工程档案的保密管理工作

该文通过对工程档案保密管理工作的介绍,结合目前工程档案保密管理工作方法及在冶金设计院多年的档案管理经验,对工程档案保密管理工作中的重点内容及管理方法进行了探讨.

1引言

工程档案主要存在于设计院或与建设相关的企业中,这是由工程档案的产生特点所决定的.工程档案是在工程建设活动中形成的,为重要的工程项目文件材料,包括工程设计基础资料、项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件及附图、主要设备材料表、概算书、施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等.工程档案凝聚了工程设计人员的心血与智慧,是建设工程施工的依据,是设计院的重要技术支撑,也是国家的知识产权和宝贵财富.

工程档案中涉及到的设计、产品信息等属于企业或国家的核心秘密,关系到一个企业经营发展的进程,甚至关系到国家的建设发展、利益及安全.为确保核心秘密的安全,必须做好工程档案的保密管理工作.

2管理方法

为了更好的完成工程档案的保密管理工作,本人结合目前档案保密管理工作方法,及在设计院多年的档案管理工作经验,重点就以下几个内容进行探讨.

制度建设.完善的制度是工程档案保密管理工作的基础.一般地,档案利用规章制度有阅览制度、外借制度、复制制度等.根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损.各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善.

在正常的档案利用规章制度之下,对于保密方面,为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要,企业的工程档案保密管理应建立以下三个制度：①建立划定密期制度,以便届满自行解密；②建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知有关科室,以便衔接工作,及时掌握,适时变动；③建立保密档案接收标准制度,加强保密档案的规范化建设.

队伍建设.专业、高素质的管理队伍是工程档案保密管理工作的要素.工程档案管理人员对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质.一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民怎么写作的精神,热爱档案和档案事业,有高度的保密意识,把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务；二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规；三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握工作的规律.此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,能独立处理工作中出现的一般问题.

管理体系建设.健全的管理体系是工程档案保密管理工作的保障.具体内容可分为：

成立工作领导小组.成立档案保密领导小组,由院长或分管档案工作的院领导任组长,其他党组成员任副组长,部门负责人任组员,统一领导全院档案保密工作.该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//.ems86.总第535期2014年第03期-----