本站原创【摘 要】工程建设中的竣工档案管理工作是工程建设的重要组成部分,是工程新产品质量评定的依据.是反映工作内在质量,查处工程事故以及对已交付使用的工程管理、维修、鉴定的凭证.加强对工程竣工档案的管理,是工程质量得到保证的重要措施.特别是重点工程竣工档案的归档,更要及时、完整.但是,在实际工作中,工程竣工档案的归档就更是难上加难.
【关 键 词 】工程档案；竣工资料
工程竣工资料是建设工程项目实施过程中各个环节的真实记录,也是工程归档文件的前身,由于其工作量大,涉及面广,影响因素多,时间性强以及收集时间长等 ,直接或间接地影响着建筑施工企业的经济效益和发展.
1.工程竣工资料管理的好坏对施工企业经济效益的影响工程竣工资料的管理周期是同施工周期等效的,其长期性给工程资料的管理工作提出了新的要求：这就势必要求施工企业设立专职的、合格的资料员负责收集施工过程中的设计变更、技术核定、现场签证、违约索赔等原始记录,为确定工程竣工结算奠定坚实的基础.相反,如果平时资料管理工作不到位,在当今重视证据的法制社会中,其重要性可见一斑,另外工程变更的及时下发与否,现场签证及时与否,也影响着企业经济效益.这是因为现代建筑业是多学科、多专业的有机联系,各专业之间相互联系、相互制约.如果变更文件不及时下发,经常会导致返工重做和凿墙打洞,从而增加不必要的开支,影响了施工企业的经济效益,再加上地下物的不可预见性也导致现场签证工作不可缺少,而现场签证是工程结算凭证之一 .
2.工程竣工资料管理的重要性日趋突出
工程资料、档案是项目建设全过程（从项目立项到竣工验收）中产生的具有保存价值的与工程建设有关的各类文件资料.随着国家对工程质量要求的提高,“三控两管一协调”中的档案管理已经成为一项专业化的管理项目,每个工程都必须按照建设部等相关规定的要求需要进行整理编制竣工资料,向竣工验收委员会提交审查并向档案管理部门移交竣工资料.这是因为编制竣工资料具有以下意义：
2.1 竣工资料是对施工情况的记录,真实反映了工程施工的全过程,反映了工程的内在质量,特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值.随着国民经济的发展和交通运输事业的需要还要对已建公路项目进行改建或扩建,竣工资料则是为建设单位、物业等部门重要的管理参考数据,因此资料整理工作就显得更加重要.
质量保证资料为质量事故的分析,判断事故严重程度,查找事故发生的根源,确定造成事故的责任人提供可靠真实的依据.因此强调质量保证资料的重要性,将有利于促进工程质量的提高.
2.2 按照建设部颁发的《公路工程竣工验收办法》的规定,竣工验收必须具备的条件之一是：质量监督部门已完成工程质量检测、检验并编写完成了工程质量鉴定书.工程质量检验有质量监督部门负责组织,隐蔽工程和建成后不易检测的分项、分部工程,应审查施工、监理单位的原始资料.工程建成后首先要报质量监督部门进行竣工验收前的质量鉴定,质量鉴定合格后才能进行竣工验收.质量鉴定需要施工、监理单位向质量鉴定部门提交质量保证资料,质量鉴定部门把这些资料是否齐全、真实作为工程质量管理、检查、评定的一个重要方面.
2.3 竣工资料在整个项目评定和今后物业维修、改建扩建中占有重要的地位.资料整理是一项系统性强、要求高的工作,如果平时不注意保存、收集和积累原始施工记录、现场检测数据、来往文档,将会使今后的工作陷于被动局面.
3.当前竣工资料管理经常存在的问题
3.1 工程质量验收签证资料不齐全；
3.2 竣工图文件编制不够规范；
3.3 施工验收原始签证资料格式不规范；
3.4 施工原始资料书写不规范；
3.5 施工原始验收签证资料填写不规范；
3.6 资料收集跟踪、收集管理困难,管理不及时；
3.7 文件、档案分类及竣工资料编制规则不统一；
3.8 竣工资料编制时间长,效率低,费用高；
3.9 缺少采用信息化的管理手段,检索效率低；
3.10 无法提供电子版的竣工资料,不能适应信息化要求,资料利用率低；
3.11 工程资料检查手段落后,工作强度大,效率低.
4.竣工文件的整理落后于主体工程进展的原因
4.1 有些业主、监理和承包单位平时不重视内业资料的整理,往往在工程临近结束时才开始整理内业资料；
4.2 有些单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式,工程临近结束时整理起来比较困难；
4.3 工程实施过程中,专业化的施工队伍调动频繁,如路基工程的作业队伍,在进入路面铺筑时已撤离现场,一旦缺少路基资料不易整理齐全；
4.4 工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉,交接不方便,内业资料整理过程中的重复返工现象经常出现.
4.5 缺少信息化技术手段进行工程资料的管理、利用和竣工资料的编制.
除了上述主要原因外,其他因素,如各单位的管理水平等,也是决定内业资料整理水平的重要方面.竣工文件的管理和工程内业的管理一样,都是工程建设管理的重要组成部分,在工程内业一开始就应按竣工验收办法的要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工程完成,竣工文件编制完成的目的.
5.工程项目管理与工程资料、档案管理
工程项目管理的核心是“三控两管一协调”,在工程项目的管理过程中,工程资料和档案是管理的依据和信息来源,没有建立工程项目的资料、档案管理体系,要实现工程项目的核心管理将无从谈起,工程资料、档案管理是贯穿于工程建设的整个生命周期中,传统的工程资料、档案管理是基于人工的管理过程,管理效率低下,资料、档案检索、查找和利用十分不便,不利于工程资料、档案的再利用,在编制竣工档案过程中需要投入大量的人力、物力,编制周期长,工作量大,出错率高,编制完成的工程档案基本上只有纸质文档,无法提供作为信息化基础的电子文档资料,很多的资料、档案都变成了死资料、死档案.
传统工程资料、档案的管理基本上采用手工管理,存在着资料、档案分类和编制不统一,管理过程纷乱,无法监控,甚至发生资料、档案丢失的现象.如何解决工程资料、档案的管理、利用和信息化问题是当前工程主管部门、建设单位、监理单位和施工单位所面对的复杂问题.
6.信息化对工程资料、档案管理提出了新的要求
信息化的核心就是利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息技术手段来解决信息的采集、加工、利用的问题,提高我们的信息收集、加工和利用的水平,工程资料、档案是信息化的对象和核心,传统的手工方式已远远不能满足现代工程管理信息化的要求,这是目前工程资料、档案管理面临的新形式下的课题.于是,随着市场的需求,适合工程项目资料、档案管理流程的《工程档案竣工资料管理系统》出现了.