本站原创[摘 要] 文章阐述了数字档案系统开发建设的目的、实现原则,系统应采用的框架结构及技术支持,数字档案系统产生的效果.
[关 键 词 ] 数字档案； 系统； 开发； 架构； 建设
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）012- 0090- 02
随着信息化的快速发展及建设,电子档案的出现给档案者管理提出了一个亟待解决的课题,如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用,完善档案管理,实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接,是现代企业档案管理的发展方向.本文结合本单位研制开发的数字档案管理系统,探讨企业数字档案建设.
1.实施数字档案管理之目标
档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分,加快企业数字档案建设是企业信息化建设的深化与进步,企业实施数字档案管理建设应达到如下目标：
（1） 开发建立与企业各应用系统之接口,实现与各应用系统间的无缝连接,各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档,将企业各业务系统数字资料,按档案的管理规范,完整无损地保存到档案资源库中.实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用,为企业提供便捷而全面的怎么写作.
（2） 采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件,与企业综合信息系统集成,按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分,使档案资源库在怎么写作器上的逻辑与物理定位明确,使管理员像管理自己的纸质档案一样,脱离开所有目录和软件,仅凭资源管理器就能管理数字档案.
（3） 加强对电子原文的防护,通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段,从技术与管理两方面,确保档案实体与信息的安全,确保网络传输及档案数据库的安全.
（4） 部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储,根据需求显示为业务部门所要求的台账模式.使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移,即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用.同时,数字文件的阅读器符合国家规定的标准.
（5） 企业开发实施数字档案系统,要实现便捷的网络化检索利用环境,在公司局域网上的检索实现零成本,且不影响其他业务系统的工作.
2.系统框架及定位
根据本单位各应用系统的实际情况,数字管理系统模块的总体方案主要分为5个接口、3个平台及1个网站.5个接口：即ERP电子文件自动归档接口,MES电子自动归档接口,OA电子文件自动归档接口,多媒体电子文件自动归档接口,移动载体电子自动归档接口；3个平台：即档案管理操作平台,数字资源图视化管理平台,专题推送平台；1个网站：即Web检索利用网站.
3.技术架构及支持
企业数字档案系统总体技术架构,采用国际标准OAIS框架结构,即6个功能实体和3种信息包实体.
OAIS认为,档案系统是一个置身于数字资源的生产者、数字资源的利用者和档案管理者之间的一个存档体系,是以数字档案库为中心的资料传递与保存体系.主要表现为：
生产者：是提供需要保存信息的人或者业务系统,向OAIS提交要保存的信息,包括资源对象和元数据.本单位资源生产者是：ERP、OA、MES、工程管理等信息系统,及以移动载体移交来的其他数字信息如新闻、电子报刊.
管理者：是设置OAIS整体政策的人组成,确立档案收集的范围,明确档案条目的保存许可.在分公司是各级档案管理部门的人和一整套的管理规范.
利用者：指的是与OAIS怎么写作交互以获取特定资源信息的人或系统.在分公司是内部管理与生产一线上的档案利用者、DW及其他决策支持工具.
6个功能实体分别为：
资源采集摄入实体.这一实体提供的怎么写作和功能是从信息生产者那里摄取归档信息包（SIP）,并且对内容进行检测整理,生成符合档案系统数据格式和文件标准的存档信息包（AIP）、从AIP中抽取出描述信息（元数据）以存入档案数据库.
数字档案长期存储实体.这一实体提供的怎么写作和功能是存储、维护和检索AIP.包括从数据摄取单元接收AIP数据包,并将它们存储到怎么写作器的某个逻辑定位之中；管理存储系统的组织结构；对存储有档案的媒体进行翻新；执行日常的维护工作和特殊的错误检查；提供灾难恢复能力；并且为使用者提供数据包（AIP）.
数据管理实体.这一实体提供的怎么写作和功能是植入、维护和存取相关标识,并记录档案馆藏的描述信息以及对档案系统进行管理.数据管理的功能包括管理档案数据库、执行数据库更新、对管理数据提供查询功能以产生结果集,并从这些检索结果集中生成查询报告.
系统管理实体.这一实体提供的怎么写作和功能是操纵管理整体的档案系统.包括在线归档与联机归档的提交协议；对提交进行审计与完整性检验,以确保提交内容符合档案标准；对系统的软件硬件环境进行配置和管理；详细记录各种操作；报告档案的内容；建立并维护档案标准和政策；提供客户支持；激发存储请求等.
保存规划实体.这一实体提供的怎么写作和功能是监测OAIS的环境,提供相关建议以确保在OAIS中存储的信息在长期一段时间之后,仍然能够被相应的目标用户所访问,即便是在原有计算机环境都退化了之后.保存计划包括的主要功能有对档案系统中的存储内容进行评估,随环境变化而移植当前的档案馆藏；对档案系统的标准和政策进行建议；监测技术环境和目标用户的怎么写作需求及知识背景的变化.
怎么写作存取实体.这一实体提供的怎么写作和功能是支持利用者,使利用者可以判定、了解、定位、存取那些存储在OAIS中的信息,让利用者可以请求并接收信息产品.包括与利用者进行通讯以接收请求,对于某些特别保护的信息进行管理控制以限制其访问,生成分发信息包DIP、结果集、报告等,并且将这些响应传送给利用者.本单位设计的怎么写作存取单元具体体现为资源目录级的Web发布与检索申请平台、常规业务权限定向怎么写作平台、专题推送平台3部分.
3个信息包实体分别为：
提交信息包（SIP）：是信息生产者提供给OAIS的信息包.它的格式和具体内容通常情况下是信息生产者和OAIS系统之间协商的结果.
我们的提交信息包是将业务人员和系统开发人员的协商结果编制到归档接口软件中,形成SIP.将SIP摄取到中间怎么写作器,然后由档案管理软件处理成AIP.
存档信息包（AIP）：在OAIS中,一个或多个SIP需要被转换成为一个或多个AIP以进行保存.AIP有一系列完整的内容信息.一个AIP还可能会包括多个其他的AIP组成,是一种多维层次结构.
分发信息包（DIP）：根据利用者（检索用户）的请求,OAIS需要以分发信息包（DIP）的方式提供一个AIP的所有或者部分内容给利用者.一个DIP也可能包括多个AIP,打包信息（PI）需要以某种方式显性出现,以使利用者可以明确地辨别出所要的信息.根据分发媒体和利用者需求的不同,打包信息可能以多种方式存在.
按OAIS参考模型设计企业DAS架构具备的技术支持：
（1） 数字资源集合和资源集合描述元数据库是企业数字档案系统的核心.
（2） 自动化的在线归档接口是数字档案系统的主要模块,归档范围的60%～80%将由这些接口来完成.
（3） 采用先进业务系统的优良数据管理结构来组织资源集合,实现快捷方便的检索系统.
4.应用效果
企业数字档案系统开发与建设,实现了企业档案各单位在同一平台上进行全部档案资料的收集、管理和利用；对档案信息资源的采集、整理、存储、鉴定、统计、利用等实现了全过程管理；实现了企业档案管理的规范化、信息采集的自动化、档案信息的电子化、档案利用的网络化；建立了数字档案数据中心,实施了集中存储档案数据,并集中布置怎么写作系统,使企业内部各部门各单位通过内部网络访问数据中心进行相关操作；实现了以计算机技术、信息技术、图像处理技术等为主要手段,以高效率的业务管理、高可靠的资源怎么写作为宗旨,满足了企业档案利用者（单位或个人）和档案管理者之需求,为企业档案建设奠定了坚实基础,从而提高了企业管理水平.