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起个好标题实在太重要了,可以让你的免遭埋没.以“开会通知”为例,想象一下,一个职场人每天中会收到多少封邮件,而其中又有多少的标题中带有“开会”这个关 键 词.所以如果你的标题平淡无奇,很可能直接就被收件人忽略掉了.因此,主题栏的撰写是不可以含糊其辞的,有必要将正文的内容提纲挈领地展示在主题栏里.
精炼地说明主要内容
切忌使用模棱两可的标题,也别用一些语气助词来表达,比如“喂,发给你的”、“嘿,收着”.
提供与对方相关联的信息
通常邮件的收件人在看邮件的时候,只会关注一件事情—这封邮件能为我提供什么?想要别人愿意花时间来阅读你的邮件,就要给他们提供值得阅读的理由.因此在写邮件标题的时候,就要给对方提供与他自身相关联的信息,这时你所写的邮件标题是在跟他们解释需要阅读的原因.站在对方的立场写邮件标题,就会相当吸引人.
加入公司名称或自己的姓名
在发送对外邮件的时候,加入公司的名称；在发送对内邮件的时候,加入自己的姓名,可以有效地增加邮件的打开率.世界知名的丘比特研究公司（JupiterResearch）经过调研发现,在邮件的主题中加入发件者的身份可以将邮件打开率提升28%.
不要在标题中直接使用收件人的姓名
个性化的电子邮件标题很重要,但并不一定所有的个性化都适合.有些人认为在标题上加入收件人的姓名,可以引起收件人的注意,进而提升阅读率.然而事实上,大部分的邮件ISP（互联网怎么写作提供商）会将标题中含有用户姓名的邮件直接认定为垃圾邮件,所以此方法还应慎用.
适当地在邮件标题上注明截止日期
如果你的邮件比较紧急,想要让对方尽快看到,就可以适当地在邮件中使用一些“紧急”之类的字眼,并注明截止日期.当然,也可以适当地使用一些大写字母,或者是特殊的标点符号,如叹号等来对标题进行突出.但也要适度,没到那个程度最好不要随便使用.
发送之前注意检查
最为关键的一点是,在标题上千万不要出现错别字和不通顺的句子.不要光顾着检查正文中的错误,而忘记在发送之前检查标题.再次思考：在收件箱中,它是否能够脱颖而出?它看起来像不像垃圾邮件?明确了这些之后,再发出你的邮件.
TIPS
不同对象,不同写法
给不同的对象发邮件可不是一件容易的事情.让收件人愿意阅读你的邮件,就必须针对不同的对象,采取不同的写作方式.
可以适当地将收件人进行初步分类,在注意基本礼仪的前提下,有针对性地打动不同发件人的心.
谨言慎行的人
他们对待陌生人一贯信奉“祸从口出”,有些的确是很有能力的,那些经历过的挫折和阅历就是他们最好的资本,他们凭此在团队中保持着核心竞争力.对待这样的人,在邮件中要先对其表示尊敬和肯定.他们有时候不一定会表现自己,但却特别希望自己的团队重视自己,尤其是关于工作发展方向方面的意见.想要让他们对你的邮件有所回应,就需要拿出诚恳的态度来.
职场菜鸟
他们在办公室没有太多经验和阅历,对于自己的能力没有很大的自信.对于这样的人,在邮件中不要反复强调事情本身,而是要注重提高他们的信心.一旦他们觉得自己的意见被接受,他们就会将此当成职场中迈出的一大步,并对接下来的工作热情高亢.
自主性强的人
有一种人不经常发言,既不是职场菜鸟,也不是谨小慎微,而是太过于有主见.他们之所以不经常说话,是因为不屑于跟别人进行交流.比如在一些群体转发的邮件中,他们从来不会回复,因为觉得没有价值.在跟这样的人发邮件的时候,不要有太多废话.邮件内容要有一定的深意,比如整个项目的发展目标、阶段进展等,要努力让他们在阅读的过程中产生共鸣,调动积极性,参与进来.
有年龄差距的人
通常人们都愿意亲近跟自己年龄相仿的人,然后是阅历相似的人,最后才是价值观相近的人.给这样的人写邮件时,要注重建立起彼此的信任、共识以及责任感,不要用自己单方面的思维来告诉别人应该怎么做,注意阐述事实本身,慢慢与对方建立信任.
用传统信件风格写商务
掌握商务的书写是职场的必修课,但并非一件容易的事情.通常认为,商务的撰写风格可以比照传统的信件,有一些相对熟识的客户之间可以不用严格按照固定模式撰写.但因为商务比较正式,因此采用较为严肃的风格更好.尤其是第一次接触时,会给人留下一个专业的好印象.
商务的行文一定要简单、精炼.简单来说,分“格式”和“内容”两部分.
格式：美观+清楚
要让自己的邮件内容显得清晰,一个最简单的办法就是分出段落.每段只说一件事情.如果一件事情没有办法在一个自然段里说清楚,就可以再分解成几段.千万不要让客户来为你断句,去分析你究竟有几层意思.
美观就是将字体设置好,中文一般是宋体五号,英文可以设置成西欧字体.
内容：简单+明晰
写每一封商务,不管是为了联系业务,还是已经有了合作项目,总是要让对方分清楚信息和行动.那就是要让对方从你的邮件中了解到,哪些是他需要知道的信息,哪些是他接下来应该采取的行动.
比如邮件开始打过招呼,就开始直接叙述事实：这个项目进展得怎么样,出现了什么问题,原料近期上涨等.这样人家一看,就知道发生了什么事.这就是你要让对方清楚的信息,接下来就是应该提出对策.
你可以列出几个选项,来帮助他解决发生的问题,让对方在取舍之后可以尽快做出决定.如果其中的一个方案是你希望对方采用的,就将你希望的理由写得更详细更合理.这其实是一种诱导,但注意不要做得太明显.在商务中千万不要自作聪明,直接指示对方怎么做,以免引起对方不快.
当然,在职场中此类问题很多,也很复杂,但让客户自己做选择是第一原则.这要反复斟酌才能拿捏好分寸,还需要在职场中慢慢修炼.
TIPS商务两大忌
1.要礼貌但不要过分客气
商务可以直接叙述,没必要拐弯抹角,搞过分客气那一套.过分客气的心态其实隐隐表示着你有求于人,这样一来就会让你的立场完全暴露在对方的面前,这种沟通是不平等的.
为了避免造成日后业务上的不平等起点,商务中只需要保持得体就足够了.那些寒暄的客套话也不要太多,简单的招呼就可以,多了也没什么实际作用,人家也不见得领情.有些人在商务中的客套话写得让人鸡皮疙瘩掉一地,这完全没必要.
2.别随便在中道歉
在出现问题的情况下,除非真是你的责任,不然不要随便道歉.因为道歉,意味着你犯了错误,犯了错就要承担相应的责任.因此,如果责任不在你,就不要随便道歉以显示所谓的“诚意”.即便你真的犯了错误,也不要反复道歉,只需承担相关责任即可.真正可以显示出你诚意的,应该是接下来的补救措施,以及你的建设性意见,而不是反复道歉.