本站原创我是J.D,一个彻头彻尾的文件囤积者.我不敢扔掉任何东西,尤其是财务记录.二十多年来,我在各类鞋盒中塞满了赛百味的收据、已付的支票以及亚马逊的等.最近,我从一所1800平方英尺（约167平方米）的大房子搬到一个700平方英尺（约65平方米）的公寓,随着住房面积的减小,我不得不着手处理这堆纸质文件：我需要辨别哪些财务记录需要保留,要保留多长时间等.以下是我总结的一些经验.
为什么要保留财务记录?
保留财务记录的基本原因有两个.
保存历史记录.以购写一台电脑为例,你需要向美国国税局（IRS）证明,作为商务支出你确实花费了这笔钱；在维修人员上门时,通过收据可以查实这台电脑是否在保修期内；倘若电脑不幸被盗,也是向保险公司要求赔偿的有力证据.
留存.如果你是一个数据癖,你可能希望保留记录,以便得知为邻居的小孩购写礼物花了查重,或者你什么时候写了一个新吸尘器.
哪些记录需要保留?
不管你的文件是电子账单还是纸质账单,美国国税局都建议你保留以下四类记录.
收入.W-2表格（雇主提供的个人上一年度工资和所得税账,）、1099表格（包括存款、股票、证券等各项投资及收,）、银行对账单及股票交易对账单等.
支出.购写物品的收据、发货单或者取消的订单等记录,以及向相关慈善机构捐赠的证据等.
房产.交易账单、、保险记录,装修或修缮的开支以及其他付款凭证等.
投资.股票交易对账单、共同基金报告,以及1099表格等相关记录.
记录需要保留多长时间?
在离开商店之前将所有收据都撕碎,还是事无巨细全部保留,哪怕每次吃三明治的收据都不例外?这是需要权衡的事情.美国国税局的指南似乎有些复杂,但是一般来说,你需要把握好以下几个时间点.
一个.收据.如果你通过银行或者信用卡完成某次交易,而又不需要这一收据纳税、投保或者保修的话,一个月以后就无需再保留了.
直至本年度账单送达.每月工资单,或者季度401k养老计划等.
七年.在售出有价证券（股票、债券等）后至少七年内,你需要保留好当初的股票交易确认书.与税务相关的记录文件,包括慈善捐助金以及一些商务开支的记录,也需要一并保存至少七年.
直至出售.与房产相关的,包括购写、修缮等票据,需持有至售出为止.
永远保留.为个人退休账户（IRA）支付资金的证据需要终身保留.
保存至何处?
将一切纸质文件扫描,无纸化将使一切井然有序.文件扫描软件能够将纸质材料转换成PDF格式,方便上传至在线怎么写作商Dropbox等.如果你坚持保留纸版材料,可以准备一个大信封,在信封外写上相应年份,按照年度收纳相关收据及记录.
我明白经年累月保留的大多数财务记录,其实不需要继续存储,这令我感到非常轻松愉快.为此,我将这些可有可无的文件堆积到一起,并焚烧处理.经过慎重筛选,原本20个满满当当的鞋盒子,只留下了1个.当然,我保留好了我的搬家账单.译/文岳