本站原创美国国家档案与文件局（英文缩写为ＮＡＲＡ,下同）在１９９７年制定了一份十年战略规划,作为以后十年中确定工作重点和分配资源的指南.其后每三年对规划修订一次,以检查规划完成情况,调整目标要求和改进评估方法.本文是根据ＮＡＲＡ网站上公布的《Ｔｈｅ Ｓｔｒａｔｅ-ｇｉｃ Ｐｌａｎ ｏｆ ｔｈｅ Ｎａｔｉｏｎａｌ Ａｒｃｈｉｖｅｓ ａｎｄ Ｒｅｃｏｒｄｓ Ａｄｍｉｎ-ｉｓｔｒａｔｉｏｎ １９９７―２００８ （Ｒｅｖｉｓｅｄ ２００３）》,即２００３年的修订本编译而成.它涵盖了２００４年至２００８年的战略规划,文中既有这四年的战略目标与实施办法的定性要求,又有定量的评估标准和具体指标.这对了解美国档案工作的发展动态和总体战略目标很有帮助,并有一定的启示和参考价值.
该战略规划全文分为前言,档案工作面临的形势与挑战,要实现的目标,为实现目标该怎么做,评估战略目标是否成功的标准,已经完成了什么和附录七部分.
规划的主要内容介绍
一、 ＮＡＲＡ的使命和具体战略目标
ＮＡＲＡ本身是美国政府的档案馆,是国家文件的管理者.它保护着人民赖以证实他们的权利、确保国家机构负责守信以及研究国家历史的档案文件.其使命归纳为“确保公民与公务员、政府、国会和法院能够方便地获取必要的证据”.在这里,“必要的证据”包括纸质文件；地图、绘图以及具有凭证价值的图片资料；由计算机生成的各种格式的文件；总统图书馆中的人工制品和纸质文件；捐赠的手稿；《联邦记录》出版物；其他有助于证明公民权利、资格、联邦活动和历史经历的材料.为了完成上述使命,规划对２００４年―――２００８年制定出五项具体战略目标.
战略目标一：必要的证据能长期地形成、鉴定、编目与管理.
实施要求：重新设计联邦文件管理项目和更好的全程文件管理系统,以支持政府职能的运行,帮助机构适应法定职责,实行更加高效和负责的公共怎么写作.实施要点如下：１．与联邦机构、白宫、国会和法院形成互相支持的关系,把文件管理作为对机构进行培训和帮助的重点工作；２．用ＩＳＯ１５４８９文件管理标准进行文件管理,机构可以用传统的、自动化的或其他多种手段来管理文件,关键是要管理好文件；３．通过资源分配和风险管理来决定文件管理的工作重点；４．改革自身工作,简化日常工作安排,更好地满足利用者的需要.
战略目标二：电子文件能够长期被控制、保存和提供利用.
实施要求：要找到无限期保存和利用电子文件的方法.要建立电子文件档案馆（缩写为ＥＲＡ）,可靠地保存任何种类的电子文件并提供利用,且不需要任何特别的硬件与软件；要快速和长期地通过互联网向美国的各部门、图书馆、学校和家庭提供大量信息.这也有助于电子政务的实现.其实施要点为：１． ＮＡＲＡ在改革电子文件的归档工作中起领导作用,制定政策与技术规则,修改现行的信息分类方法,以保证电子文件的形成与管理适应政府的电子工作环境；２．在合作研究伙伴的帮助下,发展与保持对政府电子文件的获取、保存、编目、提供利用和适当处理的技术能力.
战略目标三：不论必要的证据在何处,也不论利用者在何处,都能长期方便地利用必要的证据.
实施要求：在管理好政府文件以及迎接电子文件挑战的同时,将增加公民个人、教育机构和联邦机构利用电子文件的机会.增进与各级政府、大学和社团的合作,采用新技术,把ＮＡＲＡ的怎么写作和馆藏提供给利用者.还将寻求合作者提供资金资助.其实施要点为：１．建立并改进遍布全国的、完整的网上信息提供系统,向公民介绍ＮＡＲＡ及其基本设施、怎么写作与馆藏,要扩展文件资料的教育功能,提供重要文件的数字复制品,并方便网上查寻、使用与；２．在保护国家利益与个人隐私的同时,满足公众阅读没有分类或其他不需封闭的材料以及馆藏家谱缩微品与数字复制品的要求.与卸任总统合作,以保证总统文件在总统图书馆开放后尽快提供研究之用；３．在合作伙伴支持下,开创既有实地的又有网上的“国家档案馆体验”,起到教育公众的作用.还要与国家历史资料与文件委员会合作,增加公众对历史文件的利用.
战略目标四：所有文件长期保存在一个适宜的环境中.
实施要求：完善现有设施,并且扩大储存空间,以确保合理地保护与保存文件.其实施要点为：１．该规划对上至华盛顿的国家档案馆及各个总统图书馆,下至各个地区性档案系统提出了修整或更新的要求,以改善和扩大档案文件储存条件和公众利用空间,保证公民对文件的利用；２．在上述工程中要确保濒临危险的档案文件得到合理的保护.
战略目标五：ＮＡＲＡ对人员、技术与工作步骤进行战略性的管理与调整,以实现其使命.
实施要求是从各方面采取措施以适应不断变化的时代要求和技术变革的挑战.在ＮＡＲＡ形成这样一个工作环境：要鼓励创造与优秀,尊重多样化,重视创新、交流、奉献与忠诚.其实施要点为：１．按照完成战略目标能力大小来聘用、培养和鼓励工作人员.对关键职位要规划人力资本的管理.要提倡和招收不同教育背景、工作经验和职业兴趣的人员,以适应战略需要.帮助工作人员学习电子技术、文件周期生命理论、新的工作流程和其他战略能力,为全国各层次的档案人员提供学习机会；２．寻求合作伙伴,建立一个实用的经济的自动化系统,使其在文件形成、编目、归档或销毁、保存和持续利用等阶段采集到完整的信息并提供利用；３．建立一个可靠的、高能力的、可扩容的成本―效益型的信息技术与通讯系统,以支持工作流程和公众对馆藏的利用；４．重新设计工作评价方法,明确管理职责,促使每个管理人员对工作负责.建立一套严密的程序分析工作项目的收益、费用与利用者需要的相关度、与战略规划工作重点的相关度,以减少意义不大的项目费用.
二、 关于战略目标是否成功的评估标准
该文对每个战略目标都分别给出了定性的目标要求或定量的指标和预期效果及其检查统计项目.为节省篇幅,仅以战略目标二,即“电子文件能长期被控制、保存和提供利用”的评估为例介绍如下：
１． 到２００８年,ＮＡＲＡ的文件中心能接收电子文件并使它们提供怎么写作.
这是对文件中心的定性评估目标.其预期效果是联邦机构能够经济、有效地管理满足工作需要和具有档案价值的电子文件.效果统计指标为使用文件中心电子文件怎么写作的用户数量和用户对文件中心的电子怎么写作的满意度.
２． 到２００８年,８０％的归档电子文件能以合理的怎么写作标准进行管理.
这是ＮＡＲＡ对电子文件保存与提供利用能力的评估定量标准.其预期效果是电子文件能为后人证明他们的权利、使政府尽职和了解国家历史而被有效保存.效果统计指标包括以永久格式保存的电子文件的百分率；网上利用电子文件的用户数量；网上利用电子文件的百分率；用户对怎么写作水平的满意度.
另外,该项评估还规定到２００８年,从电子文件归档到将其利用的平均时间限制在３５天以内；ＥＲＡ管理电子文件的成本要逐年减少等.并分别给出了明确的评估指标和预期效果及统计内容,具有简单、明确和可操作性的特点.
该规划还对ＮＡＲＡ在１９９７年第一次制定规划以来已经完成的目标进行了总
结,且在修订的规划中被新目标取代.
启示
ＮＡＲＡ的战略规划按照十年一制定、三年一修订的滚动式规划模式,适应了现代社会快速发展和档案技术不断变革的需要.它既有长期的和分阶段的明确战略目标,又有可以评估和检查的定性、定量指标.就档案事业本身的特点而言,ＮＡＲＡ与我国的档案工作有不少相近之处,我们对它的战略规划可以加以分析参考.当前,我国正处在改革发展的关键时期,档案工作要坚持围绕中心、怎么写作大局的要求,运用档案促进经济发展,并努力探索搞好档案工作的新思路、新方法.２００５年是我国档案事业实现“十五”规划奋斗目标的最后一年,又是制订“十一五”规划的重要一年.笔者认为各级档案部门都应从战略高度,以科学发展观为指导,编制出新阶段档案事业战略性和政策性的发展目标,同时又要有便于评价和可操作性的量化指标,使之成为一个求真务实的发展档案事业的战略规划.
ＮＡＲＡ的规划“预计未来几年需要管理的电子文件将呈指数级增长”,要“利用技术提供的机遇适应快速增长的以电子方式利用文件的要求”.同时又强调“纸质文件不会很快结束,政府部门离预计的无纸办公还很远,还要继续积累纸质文件几十年”,且“每年要增加５０多万立方英尺的纸质文件”,故要积极争取政府和国会支持扩建保存档案和提供怎么写作的场所.上述关于电子文件与纸质文件的定位分析对我们很有启示意义,要防止顾此失彼,做到两者兼顾,相辅相成.我国各地在编制“十一五”档案工作规划时争取列入同级的经济和社会发展“十一五”规划的做法,有利于解决发展档案事业的资金保证,使档案事业与全国经济和社会发展同步进行.
（作者单位：南京市档案馆 ２１０００８）