用.

四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性,可以达到文件相应的分类号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录.技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息.用户只须给出文件分类号或主题词,即可找出相应的文件和相关的上下级行文附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度.

五、电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录方式,中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子文件档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用.把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,是人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责.随着档案信息电子化的发展趋势,提高单位电子档案管理水平势在必行,本人认为还应该从以下几个方面入手:

(1)从电子文件的收集、积累基础工作入手.

(2)严格电子文件的归档管理.

电子文件档案管理与传统档案管理参考属性评定
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(3)健全电子文件的检查审核制度.

(4)规范公文制作和控制程序.

(5)加强电子文件软、硬件设施管理.

(6)重视和加快单子文件管理人员的培养.

档案信息管理人员的素质有待提高.实现档案信息化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能只满足于一般的计算机操作.从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案处理复合型人才就更加奇缺,大多数档案管理人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象.机关引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了.

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