本站原创【摘 要 】工程总承包项目档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程,是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证,是竣工移交生产后,正常运行、检修、维护、改造等工作的基础.因此,做好工程总承包档案管理工作十分重要.
【关 键 词 】工程总承包；项目；档案管理
1.工程总承包项目档案管理的特点
（1）工程总承包档案内容多、范围广、数量大.由于总承包工作包含了项目建设的全过程,因此,工程总承包档案的形成渠道多,来源范围广,它包括了从项目立项、工程招投标、勘测设计、设备材料采购、施工安装、试运行、竣工验收等项目实施全过程中形成的全部文件材料.
（2）工程总承包的档案管理需要总承包方与各分包方分工协作,共同完成.由于工程总承包项目参建单位多,仅凭总承包方是远远不能完成档案管理工作的.因此,总承包方要组织、协调和指导各分承包方的档案管理工作,以保证整个项目的档案管理工作科学、有序地进行.
工程总承包项目的设计工作,一般情况下是由总承包方内部有关设计部门承担设计（也不排除由外单位承担,本文只论述由内部承担）.设计部门承担工程总承包项目的设计工作产生的文件材料,设计单位本身需要工程设计档案存档.
设计单位还要向业主移交完整的工程档案.向业主移交的工程档案,不但有工程设计方面的档案,还包括工程管理、施工等工程建设全过程的档案,而且档案整理的标准也与单一设计的不同.因此,为避免工程总承包工作在最后向业主移交档案时陷入被动,必须正确区分内部工程项目设计与工程总承包之间的关系.
2.工程总承包项目档案管理职责分工
工程总承包项目从签订合同开始,就应该明确合同各方在工程总承包项目文件材料归档上的职责.事前的责任明确,有利于各方在工作中主动收集、积累文件材料,保证文件材料归档质量.我们从业主、总承包方、分包方三方来明确各自的职责：
（1）业主方职责：业主作为投资方,在工程项目委托设计单位总承包之前,已经开展了前期准备工作,如征地、立项、资金筹措等,前期工作形成的文件材料应该立卷归档.工程档案整理执行什么标准,业主有责任提出要求；工程监理单位由谁聘请,监理文件材料是直接由监理单位向业主移交,还是向总承包方移交都必须有明确界定.
（2）总承包方职责：总承包方负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导和监督分包方项目文件材料归档,对分包方提交的项目档案资料进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交完整、系统的项目档案资料.
（3）分包方职责：分包方负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料,接受总承包方的检查指导,并对归档项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责,工程结束后及时将工程档案向总承包方移交.
项目开发单位作为工程总承包方,在目前现有的组织架构下,都要成立一个专门的部门来承担工程建设的管理工作,都需要配备项目经理、专业工程师、工程秘书等工作人员.总承包内部各相关部门既要互相协作,又要各自明确自己的工作职责,分别做好自己范围内的档案整理工作.例如我院在辽宁营口综合管网和污水处理厂的项目管理中,每个项目有各自的项目经理和总工程师,还有负责不同专业的工程师、工程秘书、预算人员、材料计划员、档案人员等.分工明确、职责范围明确,是做好档案工作的基础.档案管理部门负责归档项目文件材料的接收、整理、编目、保管、提供利用；对工程总承包过程中项目文件材料的收集、整理、预立卷、归档工作进行监督、指导.
3.工程总承包项目文件归档范围
（1）工程前期.包括工程选址及征地文件、筹资融资文件、相关的项目审批文件、建设计划、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书、各种往来函件等.
（2）设计阶段.包括设计依据性文件（如水文、地质、气象、资源等）、初步设计报告、施工图设计报告、各种计算书、概预算材料以及往来信函等.
（3）采购阶段.包括采购计划、采购协调程序、采购措施及特殊问题的说明、供货厂家资格评审、采购询价文件、报价文件、开标/评标/定标文件及其记录、采购合同、设备检验文件等.
（4）施工阶段.包括施工计划、施工招投标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件、图纸会审记录、施工组织设计、施工滚动计划、各种月报、设计变更、工程检查记录、工程照片、质量事故处理报告、大事记、往来信件等.
（5）试车开车阶段.包括试车计划和审查会记录、操作指导手册、培训计划、试车方案等文件.
（6）工程收尾阶段.包括竣工验收文件、工程遗留问题、竣工验收会议决议、交接证书、工程决算、工程项目收尾报告等.
4.工程总承包项目档案工作过程管理
工程总承包项目大多工期长、子项目多,且参与单位和工作交叉多,这在一定程度上给档案管理工作增加了难度.时间长了,文件很可能丢失.为了确保工程总承包项目档案收集齐全、完整,坚持档案工作与工程建设同步进行是一条切实可行的措施.
4.1项目准备阶段明确分工
在项目准备阶段,总承包单位根据工程建设的内容、特点,结合具体单位工程、分部、分项工程划分和工程实施进度,制定工程档案工作的初步计划.建立健全档案工作制度,制定档案管理的有关业务规范和办法,以保证各施工、监理单位以及总承包单位各部门在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依.及时与业主和各分包方取得联系,共同商议工程项目文件材料的收集范围、整理标准、质量要求和档案移交等事宜,并以书面形式明确下来.明确总承包单位各部门以及各施工、监理等单位的档案工作职责,为工程项目实施过程中形成的大量文件材料的收集、整理和归档管理打好基础.
4.2项目实施阶段实时监控
在工程项目实施过程中,总承包单位在检查工程质量、进度时,同步检查档案资料的形成、管理情况.在进行单项工程验收时,同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量,监控和指导各参建单位档案资料的形成和整理情况,随时发现问题,解决问题,便于档案归档的及时、准确、完整.总承包单位还应将档案工作与经济挂钩,并将档案资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设的计划管理工作,纳入施工管理考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责.
4.3项目竣工阶段整理和移交
工程各阶段施工完成后,施工等单位应按档案管理的有关规定,将收集、整理好的档案及时向总承包单位移交,经检查验收合格后,双方签字认可.由总承包单位将所有工程建设档案汇总,全面梳理,发现问题及时调整和改正,并通过国家档案行政管理部门和行业主管部门组织的档案专项验收,进一步检查发现档案中仍存在的问题,进一步完善档案质量,在整个工程项目档案移交前整改完善到位.在工程竣工前,由总承包单位按照合同的规定,将工程建设全部档案同时向业主和生产运行等单位移交,并交接手续.
5.结束语
工程总承包项目档案是工程项目的宝贵财产,是工程建设者智慧的结晶,是历史的真实见证.工程总承包单位应将工程文件材料的形成和积累纳入工程建设的各个环节,并落实到各参建单位和各级专业技术人员的职责范围,只有控制好工程建设全过程文件材料的形成和积累,才能保证工程建设档案的完整、准确和系统. [科]
【参考文献】
［１］邓绍新.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社,1999.
［２］王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社,1998.