Excel(电子表格)在高职院校财务管理中的实践应用

更新时间:2024-01-25 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:22296 浏览:97328

摘 要:Excel是财务管理运用最普遍的工具,本文主要阐述Excel在会计报表的编制、内部监管、日常财务管理中的应用.

关 键 词:Excel 财务管理 应用

对于财务人员来说,Excel是运用最普遍的财务管理工具,利用Excel的制表、函数、运算、图形等功能,帮助财务人员迅速掌握财务管理电算化模型的建立方法,建立起属于自己的Excel财务管理系统,尤其是学会解决财务管理中的预测、决策和经营分析问题,使Excel电子报表软件真正成为手中十分有效的电算化工具.由于众所周知的原因,大多数人目前还在使用Excel2003以下版本,笔者现就Excel2003在日常财务管理中的应用,如会计报表的编制、内部监管、日常管理等方面浅谈自己的心得,仅供同行参考、指正和初入者学习借鉴.

一、会计报表的编制

目前本地区行政机关和事业单位的帐都统一由会计核算中心进行核算,各单位也应建立辅助帐以便单位内部管理及与会计核算中心核对,这时各单位没有必要购写财务软件,手工记帐已不能适应现代财务管理的需要,利用Excel自己制作资产负债表,即提高了工作效率,也节约了成本.那么,如何应用EXCEL制作资产负债表呢

以高职院校为例,首先,新建一个工作簿,给工作簿命名,如“2009年会计报表”.按科目建立工作表,如、银行存款、财政授权额度、其他应收款、其他应付款等,事业单位还应分预算内科目、预算外科目,如工资福利支出(预算内)、工资福利支出(预算外)、补助支出(预算内)、补助支出(预算外)等等,每个科目就是一个工作表.

1、、银行存款、财政授权额度等工作表按三栏式制作,抬头先写明×××明细帐,然后按帐簿格式,设置年、月、日、凭证号、摘 要、借方、贷方、余额,空出若干行,以便进行登帐,然后进行每月合计,余额用函数公式计算,选中需要计算的余额单元格,输入“等于”上栏余额+本栏借方-本栏贷方,回车,就可用公式计算出余额,选中该单元格右下方,往下拉,就可复制该公式,每登一笔帐,余额就会自动计算.

2、“其他应收款”、“其他应付款”、“工资福利支出(预算内)”、“工资福利支出(预算外)”等科目的每个工作表,按多栏式设置,每一列就是一个明细科目,可以按帐簿的格式设置月、日、凭证号、摘 要.每一行有小计,把每一行的数字加起来,小计用公式计算,空出若干行,以便登帐,小计栏通过公式下拉若干行,然后进行合计,按月把每个二级明细科目加总.

3、设置资产负债表,按科目名称分为五大类,资产类、负债类、净资产、收人类、支出类.左边是资产类和支出类,右边是负债类、净资产、收人类,左边资产部类合计应等于右边负债部类合计.每个科目名称即包括年初数,又包括期末数,年初数每月固定不动,期末数随每月变化.资产类包括、银行存款、授权额度、其他应收款、材料、固定资产等,支出类包括专款支出、事业支出等项目,负债类包括借入款项、应付帐款、其他应付款、应缴财政专户等科目,净资产包括事业基金、固定基金、事业结余等科目,收人类包括财政补助收入、上级补助收入、拨入专款、事业收入、其他收入等项目.资产类、负债类的期末数按各个科目的期末合计取值,如一月资产负债表银行存款期末数,选中此单元格,“等于”,找到银行存款工作表中一月合计余额,回车,银行存款工作表中一月合计余额就链接到资产负债表中,每登一笔帐,余额就会改变.事业支出的期末数等于22资福利支出(预算内)+工资福利支出(预算外)+公用支出(预算内)+公用支出(预算+外)+补助支出(预算内)+补助支出(预算外)+其他资本性支出(预算内)+其他资本性支出(预算外)+其他支出项目.通过各科目工作表,链接到资产负债表中事业支出科目,每登一笔帐,资产负债表的金额都会变化,如果金额登记错误,资产负债表左右方就不平衡,这样就可随时发现登帐是否错误.避免了手工登帐时,金额登记错误不能及时发现,只有在月末编制资产负债表时,左右方不平衡,才发现错误.而此时查找错误就需花费很长的时间.

二、内部管理表格的编制

(一)结合本单位的情况,目前高职院校推行内部管理体制改革,实行院(系)二级管理,按“统一领导,分级管理”的原则及要求设置预算管理组织体系,财务处作为预算管理的日常办事机构,根据预算决策机构批准后的预算方案,对学校各系、处室下达的预算指标,利用信息技术对预算执行过程进行日常控制;定期对预算执行情况进行检查、分析、汇报.

首先,利用Excel新建一个工作簿,各系、处室为单位建立工作表,如护理系、工程系、办公室、学生处等,每张工作表都应详细列出各单位的支出明细,如护理系这张工作表,格式按费用明细帐的格式设置,年、月、日、凭证号、摘 要、支出合计、后面就是支出的明细科目.支出明细包括办公费、差旅费、招待费、加班费、培训费、其他等等,同样,工程系、办公室等都有一个明细帐,如还要增加系、处室明细.可以增加工作表,然后复制一个工作表的格式,粘贴后该张工作表就有了相同的格式.在实际工作中,我们需要随时增加一些明细支出项目,如要增加值班费,为统一格式,需在每个工作表都插入一列,如果分别打开每个工作表,再插入一列,就会很麻烦,甚至还会出错,这时我们可以采用编辑同组工作表的方法.即当需要在多个工作表中的相同单元格内输入相同的数据或进行相同的编辑时,可以将这些工作表选定为工作组,之后在其中的一张工作表中输入或编辑操作后.输入的内容或所做的编辑操作就会反映到其他选定的工作表中.步骤如下:

1、要选定所有的工作表,单击第一个工作表标签,按住Shift键.再单击最后一个要选定的工作表标签,或按住Ctrl键,分别单击要更改的工作表标签,形成一个工作组.

2、在工作组中,选定需要编辑的单元格或单元格区域,插入一列,选定单元格,编辑“值班费”三个字,回车,所有选定的工作表中都插入了“值班费”一列.

此外,应设置一个总表,把每个系、处室的预算数,实际支出数,余额进行登记.如下表:

预算额度固定不变.支出合计及各系处室费用明细根据各系处室工作表中的数据引用过来,余额就用预算额度减支出合计,这样就可以随时了解各系处室费用使用情况,及余额的剩余情况,以便对预算执行过程进行日常控制.

(二)为让领导及时了解单位的收入情况,也为了管理的需要.我们制定了一个收入明细表.按月为单位,每月编制一张工作表,可以把收入细分为中职学费、中职住宿费、高职学费、高职住宿费、鉴定费、水电费、其他等,从每月1日开始下拉,到31日,每行进行合计,就可算出每日小计,再列一栏“存入银行”,用“每日小计”减“存入银行”,就是累计余额,代表当日未存数.

综上所述,Excel作为通用电子表格软件,具有强大的数据处理功能,是进行财务分析的强有力工具,它不仅具有简单易用的特点,而且可以使得财务分析变得直观、准确、经济和迅速,极大地提高了工作效率,从而为计算机技术在财务管理中的应用开辟了广阔的前景.