工程技术档案管理

摘 要：随着信息时代的不断进步,国家对初始投资大、建筑周期长、工程难度大的城市工程项目建设愈发重视,对工程技术的档案管理更是投入了越来越多的关注.本文将在充分、全面地阐述当前工程技术档案管理面临的困难和挑战的基础上,深入、系统地探究完善工程技术档案管理工作的具体战略和措施.

关 键 词：工程技术；档案管理；挑战；措施

1.引言

随着城市工程建设事业的不断发展,提高工程技术的档案管理水平、为基础设施建设提供足够的资料和技术储备对城市建设而言十分重要.而当前,信息技术的飞速发展给工程技术的档案管理带来了很大的便利,工程技术档案管理工作的效率和质量也显著提高.但是,当前工程技术的档案管理工作仍旧面临不少困难和挑战,这是十分值得我们关注和重视的.

2.工程技术档案管理面临的困难和挑战

2.1工程技术档案管理专业性和系统性强,资料收集和归类整理难度大

诚如我们所知,专项工程的建设需要经过专业的工程管理人员在建筑、结构、电气、排水等多个方面上进行合作设计与分工.因此,这些工程的工程技术管理的资料收集和归类整理工作,必须充分考虑到技术档案的专业性和系统性,也就是说,档案管理需要经过一个复杂、繁冗的整理和核对过程.而在这个过程中,常常会出现不同专业的技术档案的混淆与错放问题,这直接导致了当前档案管理体系的混乱.

2.2工程技术档案变更工作频繁,档案管理人员工作强度大

不可否认的是,工程建设具有阶段性的特征.从设计到完工的过程中,形成的具有保存价值的文字、图纸、图像（批文、勘察测绘文件、设计文件）等资料种类繁多,阶段性特征明显.而且,在施工过程中,由于常常会遇到突发状况或者是技术革新等种种问题,工程队的设计图纸或者是建筑方案要进行临时的调整和改变.而这些调整和改变,会直接导致工程建设档案管理的变更工作难度的增加,使得档案管理工作人员的工作强度和工作压力显著提升,还会导致工程建设档案管理工作效率和质量提高的进程受阻.

3、完善工程技术档案管理工作的具体战略和措施

正如上文所述,科学、严密的工程技术的档案管理对城市基础设施建设的长远发展具有重大的意义和价值.但是,当前的工程技术档案管理工作仍旧面临着不少困难和挑战.因此,我们必须在充分认识和解决这些问题和挑战的基础上,探寻出一套行之有效的管理规划或方案设计来推动工程技术档案管理工作的完善和发展.

3.1开展档案管理人员的专业培训,调动职工工作积极性

正如上文所述,工程建设的档案管理工作具有专业性、系统性、阶段性的特征.因此,一方面,我们要开展档案管理人员的专业知识和技能培训,例如建筑工程设计各专业的基础知识、设计图纸和文件的分类处理,档案鉴定、编目、保管、变更、利用等方面程序和步骤安排以及对档案管理信息化系统的操作和应用,以此不断提高相关工作人员的业务能力和工作能力.

另一方面,上级单位要完善档案管理部门的薪酬福利、晋升奖惩机制,让档案管理人员的工资水平、晋升机会与他们的工作表现、工作绩效直接联系在一起,以尽可能地提升档案管理人员工作的积极性和主动性,推动档案管理工作的创新和变革.

3.2树立超前管理意识,在档案管理的各个阶段实现超前控制

具体说来,在合同签订阶段,相关工作人员就应该将工程档案的收集、整理和归档工作作为合同或协议的一部分确定下来,并为工程技术的档案管理预留足够的管理经费和抵押金,让档案管理工作有专门的法律和经济保障.

在工程施工阶段,一方面,我们要将国家政策法规明文规定的档案管理细则与档案管理部门的工作实际相结合,制定出符合档案管理部门工作实际的守则指令；与此同时,档案管理人员在施工阶段要加强对施工单位的档案管理工作的准确性、专业性、科学性的定期排查和监督.更重要的是,相关工作人员要严谨、细致地检查案卷资料的质量和价值,对不符合质量标准要求的案卷进行重新整理和归集,从而减小后期档案鉴定工作的强度.

在竣工阶段,档案管理人员要加强对工程建设方案变更和突发状况的记录,对施工单位提供的案卷资料的完整性、系统性、正确性进行严密的检查,最后再及时退还抵押金,开展档案管理的后期归集工作.

3.3充分利用现代信息技术,完善档案管理数据库

毋庸置疑,由于工程技术档案管理工作的复杂性和艰巨性,档案管理工作离不开现代信息技术的辅助.这也就是说,除了培训专门的档案管理人员以外,我们还要注重与计算机技术人员的合作与交流.

具体来说,在收集和整理过去或现在的工程技术资料时,我们要不断改良和创新档案信息化管理系统,使之更适应新时代背景下的档案管理工作（尤其是对突发状况的处理和档案变更工作的处理）,并在此基础上不断完善工程技术的档案信息数据库,将传统的手工操作管理模式发展、转化为现代化的计算机操作模式,减轻档案管理工作人员的工作强度和工作压力,构建联网一体化的管理系统,将编目、保管、应用工作都置于科学运行的计算机管理编程当中,更好地实现资源共享.

4.总结

总的来说,在充分认识当前工程技术档案管理工作面临的问题和挑战的基础上,探寻完善档案管理工作的对策具有重大的价值和意义.但是,工程技术档案管理工作的完善需要经过一个长期的阶段,不可能一蹴而就,除了在人力资源、制度层面加大投资和建设,现代信息技术的利用也是必不可少的,这是我们不可忽略的一点；同时,在建设过程中,我们仍需不断提出新的策略、新的措施,以促进档案管理工作的新发展、新飞跃.